Warum Sie im Jahr 2025 KI für die Rechnungsverarbeitung verwenden sollten

Warum Sie im Jahr 2025 KI für die Rechnungsverarbeitung verwenden sollten

Machen Sie sich Sorgen über die Fehler bei der manuellen Bearbeitung und das komplizierte Labyrinth von Rechnungen?

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihren Prozess mithilfe der KI-basierten Rechnungsverarbeitung zu ändern. In der Ära eines schnelllebigen Geschäfts

Weltweit bietet die automatisierte Rechnungsverarbeitung Unternehmen eine enorme Chance und Vorteile, um die Effizienz zu verbessern und ihre Finanzabläufe zu rationalisieren.

Was ist eine Rechnung?

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Eine Rechnung ist ein formelles Dokument des Verkäufers an den Käufer, in dem die zu liefernden Produkte oder Dienstleistungen, die Mengen und die vereinbarten Preise aufgeführt sind. Sie enthält häufig Zahlungsbedingungen wie Termine und akzeptierte Zahlungsmethoden. Rechnungen bieten eine Aufzeichnung der Transaktionen und helfen Käufern und Verkäufern bei ihren Finanzprozessen.

Das Rechnungsmanagement beinhaltet die genaue Verfolgung und Überwachung der Rechnungsdaten während ihrer gesamten Lebensdauer im Unternehmen. Zu den ausgeführten Aufgaben gehören das Erstellen, Empfangen, Genehmigen, Überprüfen, Bezahlen und Speichern von Rechnungen. Das Hauptziel der Rechnungsdatenverwaltung besteht darin, die Genauigkeit, Effizienz und Präzision sowie die Einhaltung der finanziellen Anforderungen und Geschäftsziele aufrechtzuerhalten.

Durch die Zentralisierung und Standardisierung aller rechnungsbezogenen Verfahren können Unternehmen das Risiko menschlicher Verarbeitungsfehler und Unregelmäßigkeiten reduzieren, die Transparenz und Verwaltung erhöhen und Ihre Finanzen effizienter gestalten. Mit diesem vereinfachten Ansatz, der die betriebliche Effizienz erhöht, Inkonsistenzen reduziert und die Genauigkeit verbessert, können Unternehmen die Kontrolle über ihren Zahlungsprozess behalten.

Fünf Schlüsselkomponenten der Rechnungsverarbeitung

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• Rechnungserstellung: Die Erstellung von Rechnungen wird als Rechnungsgenerierung bezeichnet. Transaktionen wie manuelle und automatische Transaktionen hängen von der Art des Unternehmens und seiner Geschäftstätigkeit ab. Eine Rechnung enthält die folgenden Angaben: Daten, Zahlen, aufgeschlüsselte Gebühren, Rechnungsinformationen und Zahlungsbedingungen.

• Empfang und Erfassung: Die Lieferanten senden die Rechnungen per E-Mail, EDI (Electronic Data Interchange). Die intelligente Dokumentenverarbeitungstechnologie (IDP) erfasst die Rechnungsdaten.

• Validierung und Genehmigung: Vor der Genehmigung einer Rechnung werden die Rechnungsdaten überprüft, indem sie mit einer Bestellung, einem Vertrag und einer Quittung verglichen werden, um ihre Richtigkeit sicherzustellen. Im Rahmen des Genehmigungsprozesses für Rechnungsdaten prüft eine Abteilung oder eine Einzelperson die Rechnungen und autorisiert Zahlungen gemäß den geltenden Standards.

• Zahlungsabwicklung: Die Zahlungsmethoden des Verkäufers oder Lieferanten wie Kreditkarten, Schecks, elektronische Geldtransfers und andere elektronische Mittel werden gemäß den festgelegten Allgemeinen Geschäftsbedingungen verarbeitet.

• Abstimmung und Berichterstattung: Prüfen Sie alle Zahlungen Um sicherzustellen, dass alle Zahlungen vollständig und korrekt geleistet wurden, indem Sie sie den entsprechenden Rechnungen gegenüberstellen, werden alle Zahlungen geprüft. Rechnungsverwaltungssysteme erstellen Berichte und Analysen zur Überwachung des Zahlungsverlaufs, des Rechnungsstatus und der finanziellen Leistungskennzahlen.

Die Bedeutung der Verwendung von KI für die Rechnungsverarbeitung

KI-gestützte Rechnungsstellung ist der Prozess der Automatisierung und Optimierung der Rechnungsverarbeitung mithilfe von maschinellem Lernen (ML) und künstlicher Intelligenz (KI). Dadurch werden Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsvalidierung und Authentifizierung automatisiert, die Zugänglichkeit verbessert und der Betrieb beschleunigt. Basierend auf den vorab festgelegten Standards können intelligente Automatisierungssysteme (KI) für die Rechnungsverarbeitung Rechnungen mithilfe von Genehmigungsprozessen automatisch weiterleiten, relevante Informationen aus Rechnungen extrahieren und diese bewerten.

Die Implementierung eines KI-gestützten Rechnungsverarbeitungsmanagements wird Unternehmen dabei helfen, die Produktivität zu steigern, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Betriebskosten zu sparen und die Möglichkeit menschlicher Verarbeitungsfehler und Anomalien zu begrenzen. Einige Hauptgründe, warum eine KI-gestützte Rechnungsverarbeitung unerlässlich ist:

• Cashflow-Management: Eine KI-gestützte Rechnungsverarbeitung ist für effektive Cashflows erforderlich. Wenn die Lieferantenrechnungen verarbeitet und ohne Verzögerungen an die Kunden gesendet werden, hilft dies, den Cashflow zu verbessern und Liquiditätsprobleme zu reduzieren.

• Budgetierung und Kostenverfolgung: Die Aufrechterhaltung eines guten Rechnungsdatenmanagements hilft Unternehmen dabei, die Kosten zu kontrollieren und die Ausgaben zu überwachen. Unternehmen können Bereiche ausfindig machen, in denen sie Kosten sparen können, Einblicke in ihr Ausgabenverhalten erhalten und die Ressourcenzuweisung verbessern, indem sie Rechnungen aufzeichnen und klassifizieren.

• Genauigkeit und Konformität: Die KI-gestützte Rechnungsverarbeitung liefert genaue Finanzdaten, die internen und externen Vorschriften entsprechen. Für Prüfungen und die Einhaltung der Vorschriften werden die Unternehmen transparente und aktuelle Finanzaufzeichnungen sorgfältig führen.

• Verbesserte Sichtbarkeit und Kontrolle: Wenn Rechnungen korrekt verarbeitet werden, ist der Kreditorenbuchhaltungsprozess besser sichtbar und unter Kontrolle. Es hilft Ihnen, Rechnungen einfach zu überwachen, den Zahlungsfortschritt zu verfolgen und Ausgabenmuster zu untersuchen, indem Sie Rechnungsdaten in einer digitalen Datenbank zusammenstellen.

• Beziehungen zu Lieferanten: Mithilfe eines effizienten Rechnungsdatenmanagements können die Unternehmen die Lieferantenbeziehungen verbessern und Probleme mit der Rechnungsstellung sofort lösen. Der Aufbau und die Aufrechterhaltung solider Partnerschaften und günstiger Konditionen sind die Folge davon, dass Unternehmen effektiv mit ihren Lieferanten kommunizieren und pünktliche Zahlungen leisten.

Herausforderungen der traditionellen Rechnungsverarbeitung und ihre Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb

In der schnelllebigen Unternehmenswelt ist eine effektive Rechnungsverarbeitung erforderlich, um den Cashflow zu kontrollieren, Lieferantenbeziehungen zu pflegen und die finanzielle Integrität zu wahren. Die Schwierigkeiten, die die manuelle Arbeit mit sich bringt, fügen vielen Unternehmen immer noch großen Schaden zu. Manuelle Dateneingabe oder ein papierbasierter Arbeitsablauf sind altmodische Methoden, die die Entscheidungsfindung behindern, erhöhen die Anzahl der Fehler und reduzieren die Produktivität.

Das breite Spektrum an Rechnungstypen erhöht die Komplexität der Rechnungsdatenverwaltung weiter. Laut Billentis, Es gibt zwei Definitionen: breit und schmal. Eine Rechnung ist eine Rechnung mit vollständigem Inhalt, die vom Aussteller beglaubigt wird; der Erhalt ist im engeren Rechtssinne. Für den elektronischen Transfer und die automatische Bearbeitung werden sie von den Buchhaltungssystemen ausgestellt und zugestellt. Andererseits ist eine Rechnung eine einfache Rechnung mit geringem Wert, für die keine Kundenauthentifizierung im weiteren rechtlichen Sinne erforderlich ist. Das kann alles sein, von Zahlungsbelegen bis hin zu Tickets. Es wird in der Regel anonym von Registrierkassen an der Verkaufsstelle ausgestellt und ist für die automatische elektronische Übertragung oder Verwaltung nicht geeignet.

Basierend auf den Fähigkeiten und der Arbeitsumgebung des Unternehmens werden die verschiedenen Arten von Rechnungen, wie z. B. Standardrechnungen/Rechnungen, Gutschriften oder Proforma-Rechnungen sowie Arbeitszeitnachweise und Zwischenrechnungen, kategorisiert. Jedes Unternehmen benötigt einen umfassenden und einheitlichen Prozess für die Verwaltung von Rechnungen, der mit dem Wachstum der Unternehmen immer komplizierter wird.

Traditionelle Methoden der Rechnungsverarbeitung sind voller Herausforderungen

• Der arbeitsintensive manuelle Prozess: Es ist arbeitsintensiv, Rechnungsdaten manuell einzugeben, zu codieren und zu überprüfen. Nur fünf Rechnungen können von einem durchschnittlichen AP-Mitarbeiter pro Stunde bearbeitet werden. Vor der manuellen Eingabe und Codierung in ein Buchhaltungssystem sollte das AP-Team eine Rechnung in Papierform, E-Mail oder PDF erhalten. Die AP-Abteilung sollte jede Rechnung mit ihrer Bestellung abgleichen, um sicherzustellen, dass der Preis, das Datum der Bestellung und andere vereinbarte Geschäftsbedingungen korrekt sind, falls das Unternehmen PoS verwendet. Der Überprüfungsprozess wird komplizierter, wenn das Unternehmen Belege aufzeichnet, um die eingegangene Menge dem bestellten Betrag zuzuordnen.

• Anfällig für menschliches Versagen: Daten Die beiden häufigsten Probleme, die noch nicht automatisiert wurden, sind Fehler und das Risiko fehlender oder falscher Daten. Das manuelle Eingeben von Rechnungen in einen Computer erfordert viel Zeit und Arbeit, und selbst unbeabsichtigte Fehler können Ihrem Unternehmen bei der Datenübertragung teure Fehler bereiten. Wenn Sie Buchhaltungssoftware wie Excel verwenden, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit von Ungenauigkeiten.

• Verzögerungen bei der Genehmigung: Die manuelle Genehmigung von Rechnungen ist zeitaufwändig. Zusammen mit dem zuständigen Personal muss das Kreditorenbuchhaltungsteam die Rechnungsgenehmigung überprüfen. Wenn diese Rechnungen gedruckt oder per Post versendet werden, besteht eine große Gefahr von Verzögerungen. Nach Abschluss des Rechnungsgenehmigungsprozesses erfolgt eine manuelle Nachverfolgung per Telefonanruf und E-Mail, um die Genehmigung zu bestätigen, erneut einzureichen usw. Dies verlängert die Bearbeitungszeiten und erfordert mehr Arbeit und Zeit.

• Möglichkeit mehrerer oder fehlender Rechnungen: Die manuelle Rechnungsverarbeitung führt zu doppelten oder fehlenden Rechnungen. Sie werden nicht in der Lage sein, die Rechnungsdaten effizient und korrekt zu verwalten, wenn Sie Ihre Rechnungen nicht im Auge behalten, Sie werden sie nicht bearbeiten können. Diese papierbasierte Rechnungsverarbeitung erfordert nicht nur mehr Zeit, sondern erhöht auch die Kosten und kann die Beziehungen zu wichtigen Lieferanten beeinträchtigen.

• Eingeschränkte Zugänglichkeit: Manuelle und papiergestützte Rechnungsdatenverwaltungssysteme begrenzen die Anzahl der abgerufenen Rechnungen. Autorisiertes Personal hat Schwierigkeiten, Rechnungen schnell und einfach zu erhalten und zu überprüfen. Dies kann die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erschweren, insbesondere in abgelegenen oder dezentralen Büroumgebungen, in denen die Mitarbeiter schnell auf Rechnungsdaten zugreifen müssen.

Übergang von manueller zur Rechnungsautomatisierung

Fehler bei der Rechnungsverarbeitung können für Unternehmen problematisch sein und zu verspäteten Zahlungen und mehr Lieferantenanrufen führen. Ein erheblicher Teil der Rechnungen ist aufgrund von Fehlern bei der manuellen Dateneingabe betroffen. Die Bearbeitung von Rechnungen auf Papier ist einer der kniffligsten und heikelsten Prozesse in jedem Unternehmen.

Um diese Probleme zu lösen, müssen Unternehmen überdenken, wie sie Technologie einsetzen, und die digitale Transformation in ihren Kreditorenbuchhaltungen berücksichtigen. Mithilfe der Automatisierung kann die Effizienz gesteigert und manuelle Verarbeitungsfehler vermieden werden. In der heutigen digitalen Welt beabsichtigen die meisten Unternehmen, AP-Automatisierung zu implementieren.

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Rationalisierung der Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung

Die Lösung zur Automatisierung des Rechnungsverarbeitungsablaufs hilft Ihnen dabei, das Ziel eines vollständig papierlosen Kreditorenbuchhaltungsprozesses (AP) zu erreichen. Die Automatisierung bietet erhebliche Vorteile, insbesondere in den folgenden Schlüsselbereichen:

Vorteile der Verwendung von KI für die Rechnungsverarbeitung

• Gesteigerte Produktivität: Indem Sie sich wiederholende Prozesse vermeiden, optimieren Sie den gesamten Prozess, und die automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Ihrem Team Zeit.

• Ersparnisse: Die Automatisierung des Rechnungsprozesses reduziert Fehler und arbeitsintensive manuelle Arbeit, was die laufenden Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen senkt.

• Schnellere Bearbeitung: Aufgrund der effektiveren Rechnungsverarbeitung Die Genehmigungs- und Zahlungsverfahren werden schneller abgeschlossen.

• Höhere Genauigkeit: Die Automatisierung von Rechnungsprozessen verbessert die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung indem die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert wird, die sich aus der manuellen Dateneingabe ergeben.

• Verbesserte Konformität: Die Automatisierung garantiert einheitliche Verfahren und Aufzeichnungen und fördert die Konformität mit Unternehmensrichtlinien und regulatorischen Anforderungen.

• Verbesserte Sichtbarkeit: Unternehmen können den gesamten Prozess effizienter verfolgen und überwachen, da automatisierte Systeme den Rechnungsstatus in Echtzeit einsehen können.

• Niedrigeres Betrugsrisiko: Die automatisierte Rechnungsverarbeitung kann dazu beitragen, das Risiko von Betrug und nicht genehmigten Zahlungen zu verringern, indem verdächtige Rechnungen oder Zahlungsaufforderungen identifiziert werden.

Laut Niclas HedbergIn der Forschung wird der Einsatz von Entscheidungsunterstützung auf Basis von maschinellem Lernen bei der Rechnungsverarbeitung aufgrund ihrer Fähigkeit, Zeit zu sparen, kognitive Belastungen zu minimieren, die Kohärenz in der Buchhaltung zu verbessern, Fehler zu identifizieren und eine stärkere Automatisierung zu ermöglichen, positiv bewertet.

Fehler gehören der Vergangenheit an — Die KI für die Rechnungsverarbeitung von Infrrd ist da, um das Spiel zu ändern

Die fortschrittliche KI-gestützte Plattform von Infrrd automatisiert über 2,1 Millionen Varianten, spart wöchentlich über 64 Stunden menschlichen Arbeitsaufwand ein und verarbeitet jeden Monat über 1 Million Rechnungen. Das Unternehmen bietet eine einfache Lösung, um einen neuen Weg für den Rechnungsautomatisierungsprozess zu schaffen. Die Lösung von Infrrd erkennt gefälschte Rechnungen und stellt außerdem sicher, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen. Um die automatisierte Rechnungsverarbeitung zu verbessern, sind eine automatische Validierung und Genehmigung erforderlich.

Eine Überprüfung durch einen Menschen ist nicht erforderlich und gewährleistet auch die lückenlose Einhaltung der Lieferanten-SLAs. Infrrd bietet eine hundertprozentige Genauigkeit und eine vorlagenfreie Rechnung selbst für die komplexesten Rechnungen. Außerdem entfällt die manuelle Datenüberprüfung und -korrektur vollständig.

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