Die 7 besten Softwarelösungen für die Datenerfassung

Die manuelle Dateneingabe ist zeitaufwändig, fehleranfällig und in der heutigen datengesteuerten Welt alles andere als skalierbar. Aus diesem Grund wenden sich Unternehmen den Besten zu Datenerfassungssoftware Tools zum automatischen Extrahieren, Verarbeiten und Organisieren von Informationen aus Dokumenten, Formularen und Bildern. Die besten Lösungen gehen über einfache OCR hinaus und nutzen KI und Intelligent Document Processing (IDP), um den Kontext zu verstehen, die Genauigkeit zu verbessern und sich nahtlos in Ihre bestehenden Workflows zu integrieren. In dieser Liste werden wir die untersuchen Die 7 besten Softwarelösungen zur Datenerfassung die Teams dabei helfen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und bessere datengestützte Entscheidungen zu treffen.
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Was ist eine Datenerfassungs-Softwarelösung?

Datenerfassungssoftware wurde entwickelt, um Informationen aus Dokumenten, Formularen, Bildern oder digitalen Dateien zu extrahieren, zu verarbeiten und zu strukturieren, sodass Unternehmen sie systemübergreifend verwenden können. Anstatt Informationen aus Rechnungen, Verträgen oder Anwendungen manuell einzugeben, setzen Datenerfassungstools auf fortschrittliche Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), maschinelles Lernen (ML) und Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) um unstrukturierte oder halbstrukturierte Inhalte in saubere, nutzbare Daten umzuwandeln.

Im Jahr 2025 gehen diese Lösungen über einfache OCR hinaus. Sie beinhalten jetzt Magentische KI, adaptives Lernen und Workflow-Automatisierung, um nicht nur strukturierte Formulare, sondern auch hochvariable, komplexe Dokumente zu verarbeiten. Das Ergebnis ist eine schnellere Verarbeitung, eine höhere Genauigkeit und eine bessere Compliance, sodass Unternehmen die Freiheit haben, zu skalieren, ohne durch manuelle Arbeit behindert zu werden.  

Top-Branchen, die von automatisierter Datenerfassungssoftware profitieren

Zwar kann jede Branche, die mit Dokumenten zu tun hat, davon profitieren, aber einige Branchen gewinnen aufgrund des hohen Dokumentenvolumens und der Prozesse, die die Einhaltung von Vorschriften erfordern, unmittelbar an Wert.

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a. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften

Wirtschaftsprüfungsunternehmen verwalten täglich große Mengen an Rechnungen, Quittungen, Steuerformularen und Gehaltsabrechnungen. Manuelle Eingabe verlangsamt Arbeitsabläufe und lässt Raum für Abstimmungsfehler. Automatisierte Datenerfassung optimiert diesen Prozess, indem Informationen in Sekundenschnelle extrahiert und validiert werden, wodurch die Verarbeitungszeiten von Stunden auf Momente reduziert werden. Dadurch werden nicht nur Fehler reduziert, sondern die Mitarbeiter können sich auch auf höherwertige Dienstleistungen wie Kundenberatung und Finanzplanung konzentrieren.

b. Hypothek

Die Hypothekenbranche ist einer der dokumentenintensivsten Finanzbereiche. Kreditakten umfassen oft Hunderte von Seiten, darunter Anträge, Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen, Kreditauskünfte und Compliance-Informationen. Manuelle Überprüfungen machen den Prozess langsam und fehleranfällig. Automatisierte Datenerfassung bei Hypotheken beschleunigt Genehmigungen, indem sofort Angaben zum Kreditnehmer abgerufen, Einnahmen validiert, Offenlegungen überprüft und fehlende Dokumente gekennzeichnet werden. Für Kreditgeber führt dies zu schnelleren Genehmigungen, einer stärkeren Einhaltung der CFPB- und Fannie Mae-Richtlinien und zu geringeren Rückkaufrisiken. Für Kreditnehmer bedeutet dies reibungslosere Abläufe und schnellere Abschlüsse.

c. Ingenieurwesen

Entwicklungsteams befassen sich mit komplexen Dokumenten wie CAD-Zeichnungen, Bauplänen, Schaltplänen und P&IDs. Diese Dateien enthalten präzise Maße und Komponentendetails, die genau erfasst werden müssen, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Manuelle Überprüfungen sind zeitaufwändig und anfällig für Versäumnisse. Automatisierte Datenerfassung erkennt Diagramme, extrahiert Spezifikationen und organisiert Metadaten sofort. Dadurch werden Nacharbeiten reduziert, die Projektzeitpläne beschleunigt und die Dokumentation teamübergreifend standardisiert, sodass sich die Ingenieure mehr auf Innovation und Problemlösung konzentrieren können, anstatt sich wiederholende Überprüfungen durchzuführen.

d. Versicherung

Versicherungsunternehmen bearbeiten einen ständigen Fluss von Schadensformularen, Versicherungsdokumenten, Krankenakten und behördlichen Unterlagen. Die manuelle Bearbeitung dieses Volumens verlangsamt die Bearbeitung von Schadensfällen und erhöht das Risiko von Fehlern oder Betrug. Eine automatisierte Datenerfassungssoftware beschleunigt die Bearbeitung von Schadensfällen, überprüft die Angaben zum Versicherungsnehmer und weist auf fehlende oder inkonsistente Informationen hin. Das Ergebnis ist eine schnellere Schadensgenehmigung, eine höhere Genauigkeit bei der Versicherungsprüfung und eine stärkere Betrugsprävention — all dies führt zu einem besseren Kundenservice und einer besseren Betriebseffizienz.

Vorteile der Verwendung von Datenerfassungs-Softwarelösungen

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a. Reduzieren Sie die Verarbeitungszeit auf 30—60 Sekunden

Moderne Systeme können Dokumente fast sofort verarbeiten. Was früher Stunden des Personals kostete, dauert heute weniger als eine Minute, was die Bearbeitungszeiten drastisch verbessert.

b. Verbessern Sie die Effizienz um das Zehnfache

Durch die Automatisierung kann dasselbe Team deutlich mehr Arbeit erledigen. Eine Aufgabe, für die 10 Personen erforderlich waren, kann jetzt mithilfe einer KI-gestützten Datenerfassung von einem oder zwei Personen erledigt werden.

c. Erhöhen Sie die Genauigkeitsrate auf über 99%

Fortschrittliche IDP-Plattformen setzen ML und KI ein, um menschliches Versagen zu reduzieren. Selbst bei komplexen Layouts liegen die Genauigkeitsraten bei über 99%, was die Datenqualität und das Vertrauen in nachgelagerte Systeme verbessert.

d. Anpassungsfähigkeit

Im Gegensatz zu herkömmlichen, auf Vorlagen basierenden OCR passen sich moderne Datenerfassungsplattformen automatisch an neue Layouts, Dokumenttypen oder Compliance-Regeln an. Diese Flexibilität gewährleistet einen langfristigen ROI.

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Die 7 besten Softwarelösungen für die Datenerfassung

1. Infrrd — Entwickelt für Dokumentenintelligenz auf Unternehmensebene

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Infrrd ist eine Plattform für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) der Enterprise-Klasse, die für komplexe, umfangreiche Dokumenten-Workflows entwickelt wurde. Im Gegensatz zu vorlagenbasierten Tools, die mit Variationen zu kämpfen haben, verwendet Infrrd Modelle für maschinelles Lernen, um Daten aus strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten mühelos zu extrahieren. Es ist besonders stark in Branchen wie Hypotheken, Versicherungen und Fertigung, in denen Genauigkeit und Konformität von entscheidender Bedeutung sind.

Funktionen

• Vorlagenfreie, KI-gestützte Extraktion
• Verarbeitet strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente
• Integrierte SLA-basierte Verarbeitung und Ausnahmebehandlung
• Der Mensch auf dem Laufenden Validierung bei Bedarf
• Nahtlose Integrationen mit ERP- und Workflow-Systemen wie SAP, Oracle und NetSuite
• Erweiterte Agentenfunktionen
  

Profis

• Flexibilität ohne Vorlagen
• Starke Unterstützung für komplexe Layouts und Tabellen
• Maßgeschneiderte Logik für branchenspezifische Anforderungen
• SLA-Bewusstsein für prioritäres Routing
• Zuverlässige Leistung auf Unternehmensebene
  

Nachteile

• Am besten geeignet für mittlere bis große Unternehmen
• Für sehr kleine Unternehmen ist es möglicherweise zu weit fortgeschritten
  

Preisgestaltung

• Standard-IDP für strukturierte/halbstrukturierte Dokumente
• No-Touch Processing (NTP) für minimales menschliches Eingreifen
• AGP (Accuracy Guarantee Policy) für 100% ige Genauigkeit durch Mensch+KI
• Maßgeschneiderte Unternehmenslösungen mit Agentic AI für spezielle, hochvolumige Anwendungsfälle
• Preisgestaltung wird auf der Grundlage des Dokumentenvolumens, der Komplexität und der KI-Anforderungen angepasst.
  

Bewertungen

Bericht der Unternehmen schnellere Implementierungen, höherer ROI und hohe Genauigkeit in verschiedenen Anwendungsfällen, von Hypothekenprüfungen bis hin zu Versicherungsansprüchen und technischen Zeichnungen.

2. Grooper — Für technische Poweruser

Grooper ist eine hochgradig anpassbare Plattform für Unternehmen, die eine umfassende Kontrolle über ihre Dokumentenverarbeitung haben möchten. Es ist besonders attraktiv für technische Teams, die eine fortschrittliche Regelerstellung, benutzerdefinierte Klassifizierer und eine fein abgestimmte Dokumentenlogik benötigen. Grooper erfordert zwar eine steilere Lernkurve, glänzt aber in Umgebungen mit komplexen oder ungewöhnlichen Datenerfassungsanforderungen.

Funktionen

• Verarbeitet strukturierte, halbstrukturierte und handschriftliche Dokumente
• Erweiterte Bildvorverarbeitung für verrauschte Scans
• Umfassende Anpassung mit benutzerdefinierten Klassifikatoren und Geschäftsregeln
  

Profis

• Sehr anpassungsfähig mit starker Anpassung
• Unterstützt Cloud- und On-Premise-Bereitstellungen
  
• Lässt sich in CMS, Datenbanken und Geschäftsanwendungen integrieren
  

Nachteile

• Steile Lernkurve
  
• Erfordert IT-Support für die Einrichtung
  
• Weniger Plug-and-Play im Vergleich zu SaaS-Konkurrenten
  

Preisgestaltung
Die Preise sind nicht öffentlich aufgeführt. Dies hängt in der Regel vom Nutzungsvolumen, den Funktionen und den Supportpaketen ab.

Bewertungen
Benutzer loben die Tiefe und Flexibilität, stellen jedoch häufig fest, dass für die Komplexität qualifizierte technische Ressourcen erforderlich sind.

3. Workato — Workflow-Automatisierung

Workato ist vor allem als Integrations- und Automatisierungsplattform bekannt, bietet aber auch dokumentgesteuerte Workflows. Es extrahiert zwar keine nativen Daten, stellt aber eine Verbindung zu OCR- und IDP-Tools her, um nahtlose, durchgängige Prozesse zu erstellen. Für Unternehmen, die bereits in mehrere SaaS-Plattformen investiert haben, dient Workato als Bindeglied, das dafür sorgt, dass dokumentenbasierte Arbeitsabläufe mühelos ablaufen.

Funktionen

• iPaaS-Plattform mit Workflow-Automatisierung
  
• Unterstützt dokumentbasierte Trigger über Konnektoren
  
• Starkes SaaS-Integrationsökosystem
  

Profis

• Exzellente Integrationsmöglichkeiten
  
• Flexible Workflow-Automatisierung für mehrere Apps
  

Nachteile

• Keine native Dokumentenintelligenz oder OCR
  
• Erfordert externe Tools für die vollständige Dokumentenautomatisierung
  

Preisgestaltung

• Die Preise hängen von Verbindungen, Aufgaben und Benutzerrollen ab.
  
• Rezepte in großen Mengen für Unternehmen verfügbar
  
  

Bewertungen
Ideal für Unternehmen, die Dokumentauslöser in eine umfassendere Workflow-Automatisierung einbinden möchten, nicht für eine umfassende Datenerfassung.

4. Iron Mountain — InSight Intelligente Dokumentenverarbeitung

Iron Mountain, ein seit langem etablierter Name im Bereich Informationsmanagement, hat kürzlich mit seiner InSight-Plattform sein Angebot um Intelligent Document Processing erweitert. Es wurde für die Automatisierung von Rechnungen und Aufzeichnungen entwickelt und kombiniert KI-gestützte Extraktion mit Cloud-Skalierbarkeit. Obwohl es im IDP-Bereich noch relativ neu ist, ist es aufgrund seiner Glaubwürdigkeit und seines Schwerpunkts auf Branchen mit hohem Compliance-Schwerpunkt ein starker Konkurrent.

Funktionen

• KI-gestützt Extraktion von Rechnungsdaten
  
• Cloud-basierte, skalierbare Plattform
  
• ERP-Integration und Workflow-Automatisierung
  

Profis

• Vertrauenswürdige Marke im Bereich Dokumentenmanagement
  
• Starke Funktionen zur Rechnungsautomatisierung
  

Nachteile

• Neu auf dem IDP-Markt (Ende 2024 eingeführt)
  
• Erfordert möglicherweise IT-Support für Integrationen
  
• Keine Bereitstellungsoption vor Ort
  

Preisgestaltung
Individuelle Preisgestaltung nach Volumen und Funktionen (Scannen, Speichern, Vernichten von Dokumenten, Cloud-Dienste).

Bewertungen
Aufgrund seiner Neuheit immer noch begrenzt, aber die Kunden schätzen die starke Sicherheit und ERP-Integration.

5. airSlate — Automatisierung digitaler Formulare

airSlate ist auf Unternehmen zugeschnitten, die stark auf digitale Formulare und Workflows angewiesen sind. Mit integrierten E-Signaturen und einer Einrichtung ohne Code ist es besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen beliebt. Es verarbeitet zwar keine hochkomplexen unstrukturierten Dokumente, ist aber eine kostengünstige Möglichkeit, papierlastige Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Funktionen

• Konzentriert sich auf digitale Formulare und Workflows
• Unterstützung für elektronische Signaturen und Automatisierungsvorlagen
• Cloud-basiert mit einem Drag-and-Drop-Builder
  

Profis

• Einfache Einrichtung für kleine bis mittlere Teams
• Gut für formularorientierte Unternehmen
  

Nachteile

• Eingeschränkt für komplexe, unstrukturierte Dokumente
• Am besten geeignet für KMUs
  

Preisgestaltung
Kostenloses Abo: 0$ pro Monat, beinhaltet 10 Credits für die Basisnutzung, Standard-Bots und Integrationen sowie den Zugang zum Online-Support; unbegrenzte Anzahl an Benutzern erlaubt.
Wachstumsplan: ~399 $/Monat (jährliche Abrechnung), beinhaltet 10.000 Credits pro Jahr, E-Mail- und Chat-Support sowie eine kostenlose Zoom-Sitzung mit einem Lösungsberater.
Automatisieren Sie den 360-Plan: ~799 $/Monat (jährliche Abrechnung), beinhaltet 20.000 Credits pro Jahr, API-Zugriff, eine Premium-Integration, vorrangigen Zoom-Support und ein Premium-SLA.
Unternehmenstarif: Benutzerdefiniertes Angebot — beinhaltet alle Automate 360-Funktionen sowie benutzerdefinierte Integrationen, Bereitstellungsunterstützung, SSO, granulare Zugriffskontrolle, Unternehmensberichterstattung und Überwachung

Bewertungen
Für seine Benutzerfreundlichkeit gelobt, aber nicht ideal für Unternehmen mit unterschiedlichen Dokumenttypen.

6. Ephesoft (jetzt Teil von Kofax)

Ephesoft, jetzt unter Kofax, ist seit langem für seine intelligenten Erfassungs- und OCR-Lösungen bekannt. Der Schwerpunkt liegt auf der Automatisierung gängiger Backoffice-Prozesse wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Obwohl die Übernahme einige Innovationen gebremst hat, ist Ephesoft nach wie vor eine zuverlässige Wahl für Unternehmen, die eine ausgereifte, bewährte Rechnungs- und Belegverarbeitung benötigen.

Funktionen

• Cloud-basiertes IDP mit ML-Extraktion
• Konzentrieren Sie sich auf Rechnungen, Quittungen und Standard-Geschäftsdokumente
• Lässt sich in ERP- und Workflow-Tools integrieren
  

Profis

• Ausgereifte Lösung mit bewährter OCR
• Gut für AP/AR-Automatisierung
  

Nachteile

• Jetzt Teil von Kofax, einschränkende eigenständige Roadmap
• Entspricht möglicherweise nicht dem Innovationstempo neuerer Anbieter
  

Preisgestaltung
Maßgeschneiderte Angebote je nach Ausstattung und Volumen.

Bewertungen
Zuverlässig für Rechnungs- und Finanzworkflows, obwohl einige Benutzer feststellen, dass Innovationen nach der Übernahme langsamer sind.

7. Microsoft Power Automate (mit AI Builder)

Microsoft Power Automate, gepaart mit AI Builder, ist eine Low-Code-Automatisierungslösung, die für Unternehmen entwickelt wurde, die bereits im Microsoft-Ökosystem tätig sind. Es ist zwar nicht so leistungsstark für komplexe oder hochvolumige Anwendungsfälle, aber es ist erschwinglich, lässt sich nahtlos in Microsoft-Apps integrieren und eignet sich gut für Standarddokumenttypen wie Rechnungen und Ausweise.

Funktionen

• Low-Code-Automatisierung für das Microsoft-Ökosystem
• AI Builder für die Erkennung von Dokumenten
• Funktioniert gut mit Rechnungen, Ausweisen und Quittungen
  

Profis

• Tiefe Integration mit Microsoft-Apps
• Low-Code-Schnittstelle
  

Nachteile

• Eingeschränkter Spielraum für komplexe/unstrukturierte Dokumente
• Grundlegende Ausnahmebehandlung

Preisgestaltung

• Premium-Tarif: ~15 $ pro Benutzer/Monat
• Pro-Bot-Plan: 150 USD pro Bot/Monat
• Plan für gehostete Prozesse: 215 USD pro Bot/Monat
  
  

Bewertungen

Ideal für Microsoft-orientierte Organisationen, aber nicht ideal als eigenständige Datenerfassungsplattform.

Auf den Punkt gebracht

Die richtige Lösung für Ihr Team hängt von der Komplexität Ihrer Dokumente, den Systemen, die Sie bereits verwenden, und den Ressourcen ab, die Ihr Team für die Verwaltung einsetzen kann.

Jedes hier hervorgehobene Tool bringt einzigartige Stärken mit sich. Was für ein Unternehmen perfekt funktioniert, passt möglicherweise nicht zu einem anderen. Aus diesem Grund ist es wichtig, zunächst Ihre IT-Setup, die Art der von Ihnen verarbeiteten Dokumente und Ihre langfristigen Automatisierungsziele zu bewerten. Die beste Datenerfassungslösung ist die, die Ihre heutigen Anforderungen erfüllt und morgen mit Ihrem Unternehmen skaliert.

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