Die Zukunft heißt IDP — Intelligent Document Processing. Verpassen Sie etwas?

Willkommen zum ersten Schritt zur Transformation Ihres Unternehmens mit Intelligent Document Processing (IDP). Wenn Sie hier sind, haben Sie wahrscheinlich etwas Entscheidendes erkannt: Die Arbeit Ihres Teams alleine reicht nicht mehr aus, um in der heutigen schnelllebigen Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie müssen mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen. Eine Erweiterung Ihres Teams ist die unpraktikabelste Methode, insbesondere für Branchen mit vielen Dokumenten wie Versicherungen und Hypotheken, um Daten aus einer Vielzahl von Dokumenten zu verarbeiten. Automatisierung gibt es zwar schon seit einiger Zeit, aber jetzt beginnt eine neue Ära — eine, in der Systeme nicht nur Aufgaben automatisieren, sondern tatsächlich die Daten, die sie verarbeiten, verstehen und daraus lernen. Diese Entwicklung heißt Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP). In diesem Blog zeigen wir Ihnen, wie IDP funktioniert und wie Sie es in Ihr Unternehmen integrieren können, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Intelligente Automatisierung

Ganz gleich, ob es um Hypothekengenehmigungen, Versicherungsansprüche oder Fertigungsberichte geht, datenintensive Branchen stehen vor einer gemeinsamen Herausforderung: der effizienten Verarbeitung riesiger Informationsmengen. Und dieses Problem wird nicht so schnell verschwinden. Tatsächlich wächst es. Rund 70% aller Dokumente sind unstrukturiert — handschriftliche Notizen, PDFs, gescannte Bilder und komplexe Formulare.

Jahrelang nutzten Unternehmen OCR für die Automatisierung, aber es mangelt ihr an Dokumentenverständnis und sie haben Probleme mit unstrukturierten Daten. An dieser Stelle kommt die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ins Spiel. Mit Dokumentenextraktion, API-Zugriff und nahtloser Integration übertrifft IDP OCR. Microsoft und UiPath bieten leistungsstarke Lösungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

Ein kurzer Überblick über IDP unterstreicht seine Leistungsfähigkeit bei der Automatisierung der Informationsverarbeitung. Unternehmen können bestehende Systeme über API-gesteuerte Tools verbinden und so die Genauigkeit und Effizienz verbessern. Mit dem richtigen Partner macht IDP das Verständnis von Dokumenten zu einem echten Wendepunkt.

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine fortschrittliche KI-gestützte Technologie, mit der komplexe Daten aus verschiedenen Dokumenttypen extrahiert, klassifiziert und verarbeitet werden können. Sie nutzt maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und Computer Vision, um unstrukturierte oder halbstrukturierte Daten zu verarbeiten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Methoden wie OCR kann IDP den Kontext verstehen, komplexe Informationen erfassen und kontinuierlich lernen, was es ideal für die Automatisierung dokumentenintensiver Aufgaben macht.

Warum OCR für die Dokumentenextraktion nicht mehr ausreicht

Sie haben wahrscheinlich schon einmal OCR verwendet, und es hat sich hervorragend für einfache Aufgaben wie das Scannen gedruckter Dokumente oder das Umwandeln eines Papierformulars in digitalen Text bewährt. Aber wenn OCR auf komplexere, unstrukturierte Daten trifft, wird es knifflig. Vielleicht ist es eine Hypothekenakte mit einer Mischung aus handschriftlichen Notizen, gedruckten Formularen und gescannten Bildern. Oder ein Versicherungsanspruch, der in verschiedenen Bundesstaaten in unterschiedlichen Formaten ausgefüllt wurde. OCR hat Mühe, dies zu verstehen. Es kann den Kontext des Dokuments nicht „denken“ oder verstehen, und genau da neigen die Dinge dazu, kaputt zu gehen.

Und das ist das Problem. OCR wurde entwickelt, um Daten zu digitalisieren, aber in der heutigen Welt benötigen Unternehmen mehr als nur digitale Kopien von Dokumenten. Sie benötigen Systeme, die die Informationen in diesen Dokumenten verstehen und sie in etwas Umsetzbares umwandeln können, das zur weiteren Verarbeitung direkt in ihre Systeme eingespeist wird. OCR macht dies jedoch ohne erhebliche manuelle Eingriffe unmöglich, was manchmal zu mehr als nur manueller Extraktion führen kann.

Die Kosten der herkömmlichen Datenextraktion

Die anhaltende Herausforderung, qualifizierte Mitarbeiter für die Dateneingabe zu finden und zu halten, insbesondere im Zuge der Pandemie, hat sich nur noch verschärft. Die hohe Fluktuation in diesen Rollen bedeutet, dass erfahrene Mitarbeiter, wenn sie das Unternehmen verlassen, jahrelang gesammeltes Wissen mitnehmen. Neue Mitarbeiter benötigen viel Zeit und Ressourcen, um von Grund auf geschult zu werden, was Arbeitsabläufe stört und die Betriebskosten erhöht.

Dieser ständige Zyklus von Einstellung, Schulung und Austausch von Mitarbeitern ist nicht nur ineffizient, sondern auch teuer. Branchenberichten zufolge sehen sich Unternehmen, die auf manuelle Datenverarbeitung angewiesen sind, mit mindestens 50% höhere Betriebskosten im Vergleich zu denen, die intelligente Automatisierung implementiert haben.

Hinzu kommt, dass Menschen unweigerlich Fehler machen. In kritischen Branchen wie Finanzen, Versicherungen und Hypothekendarlehen können selbst geringfügige Fehler wie falsch eingereichte Dokumente, verpasste Fristen oder falsche Dateneingaben schwerwiegende finanzielle Auswirkungen haben, einschließlich Umsatzeinbußen und Bußgeldern.

Trotz dieser klaren Herausforderungen stellen viele Unternehmen weiterhin Teams für die Dokumentenverarbeitung ein und schulen sie um und verlassen sich dabei auf traditionelle Tools wie Optische Zeichenerkennung (OCR).

Kann sich Ihr Unternehmen angesichts der steigenden Kosten, Ineffizienzen und Risiken im Zusammenhang mit menschlichem Versagen weiterhin auf traditionelle Methoden verlassen — insbesondere, wenn Branchenführer bereits effektivere, skalierbarere und genauere Lösungen eingeführt haben?

Die Lösung — Intelligente Dokumentenverarbeitung.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Ihr Dokumentenverarbeitungssystem scannt und digitalisiert nicht nur Details und Text. Es liest und versteht es, egal wie komplex oder unstrukturiert es ist. Egal, ob es sich um eine handschriftliche Notiz, einen detaillierten Finanzbericht oder ein mehrformatiges Dokument für Versicherungsansprüche handelt.

Ja, das ist jetzt mit Intelligent Document Processing (IDP) möglich. Im Gegensatz zu herkömmlichem OCR nutzt IDP KI und maschinelles Lernen, um aus jedem Dokument zu lernen, das es verarbeitet. Es kann komplexe, unstrukturierte Daten verarbeiten und Erkenntnisse mit einer Genauigkeit extrahieren, die mit menschlicher Intelligenz vergleichbar ist. Das bedeutet schnellere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler und ein System, das intelligenter wird, je öfter Sie es verwenden.

Der beste Teil? IDP ist flexibel. Es funktioniert mit jeder Art von Dokument, branchenübergreifend, ohne dass starre Vorlagen erforderlich sind. Ganz gleich, ob Sie IDP über eine API integrieren, dessen Leistungsfähigkeit in UiPath nutzen oder IDP-Lösungen für Ihr Unternehmen erkunden, dieser Überblick hilft Ihnen zu verstehen, wie es Workflows transformiert. Von Versicherungen und Hypotheken bis hin zu Fertigung und Bauwesen setzen Unternehmen IDP ein, um ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, die Betriebskosten zu senken und ihre Konkurrenten zu übertreffen.

Führungskräfte setzen IDP bereits ein — sollten Sie das nicht tun?

Die besten 5% der Unternehmen aus Branchen wie Finanzen, Versicherungen und Immobilien haben IDP bereits in ihre Prozesse integriert. Durch Automatisierung könnten Unternehmen jährlich bis zu 2,7 Billionen US-Dollar einsparen, indem Ineffizienzen reduziert und die Genauigkeit verbessert werden.

Diese Unternehmen erkennen bereits die Vorteile — schnellere Verarbeitungszeiten, niedrigere Kosten und die Möglichkeit, viel größere Workloads zu bewältigen, ohne ihre Teams zu skalieren. Durch den Einsatz von IDP haben sie sich so positioniert, dass sie vom zukünftigen Wachstum profitieren können, während sich die Konkurrenz immer noch mit alten, manuellen Prozessen auseinandersetzt.

Was wäre Ihr Unternehmen ohne intelligente Dokumentenverarbeitung?

Da immer mehr Branchen auf intelligente Automatisierung umsteigen, lautet die Frage nicht mehr, ob Sie automatisieren, sondern wann. Wenn Sie dies nicht tun, riskieren Sie, in einem Markt, in dem Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit wichtiger sind als je zuvor, ins Hintertreffen zu geraten. Der IDP-Markt wird bis 2026 voraussichtlich 49 Milliarden US-Dollar erreichen. Dies bedeutet, dass immer mehr Unternehmen wie Ihres IDP wahrscheinlich die Skalierung ihrer Geschäftstätigkeit ermöglichen werden. In der Zukunft der Geschäftswelt geht es nicht nur darum, Prozesse zu automatisieren — es geht darum, dies intelligent zu tun.

Umfragen zeigen, dass 73% der Unternehmen gehen davon aus, dokumentenintensive Prozesse in den nächsten fünf Jahren vollständig zu automatisieren, um die Wettbewerbsfähigkeit aufrechtzuerhalten.

Und das ist der Punkt, an dem wir dich vorerst verlassen. Im nächsten Kapitel werden wir uns eingehender mit der technischen Seite von IDP befassen und untersuchen, wie genau diese Technologie funktioniert und warum sie einzigartig positioniert ist, um die Herausforderungen zu lösen, mit denen Unternehmen heute konfrontiert sind.

Die Wissenschaft hinter IDP — wie es funktioniert und warum es wichtig ist

Bei intelligenter Dokumentenverarbeitung geht es nicht nur um Automatisierung — es geht darum, intelligentere Arbeitsabläufe zu schaffen. So funktioniert das IDP von Infrrd: (Flussdiagramm für Designer)

1. Vorverarbeitung von Dokumenten

Die Dokumente, die aus verschiedenen Quellen wie E-Mails und Dokumenten für andere integrierte Systeme aufgenommen wurden, werden im Vorverarbeitung Phase, die Schräglagenkorrektur, Rauschreduzierung, Verbesserung der Klarheit usw. beinhaltet. Dies gewährleistet einen reibungslosen, störungsfreien Extraktionsprozess.

2. Klassifizierung von Dokumenten

Dokumente werden automatisch nach KI- und Machine-Learning-Modellen klassifiziert, unterstützen mehrere Sprachen und sind auf unterschiedliche Geschäftsanforderungen zugeschnitten. Die Dokumentenklassifizierungsmodelle von Infrrd bewältigen beides effizient Klassifizierung auf Dokument- und Seitenebene in verschiedenen Anwendungsfällen.

3. SLA-Verwaltung

Das System priorisiert Dokumente automatisch auf der Grundlage Ihrer Vereinbarungen zum Servicelevel (SLAs) und verschiebt dringende Dateien an den Anfang der Warteschlange, um sicherzustellen, dass Ihr Team keine Frist verpasst.

4. Datenextraktion

Infrarot-IDP-Mähdrescher OCR mit menschenähnlicher Intelligenz von ML-Algorithmen (Machine Learning), um Text, Zahlen, Bilder und Tabellen aus Rechnungen, Gehaltsschecks und Diagrammen mit höchster Genauigkeit zu extrahieren, unabhängig von schwankenden Volumen und Dokumentenformaten.

5. Datenkorrekturen mit HITL

Die extrahierten Daten werden automatisch anhand festgelegter Regeln überprüft, wobei Abweichungen zur Überprüfung gekennzeichnet werden. Die markierten Daten werden von Infrrd gründlich geprüft HITL (Mensch-in-the-Loop) von Infrrds Team. Wir korrigieren alle Fehler sorgfältig und stellen sicher, dass die Endergebnisse, die Sie erhalten, vollständig korrekt sind.

6. Systemintegration

Infrrd IDP lässt sich problemlos in Ihr ERP-, CRM- und andere Systeme integrieren und rationalisiert so Ihre Arbeitsabläufe ohne Probleme.

7. KI-Assistentin - Annie

Lerne Annie kennen! Sie automatisiert Nachbearbeitungsaufgaben wie Berichtsgenerierung, Berechnungen, Analysen und vieles mehr. Möchten Sie sich ein umfassenderes Bild davon machen, was Annie kann? Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie sie Ihre Arbeit vereinfachen kann. Buchen Sie eine Demo mit unseren KI-Experten hier.

8. Rückkopplungsschleife

Fehler werden in unser System zurückgemeldet, um das Lernen zu verbessern und unsere Prozesse intelligenter und effizienter zu gestalten.

So nutzen Sie das nächste große Ding der Automatisierung für Ihr Unternehmen

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, wie Sie das Potenzial von maximieren können Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) für Ihr Unternehmen. Sie werden praktische Möglichkeiten entdecken, IDP in Ihre Workflows zu integrieren, um die Produktivität zu steigern Effizienz, Kosten senken, und verbessern Sie die Entscheidungsfindung durch datengestützte Erkenntnisse.

So starten Sie in 8 einfachen Schritten:

1. Kennen Sie Ihre Dokumenttypen

Beurteilen Sie die Arten von Dokumenten, die Ihr Unternehmen verarbeitet. Das hängt von Ihrer Branche und Ihrem Fachgebiet ab. Klassifizieren Sie Ihre Dokumente anhand ihres Formats — unabhängig davon, ob es sich um reine Textdokumente, handschriftliche Tabellen, eine Mischung aus Tabellen und Text oder um komplexere Formate wie technische Zeichnungen handelt.

2. Testen Sie das Wasser

Identifizieren Sie, wo bei Ihrem Datenextraktionsprozess häufig Fehler auftreten. In der Baubranche könnte Ihr Team beispielsweise Schwierigkeiten haben, Daten aus handschriftlichen Notizen oder technischen Zeichnungen mithilfe herkömmlicher Texterkennung zu extrahieren. Grenzen Sie Ihre wichtigsten Herausforderungen bei der Datenextraktion ein.

Tipp: Fragen Sie Ihr Team, wo es die meiste Zeit mit der Korrektur von Fehlern verbringt.

3. Setzen Sie sich klare Ziele

Nachdem Sie die Problembereiche analysiert haben, definieren Sie spezifische Ziele für Ihr Team. Bestimmen Sie beispielsweise, wie viele Dokumente Ihr Team mithilfe der Automatisierung in der gleichen Zeit verarbeiten kann. Das Setzen von Zielen kann komplexer sein, als es scheint. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team alle Aspekte der Datenextraktionsherausforderung analysiert, bevor Sie die Ziele festlegen.

4. Analysieren Sie die Zahlen: Messen Sie Ihren ROI

Beurteilen Sie Ihren aktuellen ROI und vergleichen Sie ihn mit den potenziellen Einsparungen durch die Implementierung von IDP. Investieren Sie in eine IDP-Lösung, mit der Sie Ihren ROI mindestens verdoppeln können. Nutzen Sie die Testphase, um dies zu überprüfen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.

Tipp: Bitten Sie Ihren IDP-Anbieter um eine garantierte Investitionsrendite, die auf der Leistung seines KI-Tools basiert. Beispielsweise kann Infrrd IDP je nach Unternehmen einen bis zu 11-fachen ROI garantieren.

5. Verwenden Sie IDP als Backup, nicht als Ersatz

KI-gestütztes IDP kann sich wiederholende Aufgaben automatisieren, ist aber kein Ersatz für Ihr gesamtes Datenverarbeitungsteam. Infrrd IDP verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die jeder bedienen kann, auch ohne Programmierkenntnisse. Schulen Sie Ihr Team darin, IDP zu beherrschen, damit es seine Routineaufgaben unabhängig erledigen kann.

6. Test und Versuch

Die Investition in ein Datenextraktionssystem ist eine große Entscheidung. Nutzen Sie die Testphase, um zu sehen, wie das System mit Ihren spezifischen Dokumenten funktioniert, bevor Sie sich vollständig entscheiden.

7. Priorisieren Sie die Datensicherheit

Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie Ihre Dokumente während des Datenextraktionsprozesses behandelt werden. Ein ideales IDP-System sollte den Umgang mit Dokumenten transparent machen und die Vertraulichkeit gewährleisten. Beispielsweise werden Dokumente bei Infrrd automatisch aus dem System gelöscht, sobald die Extraktion abgeschlossen ist.

8. Balance zwischen Genauigkeit und Geschwindigkeit

Wählen Sie bei der Auswahl einer IDP-Lösung eine, die das richtige Gleichgewicht zwischen Genauigkeit und Geschwindigkeit bietet. Beispielsweise bietet Infrrd eine durchschnittliche Genauigkeit von 70% auf Anhieb mit der berührungslosen Verarbeitung und eine Genauigkeit von 100% mit der Überprüfung durch einen menschlichen Anwender.

Tipp: Priorisieren Sie Systeme, die sowohl eine hohe Genauigkeit als auch schnelle Verarbeitungsgeschwindigkeiten bieten.

Auf den Punkt gebracht

Intelligent Document Processing (IDP) ist der intelligentere Weg zur Datenautomatisierung. Es ist nichts Neues, aber Ihre OCR mit menschlicher Intelligenz. Im Gegensatz zu OCR, das mit unübersichtlichen, unstrukturierten Dokumenten zu kämpfen hat, lernt IDP tatsächlich dazu und verbessert sich im Laufe der Zeit, sodass es perfekt für die komplexen Geschäftsanforderungen von heute ist. Es ist schneller, genauer und basiert nicht auf starren Vorlagen.

Für Unternehmen, die IDP integrieren möchten, ist der Prozess einfach: Machen Sie sich mit Ihren Dokumenten vertraut, identifizieren Sie die Schwachstellen, setzen Sie sich klare Ziele und messen Sie die Kapitalrendite. Mit Document Understanding kann IDP wichtige Erkenntnisse aus jedem Format lesen und extrahieren, wodurch eine nahtlose Integration gewährleistet wird. Richtig gemacht, spart Ihnen IDP nicht nur Zeit — es macht Ihr Team produktiver und hilft Ihnen, in einer zunehmend digitalen Welt die Nase vorn zu haben.

Wenn Sie sich immer noch auf die manuelle Dokumentenverarbeitung verlassen, ist es jetzt an der Zeit, auf intelligentere Automatisierung umzusteigen. Moderne IDP-Lösungen lassen sich in Ihre bestehenden Workflows integrieren, verbessern das Verständnis von Dokumenten und stellen sicher, dass Ihr System Daten mit unübertroffener Genauigkeit lesen und verarbeiten kann. Die Zukunft ist da, und sie verleiht Informationen, die Sie nicht verpassen sollten, eine neue Bedeutung.

Machen Sie noch heute den Umstieg und verbinden Sie sich mit einer IDP-Lösung, die für intelligenteres, effizienteres Dokumentenverständnis und Automatisierung entwickelt wurde.