Ein vollständiger Leitfaden zur automatisierten Rechnungsverarbeitung im Jahr 2024

Die Rechnungsbearbeitung ist ein wichtiger Bestandteil aller Unternehmen und Organisationen. Dazu gehören in der Regel die Verwaltung, Nachverfolgung und Zahlung zwischen einem Verkäufer und dem Käufer für die erbrachten Dienstleistungen. Die herkömmliche Methode ist ein zeitaufwändiger Prozess. Dazu müssen Daten manuell eingegeben, Quittungen gedruckt, verifiziert, genehmigt und anschließend bearbeitet werden. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann dieses Problem lösen, indem künstliche Intelligenz integriert wird und Maschinelles Lernen.

Was ist die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen?

Automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem verwendet Technologie- und Softwarelösungen, um Daten außergewöhnlich zu verarbeiten, manuelle Aufgaben zu reduzieren, Fehler zu minimieren und Effizienz und Genauigkeit zu verbessern. Die Software, die diese Prozesse ausführt, sollte in der Lage sein, den Arbeitsablauf der Rechnungsautomatisierung zu verwalten. Dazu gehören Datenextraktion, Integration und Validierung mit den ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning).

Bedarf an automatisierter Rechnungsverarbeitung für Unternehmen

Die Technologie durchläuft einen kontinuierlichen Wandel, um Geschäftsprozesse neu zu definieren. Die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware gehört zu denjenigen, die den Zahlungsprozess des Unternehmens beschleunigen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen den Zyklus von der Beschaffung bis zur Bezahlung um bis zu 80% verkürzen. Im Allgemeinen besteht für die Organisation folgender Bedarf an automatisierter Verarbeitung:

• Zeitersparnis und Kosteneffizienz —
  Die Mitarbeiter können sich auf strategischere und wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren, wenn die Automatisierung Zeit für manuelle und sich wiederholende Aufgaben spart. Dies kann zu mehr Leistung und einer schnelleren Erledigung der Arbeit führen. Da automatisierte Systeme Fehler minimieren, weniger manuelle Arbeit erfordern und Arbeitsabläufe optimieren, sparen sie viel Geld. Dies hat das Potenzial, die Betriebskosten im Laufe der Zeit erheblich zu senken.

• Konsistenz und Standardisierung —
  Ein automatisierte Verarbeitungssoftware behält trotz der Abwesenheit des Mitarbeiters einen konsistenten Arbeitsablauf bei. Die Standardisierung aller Aufgaben wird durch automatisierte Prozesse gewährleistet, die sich kontinuierlich an vorgegebene Regeln halten.

• Skalierbarkeit -
  Skalierbarkeit ist unerlässlich, wenn Unternehmen expandieren oder sich ändernde Workloads bewältigen müssen. Automatisierte Prozesse können problemlos ein erhöhtes Arbeitsvolumen bewältigen, ohne dass eine entsprechende Personalaufstockung erforderlich ist.

• Datensicherheit -
  Automatisierungssysteme verfügen häufig über integrierte Sicherheitsmaßnahmen, die Unternehmen beim Schutz sensibler Daten unterstützen. Automatisierte Prozesse zum Schutz der Datenintegrität
  kann mit Audit-Trails, Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung erstellt werden.

• Bessere Entscheidungsfindung —
  Statistische Daten und Analysen über das Unternehmen können innerhalb weniger Minuten erstellt werden, was dem Unternehmen hilft, kluge Entscheidungen zu treffen. Dateneinblicke in Echtzeit können aus automatisierten Systemen gewonnen werden. Dies ist besonders hilfreich für Bereiche wie Berichterstattung und Datenanalyse, um das Wachstum des Unternehmens zu fördern.

Wie Messen Sie den Erfolg und den ROI des automatisierten Rechnungsverarbeitungssystems

Unternehmen können die Effizienz eines automatisierten Rechnungsverarbeitungssystems beurteilen und dessen Gesamtauswirkung auf den Geschäftsbetrieb ermitteln, indem sie den Return On Investment (ROI) berechnen und die oben genannten wichtigen Leistungsindikatoren sorgfältig überwachen.

7 Gründe für die Umstellung auf automatisierte Rechnungsverarbeitung im Jahr 2024

• Reduzierte Ressourcenauslastung -
  Die automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert die Kosten für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen, z. B. für Postdienste und Papierkram. Dies erspart den Mitarbeitern auch Zeit, da sie nicht herumlaufen müssen, um die Rechnungen vorzubereiten und zu genehmigen.

• Genauigkeit -
  Die Fehlerraten werden fast zunichte gemacht, da der Prozess vollständig automatisiert ist, d. h. weniger manuelle Bearbeitung und geringere Fehlerraten. Die Genauigkeit hängt auch von den Daten ab, die aus der Quelle extrahiert wurden. Daher sollte ein Unternehmen die Angaben gründlich überprüfen, bevor sie sie für die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hochladen.

• Pünktlichkeit -
  Pünktliches Zahlungsverfahren zur Vereinfachung des Arbeitsablaufs zwischen dem Anbieter und dem Unternehmen. Menschen neigen dazu, Termine aufgrund von anhäufenden Aufgaben, Anlässen und Feiertagen zu verpassen. Durch die Verwendung eines automatisierten Rechnungsverarbeitungssystems wird jedoch sichergestellt, dass die Aufgaben pünktlich erledigt werden.

• Verbessert die Produktivität -
  Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung gibt den Mitarbeitern Zeit, um an anderen Aspekten des Unternehmens zu arbeiten, anstatt Zeit mit diesen mühsamen Aufgaben zu verbringen. Unnötige Neueinstellungen können vermieden werden, da bei diesem automatisierten Prozess im Vergleich zur manuellen Methode weniger Mitarbeiter für die Arbeit erforderlich sind.

• Bauen Sie professionelle Beziehungen auf -
  Eine solide Verbindung und Vertrauen zwischen den Mitarbeitern, Anbietern und dem Unternehmen sind für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens unerlässlich. Eingliederung der beste automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware wirkt sich erheblich auf die Aufrechterhaltung solcher Bindungen aus, da dieser Prozess den Arbeitsablauf vereinfacht, indem valide, verifizierte und genaue Daten generiert werden, wodurch Fehlinterpretationen und Betrug verhindert werden.

• Besseres Datenmanagement —
  Das Zusammenstellen von Rechnungen kann eine mühsame Methode sein, um die Daten für die Zukunft zu organisieren. Durch die Verwaltung dieser Daten über ein automatisiertes System wird daher sichergestellt, dass alle Dokumente kategorisiert und gut organisiert sind. Diese Art der Datenverwaltung ist hilfreich, wenn das Unternehmen mehrere Produkt- und Servicerechnungen verschiedener Anbieter bearbeitet.

• Führen Sie Transparenz in das System ein -

Automatisiert Software zur Rechnungsverarbeitung sorgt für Transparenz, d. h. das Datum der Rechnungsstellung, die Kontaktdaten des Verkäufers, die Liste der Produkte und Dienstleistungen, die Kosten- und Steuerinformationen sollten sichtbar und korrekt sein, damit es bei den Zahlungsverfahren nicht zu Unklarheiten oder Fehlern kommt.

Wussten Sie das?

• Die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware hat die Anzahl der tatsächlich eingegebenen Tastatureingaben drastisch um 95% reduziert und die Genauigkeitsraten verbessert.
• Das Finanzteam eines Unternehmens kann sich 85% schneller auf andere Aufgaben konzentrieren, wenn ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsverarbeitungsmethode eingerichtet ist.

Wie automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen?

Die Implementierung einer automatisierten Rechnungsverarbeitungssoftware kann die Kreditorenbuchhaltung Ihres Unternehmens revolutionieren. Nach Erhalt der Rechnung eines Lieferanten leitet das System eine Validierung ein, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Dank Scan- und Datenerfassungstechnologie werden Rechnungen nahtlos in das digitale Buchhaltungssystem eingegeben, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist und Fehler reduziert werden. Relevante Informationen werden extrahiert und im Managementsystem abgebildet, was die Integration in das ERP-System und die korrekte Kategorisierung erleichtert. Die extrahierten Daten werden zur einfachen Bezugnahme in durchsuchbare Dokumente umgewandelt. Anschließend werden die Rechnungen durch Genehmigungsworkflows geleitet, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Genehmigungen vor der Zahlung eingeholt werden. Dieses automatisierte Rechnungsverarbeitungssystem rationalisiert die Abläufe, verbessert die Genauigkeit und steigert die Effizienz bei der Verwaltung der Kreditorenbuchhaltung, sodass wertvolle Zeit und Ressourcen für andere Geschäftsprioritäten frei werden.

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