Intelligente Rechnungsverarbeitung — 2-Wege-Rechnungsabgleich in der Kreditorenbuchhaltung

Intelligenter Rechnungsabgleich

Die Abteilungen der Kreditorenbuchhaltung (AP) haben Tausende von Rechnungen, die jeden Monat bearbeitet werden müssen.

Um unautorisierte Ausgaben, Rechnungsbetrug und doppelte oder betrügerische Zahlungen an Lieferanten zu vermeiden, müssen sie Bestellungen, Rechnungen und Belege manuell durchsuchen, um sie abzugleichen.

Dieser zeit- und ressourcenaufwändige Rechnungsabgleich ist für einen reibungslosen Ablauf der Kreditorenbuchhaltung von entscheidender Bedeutung. Durch den Rechnungsabgleich wird sichergestellt, dass Zahlungen freigegeben werden, nachdem die Rechnungen anhand der Belege überprüft wurden.

Was ist 2-Way-Matching in Accounts Payable?

Für den 2-Wege-Abgleich von Rechnungen ist der Abgleich einer eingereichten Lieferantenrechnung mit einer vorab genehmigten Bestellung erforderlich. Der bidirektionale Abgleich wird auch als Bestellabgleich bezeichnet, bei dem eine Rechnung und eine Bestellung anhand genauer Zahlen abgeglichen werden.

Dies ist eine Standardmethode für den Rechnungsabgleich, die von den meisten Unternehmen verwendet wird. Sobald die Rechnungsdetails extrahiert sind, werden sie automatisch mit vordefinierten Bestelldetails abgeglichen und verifiziert.

Dadurch wird sichergestellt, dass der Verkäufer den autorisierten Betrag in Rechnung gestellt hat, bevor die Zahlung bearbeitet wird.

Was ist Three-Way Matching?

Beim 3-Wege-Rechnungsabgleich wird ein zusätzlicher Schritt unternommen, um die eingereichte Lieferantenrechnung mit der Bestellung und dem Auftragsbeleg abzugleichen.

Bei einem dreiteiligen Rechnungsgenehmigungsprozess werden die Rechnungsdetails zunächst mit den Bestelldetails abgeglichen. Durch diesen dreifachen Abgleich wird sichergestellt, dass die Rechnungsinformationen sowohl mit den Bestellinformationen als auch mit den Beleginformationen übereinstimmen.

Wenn die Rechnung diese Bestellüberprüfung besteht, wird sie weiter mit den Feldern für den Auftragseingang abgeglichen, um zu überprüfen, ob die in der Rechnung fakturierte Menge tatsächlich mit der gelieferten Menge übereinstimmt.

Der 3-Wege-Rechnungsabgleich wird zum Standard, da er mehr Schutz vor betrügerischen oder falschen Zahlungen an den Verkäufer bietet.

Was ist Four Way Invoice Matching?

Um Rechnungszahlungen noch sicherer zu machen, verwenden einige Unternehmen auch den Vier-Wege-Matching.

Dies fügt eine weitere Überprüfungsebene hinzu, bei der die Rechnung mit den entsprechenden Bestell-, Empfangs-, Auftragseingangs- und Inspektionsdaten abgeglichen wird.

Im Rahmen des Kaufprozesses sollten die Rechnungsdetails mit dem Annahme- oder Inspektionsdokument übereinstimmen. Die gelieferten Waren oder Dienstleistungen werden intern geprüft und ein Bericht wird eingereicht. Die AP-Abteilungen gleichen dann die Quittung und die Rechnung des Verkäufers mit dem Inspektionsbericht ab, um die korrekte Lieferung zu überprüfen.

So funktioniert der intelligente Rechnungsabgleich

Infrarot für Rechnung ist ein KI- und ML-betriebenes Intelligente Dokumentenverarbeitung Lösung mit intelligenter Rechnungsabgleichfunktion. Durch einen automatisierten Rechnungsabgleich wird eine Rechnung automatisch verarbeitet und zur Genehmigung zurückgeschickt.

Die Kreditorenbuchhaltung kann den 2-seitigen, 3-seitigen und unbegrenzten Rechnungsabgleich nahtlos automatisieren, ohne dass eine Codierung erforderlich ist.

Infrrd for Invoice hat vorkonfigurierte Geschäftsregeln für den Rechnungsabgleich. Schauen wir uns an, wie das funktioniert.

Extraktion

Erstens extrahiert Infrrd for Invoice präzise wichtige Daten (wie Einzelposten, Codes, Mengen, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw.) aus Ihren Rechnungen, um sie abzugleichen.

Unbegrenzter Rechnungsabgleich

Infrrd for Invoice lässt sich leicht konfigurieren, um die oben genannten 2-Wege-, 3-Wege- und 4-Wege-Abgleiche zu handhaben, die die meisten AP-Abteilungen inzwischen in ihre Standardpraxis übernehmen.

Aber wenn man über die heutigen Bedürfnisse hinausblickt...

Infrrd weiß, dass sich Veränderungen und unerwartete Komplexität immer am Horizont abzeichnen.

Da Unternehmen unterschiedlich sind und sich weiterentwickeln, müssen Rechnungen möglicherweise mit einer beliebigen Anzahl anderer interner oder externer Dokumente abgeglichen werden, um sie für die Zahlung zu validieren.

Durch seine benutzerdefinierten Geschäftsregeln Infrarot für Rechnung kann einfach so konfiguriert werden, dass Details aus einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten abgeglichen werden und der Grad der Übereinstimmung für jedes Dokument gemeldet wird, genau wie beim 2-, 3- und 4-Wege-Abgleich.

Entscheidungsfindung

Anbieter machen auch Fehler. Mit Intelligent Invoice Matching können Sie die Warteschlange für die Rechnungsverarbeitung so konfigurieren, dass Rechnungen überprüft werden, die nicht perfekt übereinstimmen, aber sehr nahe beieinander liegen.

Dies kann auch dazu beitragen, doppelte oder betrügerische Rechnungen zu erkennen.

Prüfung und Genehmigung leicht gemacht

Der automatisierte Rechnungsprozess mit Infrrd ermöglicht es den Kreditorenabteilungen, den Rechnungsabgleich zu automatisieren, um nach Rechnungsausnahmen zu suchen und Abgleichstoleranzen einzuhalten.

Schnellere, automatisierte Zahlungen an Anbieter schaffen Zeit für die Bearbeitung von Rechnungen, die einer genaueren Überprüfung oder Korrektur bedürfen, und reduzieren so das Risiko von Überzahlungen oder Doppelzahlungen.

Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung des Rechnungsabgleichsprozesses

Wie erfolgt der Rechnungsabgleich?

In der Regel wird der Rechnungsabgleich manuell von AP-Führungskräften durchgeführt, die die aus Rechnungen gewonnenen Daten durchgehen und die erforderlichen Felder mit den extrahierten Daten aus Bestellungen abgleichen. Dies ist eine zeitaufwändige Aufgabe, die mit Intelligent Invoice Matching automatisiert werden kann.

Was ist berührungslose Rechnungsverarbeitung?

Eine vollständig berührungslose Rechnungsverarbeitung ist möglich mit automatisierter Rechnungsabgleich. Die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen kann Ihnen helfen, Rechnungen schneller mit Bestellungen abzugleichen und schnellere Zahlungen an Lieferanten zu ermöglichen, damit diese zufrieden bleiben.

Darüber hinaus kann das Unternehmen von besseren Vertragsangeboten und Frühzahlungsrabatten profitieren, was zu einer höheren Gewinnspanne führt.

Wie kommt es zu einer Rechnungssperre?

Eine Rechnungssperre tritt auf, wenn die vom Lieferanten eingereichte Rechnung nicht mit den Angaben in der Bestellung oder den Lieferbelegen übereinstimmt, was zu einer Diskrepanz führt.

Wie viele Möglichkeiten des Rechnungsabgleichs gibt es?

Theoretisch gibt es keine Begrenzung für die Anzahl der Möglichkeiten, eine Rechnung abzugleichen. Das hängt von den Anforderungen des Geschäftsprozesses ab, aber in der Regel gilt es, Rechnungen auf mindestens zwei Arten abzugleichen, um korrekte Zahlungen sicherzustellen.