Jede Sekunde, die Ihr Team damit verbringt, Kundenaufträge manuell einzugeben, ist eine Sekunde, die durch Fehler, Verzögerungen und Frustration verloren geht. Von Auftragsbestätigungen in überfüllten Postfächern bis hin zu Tippfehlern, die zu kostspieligen Rücksendungen führen — die traditionelle Art der Verwaltung von Kundenaufträgen ist nicht nur langsam, sondern auch teuer.
Die Automatisierung von Kundenaufträgen verändert das Spiel. Es geht nicht mehr nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch darum, die Genauigkeit zu erhöhen, die Betriebskosten zu senken und in einem wettbewerbsintensiven Markt die Nase vorn zu haben. Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, bearbeiten Bestellungen schneller, sorgen dafür, dass ihre Kunden zufriedener sind und wachsen, ohne mehr Mitarbeiter einzustellen.
Und der Markt spiegelt diesen Wandel wider. Der globale Markt für die Automatisierung von Kundenaufträgen wächst mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 11,5% zwischen 2021 und 2026, angetrieben durch die steigende E-Commerce-Nachfrage, die Einführung der Cloud und Automatisierungstechnologien wie KI und RPA. Doch trotz dieses Anstiegs ist die Akzeptanz nach wie vor gering; nur 25% der Unternehmen haben jede Form der Vertriebsautomatisierung angenommen. Damit liegt eine riesige Chance auf dem Tisch.
Dieser Leitfaden führt Sie durch alles, was Sie über die Automatisierung von Kundenaufträgen wissen müssen. Machen Sie weiter, tauchen Sie tief ein und treffen Sie eine kluge Entscheidung.
Was ist Verkaufsauftragsautomatisierung?
Bei der Automatisierung von Kundenaufträgen wird Software verwendet, um Kundenaufträge automatisch zu erfassen, zu validieren, einzugeben und über Ihre Systeme weiterzuleiten. Es macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und stellt sicher, dass jede Bestellung fehlerfrei dort ankommt, wo sie hingehört.
So funktioniert das:
- Erfassen: Das System nimmt Auftragsdaten aus E-Mails, PDFs, EDI-Dateien oder gescannten Dokumenten auf.
- Validierung: Es überprüft Produktcodes, Preise, Inventar und Kundendaten.
- Eintrag: Die Bestelldetails werden direkt in Ihr ERP oder CRM übertragen, ohne dass Sie sie eingeben müssen.
- Routenplanung: Die Bestellung wird automatisch der Fakturierung, dem Versand oder der Logistik zugewiesen.
Durch die Verwendung von Tools wie Optische Zeichenerkennung (OCR), Robotische Prozessautomatisierung (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI), dieser Vorgang erfolgt in Minuten, nicht in Stunden. Dies ist besonders nützlich in Umgebungen mit hohem Volumen wie Einzelhandel, Fertigung und Vertrieb, in denen Zeit und Genauigkeit entscheidend sind.
Warum die Automatisierung von Kundenaufträgen schnell wächst
Die Nachfrage nach einer schnelleren und genaueren Auftragsabwicklung sorgt für ein schnelles Marktwachstum. Laut Globale Marktschätzungen, der Markt für die Automatisierung von Kundenaufträgen wird bis 2026 voraussichtlich deutlich wachsen. Dieses Wachstum ist hauptsächlich auf drei Kräfte zurückzuführen:
- Anstieg des E-Commerce: Unternehmen erhalten mehr Online-Bestellungen als je zuvor.
- Einführung in die Cloud: Cloud-basierte Tools machen Automatisierung zugänglich und skalierbar.
- KI/RPA-Innovation: Neue Technologien ermöglichen intelligentere, schnellere Entscheidungen.
In einem ähnlichen Trend wird der Markt für Tools zur Automatisierung von Vertriebsprozessen voraussichtlich erreichen 19,5 Milliarden US-Dollar bis 2030, gegenüber 11,2 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023.
Für kleine und mittlere Unternehmen sorgt die Automatisierung für gleiche Wettbewerbsbedingungen, sodass sie mehr Kunden bedienen können, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Im asiatisch-pazifischen Raum nimmt die Akzeptanz noch schneller zu, was auf die schnelle digitale Transformation zurückzuführen ist.
Hauptvorteile der Auftragsautomatisierung für Unternehmen
1. Bessere Genauigkeit, weniger Fehler
Die manuelle Eingabe ist riskant. Ein kleiner Fehler in einem Produktcode oder einer Lieferadresse kann zu Rücksendungen, Rückerstattungen und unzufriedenen Kunden führen. Bei der Automatisierung ruft das System Daten direkt von der Quelle ab und überprüft sie jedes Mal auf ihre Richtigkeit.
2. Schnellere Bearbeitungszeit
Wenn Bestellungen automatisiert werden, müssen Sie nicht warten, bis jemand seinen Posteingang überprüft oder Details eingibt. Bestellungen können innerhalb von Minuten von „eingegangen“ zu „erfüllt“ übergehen.
3. Niedrigere Betriebskosten
Sie verbringen weniger mit manueller Arbeit, weniger Stunden für die Behebung von Fehlern und vermeiden Kosten im Zusammenhang mit Lieferverzögerungen oder Rücksendungen. Unternehmen, die Automatisierung einsetzen, verzeichnen einen deutlichen Rückgang der Verarbeitungskosten.
4. Glücklichere Mitarbeiter
Ihre Vertriebs- und Betriebsteams mögen es nicht, stundenlang Artikel einzugeben. Durch die Automatisierung entfällt die sich wiederholende Arbeit und sie können sich auf Kundensupport, Upselling und strategische Aufgaben konzentrieren.
5. Einfach zu skalieren
Hauptsaison? Neue Märkte? Kein Problem. Die Automatisierung bewältigt das Volumen, ohne dass mehr Mitarbeiter oder lange Onboarding-Zyklen erforderlich sind.
ROI-Vergleich: Manuelle und automatisierte Auftragsbearbeitung
Basierend auf aggregierten Brancheneinblicken von Globale Marktschätzungen, McKinsey, NAW-Institut Berichte.
Warum Unternehmen die Automatisierung von Kundenaufträgen verzögern
Trotz der Vorteile ist die Akzeptanz immer noch gering. McKinsey berichtet, dass zwar 30-40% der Vertriebsaufgaben automatisierbar sind, aber nur ein Bruchteil der Unternehmen diesen Schritt gewagt hat.
Hier ist der Grund:
- Legacy-Systeme: Alte Technologien lassen sich nicht einfach integrieren.
- Angst vor Störungen: Die Teams befürchten, dass die Automatisierung Arbeitsplätze ersetzen wird.
- Unklarer ROI: Führungskräfte zögern oft, wenn sie keine schnellen Erfolge sehen.
Die Lösung? Fangen Sie klein an. Testen Sie die Automatisierung auf einem Bestellkanal, messen Sie die Auswirkungen und skalieren Sie von dort aus. Möchten Sie auch wissen, wie die Automatisierung bei der Rechnungsverarbeitung funktioniert? Erkunden Sie die Rechnungsautomatisierung.
Die Technologie hinter der Automatisierung von Kundenaufträgen
Folgendes unterstützt einen starken Workflow zur Automatisierung von Kundenaufträgen:
- OCR: Liest gedruckte und digitale Dokumente.
- RPA: Imitiert menschliches Verhalten wie Klicken, Loggen und Ausfüllen von Formularen.
- AI/ML: Lernt aus früheren Bestellungen und meldet Probleme frühzeitig.
- Cloud-basierte Software: Ermöglicht Telearbeit, Aktualisierungen in Echtzeit und einfache Skalierung.
- ERP/CRM-Integrationen: Synchronisiert mit Tools wie Salesforce, Oracle, SAP und mehr.
Je mehr diese Tools zusammenarbeiten, desto reibungsloser wird Ihre Auftragsabwicklung sein.
Branchen, die am besten für die Automatisierung von Kundenaufträgen geeignet sind
Die Automatisierung von Kundenaufträgen macht den größten Unterschied in Branchen aus, in denen Geschwindigkeit, Volumen und Genauigkeit die Leistung bestimmen. So passt es am besten:
Einzelhandel und E-Commerce
Im Einzelhandel und E-Commerce gehen täglich Tausende von Kundenbestellungen ein. Die Automatisierung reduziert Eingabefehler, senkt die Rücksendequoten und beschleunigt den Versand, sodass Käufer schneller das bekommen, was sie wollen.
Warum es wichtig ist: In diesem Bereich kosten Verzögerungen direkt den Umsatz. Die Automatisierung sorgt dafür, dass der gesamte Prozess von der Kasse bis zur Lieferung straff und effizient abläuft.
Herstellung
Hersteller bearbeiten detaillierte, hochwertige Bestellungen, bei denen Präzision entscheidend ist. Durch die Automatisierung werden Fehler in Bezug auf Artikelnummern, Mengen und Lieferbedingungen vermieden und gleichzeitig Bestellungen nahtlos in die Planung und Produktion weitergeleitet.
Warum es wichtig ist: Eine falsche Bestellung kann die Produktion zum Erliegen bringen. Die Automatisierung gewährleistet die Genauigkeit, sodass die Anlagen am Laufen bleiben.
Vertrieb und Großhandel
Vertriebspartner und Großhändler verwalten Großbestellungen mit Tausenden von SKUs und strengen Lieferfristen. Die Automatisierung verarbeitet Bestellungen schnell, hält die Systeme synchron und hilft Teams, anspruchsvolle SLAs reibungslos zu erfüllen.
Warum es wichtig ist: Wenn große Bestellungen und enge Zeitpläne aufeinanderprallen, kann nur die Automatisierung Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit gemeinsam gewährleisten.
Kleine und mittlere Unternehmen (SMBs)
Für kleinere Unternehmen nimmt die manuelle Auftragserfassung wertvolle Zeit in Anspruch. Die Automatisierung übernimmt sich wiederholende Aufgaben, sodass sich die Teams auf den Vertrieb konzentrieren können, und ermöglicht Wachstum ohne zusätzliche Mitarbeiterzahl.
Warum es wichtig ist: KMUs können schneller skalieren und mit weniger Ressourcen mehr erreichen, wenn sie frühzeitig automatisieren.
Ob Sie an Verbraucher oder andere Unternehmen verkaufen, wenn Bestellungen Ihren Betrieb ankurbeln, Die Automatisierung von Kundenaufträgen zahlt sich schnell aus, indem sie Fehler reduziert, die Auftragsabwicklung beschleunigt und die Kundenzufriedenheit verbessert.
Zukünftige Trends, die es zu beobachten gilt
- Beschleunigung im asiatisch-pazifischen Raum: Das Wachstum wird explodieren, da immer mehr KMUs die Automatisierung einführen.
- Intelligentere KI: Erwarten Sie Tools, die Fehler korrigieren, Lücken schließen und Verzögerungen vorhersagen können.
- Tiefgreifende Integrationen: Synchronisation in Echtzeit mit Ihren bestehenden Geschäftssystemen.
- Cloud-First-Tools: Keine Wartung vor Ort, geringere Einrichtungskosten und einfacher Zugriff.
Automatisierung entwickelt sich von „Nice to have“ zu „need to have“. Und diejenigen, die jetzt anfangen, haben den größten Vorteil.
So starten Sie mit der Automatisierung von Kundenaufträgen
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht über Nacht überarbeiten. Hier finden Sie einen schrittweisen Plan, um mit Zuversicht in die Automatisierung einzusteigen:
1. Überprüfen Sie Ihren aktuellen Prozess
Dokumentieren Sie zunächst, wie Ihr Team heute mit Bestellungen umgeht. Woher kommen die meisten Bestellungen: E-Mail, PDFs oder Portale? Welche Systeme durchlaufen sie? Identifizieren Sie die langsamsten Schritte und die häufigsten Fehlerpunkte.
2. Setzen Sie sich klare Ziele
Was soll die Automatisierung für Sie lösen? Reduziert sie die manuelle Dateneingabe? Verkürzung der Bearbeitungszeit? Kosten senken? Das Setzen messbarer Ziele hilft Ihnen, konzentriert zu bleiben und den Erfolg später zu bewerten.
3. Wählen Sie einen Starter-Workflow
Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu automatisieren. Beginne mit einem einkanalig, wie Bestellungen per E-Mail oder ein Kunde mit hohem Kundenvolumen. Diese lassen sich leichter automatisieren und sorgen für schnelle Gewinne.
4. Finden Sie den richtigen Technologiepartner
Suchen Sie nach einem Anbieter, der anbietet KI-gestützte Dokumentenerfassung, OCR, und vorgefertigte ERP/CRM-Integrationen. Stellen Sie sicher, dass sie Schulungen und Unterstützung für einen reibungslosen Übergang anbieten.
5. Starten Sie ein Pilotprogramm
Führen Sie ein 30—60-Tage-Pilotprojekt für den ausgewählten Workflow durch. Messen Sie KPIs wie Auftragsbearbeitungszeit, Fehlerrate und Kosteneinsparungen. Nutzen Sie die Ergebnisse, um interne Zustimmung zu gewinnen und weiter zu expandieren.
6. Trainiere dein Team
Veränderungen sind einfacher, wenn Ihr Team die Vorteile versteht. Schulen Sie sie darin, wie Automatisierungstools funktionieren und wie sie ihre Rolle unterstützen, statt sie zu ersetzen. Betonen Sie, wie es sie von sich wiederholenden Aufgaben befreit.
7. Kanalübergreifend skalieren
Sobald sich das Pilotprojekt als erfolgreich erwiesen hat, wenden Sie dasselbe Automatisierungsframework auf andere Bestellkanäle (EDI), gescannte Faxe und Kundenportale an. Messen Sie weiterhin die Leistung und optimieren Sie sie im Laufe der Zeit.
Profi-Tipp: Fangen Sie klein an, beweisen Sie den Wert und skalieren Sie schnell. Das ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Automatisierung von Kundenaufträgen.
Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung von Kundenaufträgen
1. Was ist Automatisierung von Kundenaufträgen, einfach ausgedrückt?
Bei der Automatisierung von Kundenaufträgen wird Software zum Lesen, Validieren und Verarbeiten von Kundenaufträgen verwendet, ohne dass sie manuell eingegeben oder überprüft werden müssen. Es erledigt alles, von der Erfassung von Bestellungen aus E-Mails bis hin zur automatischen Eingabe in Ihr ERP.
2. Welche Arten von Unternehmen profitieren am meisten davon?
Unternehmen aus den Bereichen Einzelhandel, Fertigung, Vertrieb und sogar kleine bis mittlere Unternehmen (KMUs) profitieren am meisten, insbesondere solche, die Hunderte oder Tausende von Bestellungen pro Monat bearbeiten.
3. Ist eine komplette Systemüberholung erforderlich?
Nein. Die meisten modernen Automatisierungstools lassen sich in Ihre bestehenden ERP- oder CRM-Systeme wie SAP, Salesforce oder Oracle integrieren und können schrittweise implementiert werden.
4. Wird die Automatisierung menschliche Jobs ersetzen?
Nicht wirklich. Es ersetzt die sich wiederholenden, manuellen Teile der Auftragserfassung und gibt Ihrem Team die Möglichkeit, sich auf wertschöpfende Aufgaben wie Kundenbindung, Problemlösung und Upselling zu konzentrieren.
5. Wie lange dauert es, bis der ROI angezeigt wird?
Viele Unternehmen melden innerhalb der ersten 30 bis 60 Tage nach der Bereitstellung eines Pilotprojekts sichtbare Renditen, da weniger Fehler auftreten, die Auftragsabwicklung beschleunigt und die manuellen Arbeitskosten gesenkt werden.
6. Was ist, wenn unsere Bestellungen in verschiedenen Formaten eingehen?
Tools zur Automatisierung von Kundenaufträgen können mehrere Formate wie PDFs, Excel-Dateien, E-Mails, gescannte Dokumente oder sogar EDI verarbeiten und dabei OCR und KI verwenden, um die Daten zu lesen und zu normalisieren.
Letzter Imbiss
Die Automatisierung von Kundenaufträgen spart nicht nur Zeit, sondern ist auch ein Multiplikator für Ihr Geschäft. Sie hilft Ihnen, Bestellungen schneller zu bearbeiten, Kunden besser zu bedienen und grenzenlos zu wachsen. Angesichts des nachgewiesenen ROI, der skalierbaren Technologie und der zunehmenden weltweiten Akzeptanz gab es nie einen besseren Zeitpunkt für die Automatisierung.
Überspringen Sie die manuelle Arbeit. Lassen Sie die Automatisierung die erste Schicht übernehmen. Sprechen Sie noch heute mit einem KI-Experten.
Bhavika Bhatia ist Produkttexterin bei Infrrd. Sie verbindet Neugier mit Klarheit, um Inhalte zu erstellen, die komplexe Technologien einfach und menschlich anfühlen lassen. Mit einem philosophischen Hintergrund und einem Händchen für Geschichtenerzählen verwandelt sie große Ideen in aussagekräftige Erzählungen. Außerhalb der Arbeit jagt sie oft nach der perfekten Café-Ecke, schaut sich eine neue Serie an oder verliert sich in einem Buch, das mehr Fragen als Antworten aufwirft
Häufig gestellte Fragen
Software zur Überprüfung und Prüfung von Hypotheken ist ein Sammelbegriff für Tools zur Automatisierung und Rationalisierung des Prozesses der Kreditbewertung. Es hilft Finanzinstituten dabei, die Qualität, die Einhaltung der Vorschriften und das Risiko von Krediten zu beurteilen, indem sie Kreditdaten, Dokumente und Kreditnehmerinformationen analysiert. Diese Software stellt sicher, dass Kredite den regulatorischen Standards entsprechen, reduziert das Fehlerrisiko und beschleunigt den Überprüfungsprozess, wodurch er effizienter und genauer wird.
IDP verarbeitet effizient sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten, sodass Unternehmen relevante Informationen aus verschiedenen Dokumenttypen nahtlos extrahieren können.
KI verwendet Mustererkennung und Natural Language Processing (NLP), um Dokumente genauer zu klassifizieren, selbst bei unstrukturierten oder halbstrukturierten Daten.
IDP nutzt KI-gestützte Validierungstechniken, um sicherzustellen, dass die extrahierten Daten korrekt sind, wodurch menschliche Fehler reduziert und die allgemeine Datenqualität verbessert wird.
IDP (Intelligent Document Processing) verbessert die Audit-QC, indem es automatisch Daten aus Kreditakten und Dokumenten extrahiert und analysiert und so Genauigkeit, Konformität und Qualität gewährleistet. Es optimiert den Überprüfungsprozess, reduziert Fehler und stellt sicher, dass die gesamte Dokumentation den behördlichen Standards und Unternehmensrichtlinien entspricht, wodurch Audits effizienter und zuverlässiger werden.
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