Die 5 wichtigsten IDP-Anwendungsfälle des Jahres 2025

In 2025, companies aren’t just talking about AI, they’re putting it to work, especially when it comes to streamlining everyday tasks. One area where it’s making a huge difference is document processing. Intelligent Document Processing (IDP) is no longer just a buzzword, it’s becoming a go-to solution for businesses trying to move faster and smarter. And as more teams start using it, the ways to apply IDP just keep growing.

IDP can automatically classify, extract, and analyze data from unstructured documents by combining AI, machine learning, OCR, and natural language processing (NLP). Instead of relying on manual data entry, you can use IDP to process contracts, invoices, loan applications, permits, and more, feeding structured data into your systems and triggering downstream actions.

The IDP market is expected to grow from $2.3 billion in 2024 to $12.35 billion in 2030 (over 33% CAGR from 2025–2030) 

Forward-looking companies are already using IDP to reduce costs, speed up processing, and minimize errors. For you, the question is no longer whether you should deploy it. It’s how to put it to work. The most valuable IDP use cases typically target document-heavy workflows where speed and accuracy matter most.

In the rest of the article, you’ll explore how IDP is transforming five key sectors: Mortgage Lending, Insurance, Accounting/Finance, Manufacturing, and Construction. You’ll see real examples, industry data, and the tangible benefits IDP brings: faster cycle times, greater accuracy, improved compliance, and better customer experiences. Ultimately, you’ll gain a clear perspective on how IDP use cases can unlock opportunities for your organization.

Top 5 IDP Use Cases 

With the rise of AI and automation, the IDP space has gotten pretty crowded. There are tons of vendors out there, all trying to grab attention, and in the process, the real value of what IDP can do often gets overlooked. That’s why we’ve put together this list of the top 5 IDP use cases, along with a detailed breakdown of how, where, and when you can deploy them,  backed by real customer success stories for each of these IDP use cases.

Mortgage and Real Estate Finance

If you’re in mortgage lending, you know the pain of paperwork. Every loan application brings dozens of documents: tax returns, pay stubs, bank statements, appraisals, contracts, the list goes on. Traditionally, underwriters had to sift through these manually, which slowed down approvals and introduced errors.

Now, IDP use cases are helping modern lenders transform this process,  automating everything from application intake and income verification to underwriting and closing.

For example, you can use IDP to ingest a range of financial documents (W-2s, 1099s, bank statements, etc.) and pull out the key fields (income, deductions, balances) in seconds. That saves your underwriters hours that would otherwise be spent on manual review. In fact, studies show IDP can verify two years of bank statements in minutes, something that used to take days.

Lenders are seeing real results. The use of AI/ML has surged, with 38% of lenders now employing AI for tasks like document classification and indexing, a shift from previous years when AI was used mainly for sales and customer targeting. Just a year ago, fewer than 15% of lenders had adopted these tools. Now, that number has jumped to 38%.

So, where do IDP use cases make the biggest impact? You can automatically classify loan packets, extract key data like loan amounts and ID numbers, and feed it directly into underwriting systems. You can also flag inconsistencies, say, if income reported on tax forms doesn’t match pay stubs.

As a result, your team can process loans faster and with fewer manual checks. Some lenders are cutting cycle times from weeks to days. Customers benefit too,  faster approvals mean happier borrowers and more closed loans each month.

In short, IDP helps automate your mortgage workflows, from intake to underwriting,  so every document is instantly analyzed. You can see faster approval times and much higher accuracy with the right IDP use cases.

If you’re looking to stay ahead in lending, bringing IDP into your loan processes is one of the quickest ways to gain an edge. It’s a smart move that helps you work faster, cut down on errors, and stay competitive.

Mortgage IDP Use Cases

UHS America Processes 11000-page Documents in 10 Seconds

UHS America, a trusted name in mortgage quality control, processes a high volume of complex mortgage files every day. With a sharp focus on precision and compliance, their team handles everything from due diligence underwriting to training and mortgage consulting. But as their business scaled, their manual workflows began to show cracks.

The Challenges

Mortgage files came in hundreds of pages long, with multiple versions of documents like credit reports, tax forms, and income statements. Sorting, splitting, and stacking these files manually took hours. Cross-checking data across different documents was even more time-consuming and left room for human error.

The Turning Point

UHS America turned to Infrrd’s no-touch document automation platform to change the way its audits were run.

With Infrrd, everything changed:

• Documents were automatically split, stacked, and versioned—no keystrokes needed.
• Data was extracted and cross-verified instantly, even across 1000-page loan files.
• Compliance checks were built into the system, removing the need for manual reviews.
• And those last-minute audit requests? Handled without disrupting the workflow.

The Results

• 24-hour SLAs are consistently met
• 1,000-page documents processed in under 10 minutes
• Instant extraction of critical data fields
• Emergency audits were fulfilled without delays or overtime

Today, UHS America’s QC auditors focus on what they do best—high-level decision-making, while Infrrd handles the repetitive, manual work in the background. 
Read the full customer story here. 

Insurance Underwriting and Claims

Insurance operations run on documents, policy applications, medical reports, claims paperwork, legal forms, and more. Yet, many insurers still rely on teams to scan, sort, and manually enter this data.

With IDP, you can change that. Automated ingestion and extraction allow you to pull key data from unstructured documents and route it into your core systems, cutting costs and cycle times.

For underwriting, IDP use cases let you quickly process new applications. When an app hits your inbox, IDP can instantly read it, categorize the paperwork, and extract key risk factors like insured values, claim history, or medical conditions.

Claims processing is another sweet spot for IDP. The first notice of loss (FNOL) generates a flood of photos, reports, and forms. With the right IDP use cases, you can automatically pull out claimant details, policy numbers, dates of loss, and billed amounts, so claims can move forward faster.

Policy servicing is also simpler. You can apply IDP use cases to renewals, endorsements, audits, and regulatory filings,  keeping your data up-to-date and audit-ready. Insurers that adopt these IDP use cases are seeing big gains, from higher customer satisfaction to shorter claim cycles.  

Insurance IDP Use Case
State National’s Move to No-Touch Document Automation

As a leading insurance service provider, State National periodically receives an overwhelming volume of documents from over 2,100 insurers. However, every insurer sends documents in a different format. And every time one format changes, traditional systems require a new template to be built from scratch.

At one point, State National was dealing with 2.1 million document variations—all live, all in use. Hiring and training people to handle this volume manually wasn’t just time-consuming, it was unsustainable.

That’s when they turned to Infrrd.

The Shift to No-Touch

Infrrd’s no-touch document automation platform allowed State National to completely reimagine how their documents were processed:

• No more template creation every time a format changes
• No need for manual sorting or setup
• No bottlenecks caused by onboarding new staff

Die KI von Infrrd las, verstand und verarbeitete Dokumente, unabhängig von Layout oder Struktur. Selbst bei Millionen von Variationen das System gelernt und angepasstund liefert genaue Ergebnisse, ohne dass Sie sie in der Hand halten müssen.

Wir haben in der Vergangenheit viel Geld für die Entwicklung automatisierter Datenextraktionslösungen ausgegeben, aber keine von ihnen hat die Nadel genug bewegt, um die Investition zu rechtfertigen. Wir waren nicht der Meinung, dass die verfügbaren Lösungen robust genug waren. Wir wollten eine hochmoderne KI-Lösung, die die Art und Weise, wie wir die Daten unserer Kunden verarbeiten, so weit verändern kann, dass ihre tägliche Benutzerfreundlichkeit und die endgültigen Ergebnisse spürbar verbessert werden.

— David Crawford, Vizepräsident für Strategie und Innovation

Die Ergebnisse

Nach einer erfolgreichen Machbarkeitsstudie hat State National die Umstellung vorgenommen. Und sie haben nie zurückgeschaut.

Heute, Infrarotstrahlen freihändige Dokumentenverarbeitung in großem Maßstab, sodass sich State National darauf konzentrieren kann, Kunden zu betreuen, anstatt Vorlagen zu verwalten und manuelle Korrekturen vorzunehmen. Einfach schnell, genau, berührungslose Automatisierung das hält Schritt mit allem, was als nächstes kommt.

Wir haben nach der unserer Meinung nach besten Technologie gesucht, um die beste Lösung für uns zu bieten, die wiederum eine Lösung für unsere Kunden sein wird. Unsere Kunden teilen unsere Erkenntnis, dass neue Technologien notwendig sind, um voranzukommen, und schätzen unsere Proaktivität in diesem Bereich als einen der Gründe, warum sie mit State National zusammenarbeiten.

— David Crawford, Vizepräsident für Strategie und Innovation

Lesen Sie den vollständigen Kundenbericht hier.

Buchhaltungs- und Finanzoperationen

Buchhaltungs- und Finanzteams Oft sind sie in Dokumenten, Rechnungen, Quittungen, Verträgen, Steuerformularen, Gehaltsabrechnungen und vielem mehr begraben. IDP ist hier ein Wendepunkt. Sie können es verwenden, um die Dokumentenerfassung und Dateneingabe zu automatisieren, insbesondere für AP- und AR-Prozesse. Einer der häufigsten IDP-Anwendungsfälle ist die AP-Automatisierung. Anstatt Ihr Team die Rechnungsdetails in Ihr ERP eingeben zu lassen, extrahiert IDP die Daten automatisch, was Zeit spart und Fehler reduziert.

Auf der Forderungsseite helfen Ihnen IDP-Anwendungsfälle dabei, Zahlungseingänge und Überweisungsscheine automatisch zu verarbeiten, sodass Kundenkonten korrekt und aktuell bleiben. Sie können IDP auch verwenden, um Monatsabschlüsse, Audits und die Einhaltung von Vorschriften zu optimieren, indem Sie Daten aus Verträgen und Leasingdokumenten extrahieren und Unregelmäßigkeiten melden, bevor sie zu Berichtsproblemen führen.

Fazit: Wenn Sie IDP-Anwendungsfälle bereitstellen, wechselt Ihr Finanzteam von reaktiv zu proaktiv, wodurch Erkenntnisse schneller bereitgestellt und die betriebliche Agilität verbessert werden.

IDP-Anwendungsfall für Buchhaltung und Finanzen

‍Johnson & Johnson, ein weltweit führendes Unternehmen in der Medizintechnik, automatisierte die PO-Verarbeitung und überwand Sprachbarrieren mit dem No-Touch-IDP von Infrrd

Für eines der größten MedTech-Unternehmen im asiatisch-pazifischen Raum hätte die Bearbeitung von Bestellungen zur Routine werden müssen. Stattdessen war es ein täglicher Kampf. Mit über 500.000 POs Jeden Monat kamen die Kundenservice-Teams von Krankenhäusern und Vertriebshändlern und waren mit manueller Dateneingabe, Formatinkonsistenzen und komplexen Genehmigungsabläufen beschäftigt.

Die Herausforderungen

Engpässe bei der manuellen Verarbeitung
Jede Bestellung musste manuell aus PDFs, E-Mails, Bildern und Papier in SAP geöffnet, gelesen und eingegeben werden. Das Ergebnis? Rückstände, verspätete Lieferungen und entgangene Einnahmen.

Komplexität der Datenextraktion
Keine zwei Bestellungen sahen gleich aus. Das Extrahieren kritischer Details wie Produktcodes, Lieferantennamen und Mengen führte häufig zu Fehlern und Nacharbeiten.

Sprachbarrieren
Die Bearbeitung taiwanesischer Bestellungen führte zu Instabilität. Das chinesischsprachige Modell interpretiert Werte häufig falsch, was zu Verzögerungen bei der Implementierung und zu Verwirrung bei mehreren Ordnern führte.

Probleme mit der Multi-PO-Segmentierung
Viele Dokumente enthielten mehrere Bestellungen, oft ohne klare Trennung. Bestehende Systeme konnten sie nicht zuverlässig identifizieren oder aufteilen.

Anforderungen an die SAP-Integration
Eine Echtzeitvalidierung anhand von SAP, Produktcodes, Preisen und Verfügbarkeit war unerlässlich. Die Sicherstellung einer nahtlosen Datenübergabe von der Extraktion bis zur SAP-Eingabe war eine große technische Hürde.

Die berührungslose Schicht mit Infrarot

Mit Die berührungslose Dokumentenautomatisierung von Infrrd, ersetzte der MedTech-Gigant fragmentierte manuelle Aufgaben durch einen optimierten, intelligenten Arbeitsablauf:

• KI-gestützte Extraktion hat alle Dokumenttypen — PDFs, Bilder, gescannte Formulare — mit minimaler menschlicher Aufsicht bearbeitet.
• Integrierte Validierung sorgte für saubere, strukturierte Daten, die für SAP bereit waren, einschließlich Preis-, Verfügbarkeits- und Produktprüfungen.
• Sprachspezifisches Tuning verbesserte Stabilität für taiwanesische und chinesische Bestellungen.
• Automatisierte Segmentierung hat komplexe Multi-PO-Dokumente präzise verarbeitet.

Die Ergebnisse

• Reduzierung des manuellen Aufwands um 90%
• Verbesserte Datengenauigkeit, Minimierung von Bestellfehlern
• Die Bearbeitungszeit der Bestellung wurde verkürzt, mit Batch-Extraktion alle 15 Minuten
• Nahtlose SAP-Integration, von der PO-Erfassung bis zur Auftragserstellung
• Zukunftssichere Skalierbarkeit, wobei die Expansion in Hongkong und Taiwan im Gange ist

Mit Infrrd hat das Unternehmen nicht nur POS automatisiert — es hat eine Engine für die Auftragsabwicklung ohne Berührung das skaliert über Länder, Sprachen und Formate hinweg.

Lesen Sie die vollständigen Erfolgsgeschichten unserer Kunden hier.

Fertigung und Lieferkette

Herstellung Lieferketten generieren Berge von Dokumenten, Bestellungen, Rechnungen, Compliance-Berichten, Qualitätsprüfungen und mehr.

Mit den richtigen IDP-Anwendungsfällen können Sie all dies automatisieren. So können Sie beispielsweise Rechnungen mit Bestellungen und Lieferbelegen abgleichen, wodurch Fehler reduziert und der Kreditorenzyklus beschleunigt wird.

In Bezug auf Qualität und Compliance helfen Ihnen IDP-Anwendungsfälle dabei, Inspektionsberichte, Zertifikate und Sicherheitsformulare zu protokollieren und zu analysieren, um Genauigkeit und Transparenz zu gewährleisten.

Das Ergebnis? Ein schlankerer, effizienterer Betrieb. Hersteller, die IDP verwenden, senken ihre Kosten häufig um 30— 50% und beschleunigen wichtige Arbeitsabläufe.

IDP-Anwendungsfall für die Fertigung

Der 48-jährige Komponentenhersteller Samtec erreichte mit IDP eine Datengenauigkeit von über 96% bei über 80.000 schwankenden technischen Zeichnungen

Für diesen jahrzehntelangen Marktführer in der Herstellung von Komponenten war die Bearbeitung von technischen Zeichnungen zu einem großen Engpass geworden. Mit über 80.000 Diagrammen, die sich über mehrere Formate, Layouts und schwankende Mengen erstreckten, verloren ihre Teams wertvolle Zeit durch die manuelle Datenextraktion, was die Produktion verlangsamte und die Markteinführungszeit beeinträchtigte.

Die Herausforderungen

Engpässe bei der manuellen Extraktion
Kritische Daten aus technischen Zeichnungen mussten manuell gelesen und eingegeben werden, um in die Produktionsplanung, Beschaffung und nachgelagerte Systeme eingespeist zu werden. Dies führte zu Verzögerungen, Ineffizienzen und inkonsistenter Datenqualität.

Inkonsistente Zeichnungsformate
Bei jahrzehntelanger Erfahrung mit Konstruktionen in unterschiedlichen Formaten wie CAD, gescannten Bildern und PDFs lieferten die vorhandenen OCR-Tools keine konsistenten Ergebnisse. Kein einziges System konnte die gesamte Bandbreite an Zeichnungen verarbeiten.

Schwankende Volumina
Produktionsschübe führten oft zu einem unvorhersehbaren Anstieg des Zeichnungsvolumens. Manuell arbeitende Teams konnten nicht schnell skalieren, was zu Rückständen und verzögerten Projektzeitplänen führte.

Eingeschränkter Erfolg mit früheren OCR-Lösungen
Nachdem das Unternehmen mehrere OCR-Systeme ausprobiert hatte, sah sich das Unternehmen immer noch mit Genauigkeitsproblemen konfrontiert. Die meisten Tools funktionierten nur mit bestimmten Zeichnungsformaten, sodass die Ingenieure gezwungen waren, manuelle Korrekturen vorzunehmen.

Anforderungen der Unternehmensintegration
Extrahierte Daten mussten nahtlos in mehrere Unternehmenssysteme fließen, von MRP und PLM bis hin zu ERP, damit jeder nachgelagerte Prozess ohne Verzögerungen oder Fehler ablaufen konnte.

Die berührungslose Schicht mit Infrarot

Mit der intelligenten Dokumentenautomatisierung von Infrrd eröffnete der Hersteller endlich eine freihändige Möglichkeit, technische Zeichnungen maßstabsgetreu zu verarbeiten:

• Die KI-gestützte Extraktion automatisiert die komplexe Datenerfassung aus Tausenden von technischen Diagrammen in allen Zeichnungstypen, Formaten und Layouts.
• Modelle für maschinelles Lernen erreichten eine Genauigkeit von über 96% bei kritischen Komponentendaten.
• Schwankende Zeichnungsvolumina wurden automatisch verarbeitet, ohne dass die manuellen Teams skaliert wurden.
• Die nahtlose Systemintegration stellte sicher, dass die extrahierten Daten sauber in alle Betriebssysteme flossen.

Die Ergebnisse

✅ Genauigkeit von über 96% bei kritischen Komponentendaten
✅ Über 80.000 technische Zeichnungen verarbeitet
✅ Drastische Reduzierung des manuellen Aufwands und der Verzögerungen
✅ Schnellere, zuverlässigere Dateneinspeisung in Produktions- und Planungssysteme
✅ Zukünftige Skalierbarkeit für die kontinuierliche Automatisierung älterer und neuer Zeichnungsformate

Mit Infrrd hat dieser Hersteller nicht nur die Datenextraktion automatisiert, sondern auch eine intelligente, skalierbare Engine entwickelt, um die Produktlieferung zu beschleunigen, die betriebliche Effizienz zu verbessern und das Geschäftswachstum voranzutreiben.

Lesen Sie die vollständige Erfolgsgeschichte unserer Kunden hier.

Baugewerbe

In Konstruktion, Papierkram fließt aus allen Richtungen ein, Angebote, Genehmigungen, Gehaltsabrechnungen, Änderungsaufträge. Manuelles Nachverfolgen ist immer noch üblich, aber das führt zu Verzögerungen und Fehlern. Durch die Anwendung von IDP-Anwendungsfällen können Sie Ihre dokumentenintensivsten Workflows automatisieren. Wenn es um Zahlungen von Subunternehmern und Auftragsänderungen geht, können IDP-Anwendungsfälle Abrechnungsdaten automatisch extrahieren und anhand von Verträgen verifizieren. Genehmigungen und Inspektionen? Sie können diese Dokumente digital klassifizieren, extrahieren und verwalten, sodass Sie weniger Zeit damit verbringen müssen, nach Formularen zu suchen, wenn Fristen ablaufen. Sie können IDP-Anwendungsfälle auch verwenden, um die Projektkosten in Echtzeit zu verfolgen, von der Vermietung von Geräten bis hin zur Gehaltsabrechnung. So haben Sie eine bessere Budgetkontrolle und weniger Überraschungen.

Kurz gesagt, IDP-Anwendungsfälle helfen Baufirmen wie Ihrem, Engpässe zu beseitigen und Projekte im Zeitplan und im Rahmen des Budgets zu halten.

Fazit

In den Bereichen Hypothekendarlehen, Versicherungen, Buchhaltung, Fertigung und Bauwesen liegen die Vorteile von IDP-Anwendungsfällen auf der Hand. Sie helfen dabei, die sich wiederholenden, fehleranfälligen Bereiche Ihres Unternehmens zu automatisieren und sorgen so für Geschwindigkeit, Genauigkeit und Agilität.

Egal, ob Sie Kredite bearbeiten, Policen abschließen, Rechnungen bearbeiten oder Projekte verfolgen, IDP-Anwendungsfälle können Ihnen einen Vorteil verschaffen. Bis 2025 werden die meisten Branchen IDP als ein Muss und nicht als Luxus betrachten. Die Mehrheit der CFOs und Branchenführer räumt diesen Technologien bereits Priorität ein. Teams, die frühzeitig handeln, werden große Gewinne, schnellere Zyklen, niedrigere Kosten und bessere Einblicke erzielen.

Wenn Sie IDP-Anwendungsfälle untersuchen, beginnen Sie mit Ihren manuellsten, datenintensivsten Prozessen. Ordnen Sie den Dokumentenfluss zu, wählen Sie eine Plattform oder einen Partner aus und testen Sie Ihre ersten Anwendungsfälle. Die meisten Unternehmen erzielen innerhalb des ersten Jahres einen ROI.