Wie Automatisierung den Extraktionsprozess von Belegdaten vereinfachen kann

Verabschieden Sie sich von mühsamer Dateneingabe und begrüßen Sie die Automatisierung. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, wie eine automatisierte Software zur Extraktion von Belegdaten Ihre Finanzprozesse vereinfachen und Ihr Geschäftsergebnis verbessern kann. Von der Erkennung verschiedener Sprachen und Währungen bis hin zur Gewährleistung von Datenschutz und Sicherheit — wir decken alles ab. Entdecken Sie die Vorteile des Einsatzes modernster Technologie zur Optimierung Ihres Extraktionsprozesses für Belegdaten und sparen Sie Zeit und Geld. Egal, ob Sie ein Kleinunternehmer oder ein Finanzfachmann sind, dieser Beitrag ist ein Muss. Machen Sie sich bereit, Ihre Finanzabläufe zu automatisieren und Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Verbringen Ihre Mitarbeiter zu viel Zeit mit dem Sammeln und Sortieren von Unterlagen und sind in der Monotonie gefangen, Ausgaben einzugeben und Belege beizufügen? In einer schnelllebigen, wettbewerbsintensiven Welt scheint das etwas verschwenderisch, nicht wahr?

Menschen sind die klügste und teuerste Ressourceninvestition, die Sie tätigen können. Wenn Sie ihre Zeit nicht so produktiv wie möglich gestalten, haben Sie ein Problem, das Aufmerksamkeit erfordert. Und wenn Extraktion von Belegdaten stiehlt ihnen zu viel Zeit, Automatisierung kann den Tag retten. Was viele Unternehmen nicht wissen, ist, dass Automatisierung nicht mehr das ist, was sie einmal war. Es ist jetzt viel besser. Fortschritte in der künstlichen Intelligenz und intelligente Datenerfassung Machen Sie die Automatisierung heute realisierbar, wo sie noch vor ein paar Jahren nicht war.

Eine einfache Quittung enthält wichtige Daten, die Ihre Geschäftsprozesse steuern. Stellen Sie sich vor, wie eine fehlende Quittung Ihr Unternehmen bei einem Audit gefährden kann oder wie ein fehlerbehaftetes Dokument Ihr Geld gefährden kann. Es ist eine große Verantwortung, Daten korrekt aus diesen Dokumenten herauszuholen.

Sie haben vielleicht effiziente Dateneingabeprofis engagiert, um die benötigten Daten zu lesen, zu verstehen und zu extrahieren, aber was ist, wenn Sie es mit einem großen Dokumentenvolumen oder unvorhersehbaren Volumenspitzen zu tun haben, die es schwierig machen, Personal kostengünstig zu besetzen? Informationen aus einem Stapel von Belegen zu lesen, erneut einzugeben oder sogar auszuwerten, kann ein umständlicher Prozess sein. Dies schwächt nicht nur die Buchhaltungstätigkeiten, sondern setzt Sie auch dem Risiko folgender Konsequenzen aus:

• Betrügerische Forderungen und doppelte Rechnungen
• Anfällige Aufzeichnungen
• Unbrauchbare Daten
• Zeitverbrauch
• Schlechte Einhaltung der Richtlinien

Behalten Sie diese Risiken im Hinterkopf. Vielleicht ist es an der Zeit, Ihre bestehenden manuellen Prozesse neu zu bewerten und die Umstellung auf eine automatisierte Datenextraktionslösung in Betracht zu ziehen.

Optimieren Sie Arbeitsprozesse mit einer modernen Datenextraktionsmethode

Wenn Quittungen in verschiedenen Größen, Layouts und Formaten vorliegen, kann die manuelle Methode ausfallen. Mitarbeiter können sich langweilen, wenn sie sich wiederholende Aufgaben erledigen, und sie verlieren sich, was zu unerwarteten und kostspieligen Fehlern führt. Schlimmer noch, Fehler können Nacharbeiten auslösen, die Ihren Mitarbeitern noch mehr Zeit und Produktivität rauben.

Dies erfordert eine intelligente Lösung, mit der sich wiederholende Aufgaben mühelos automatisiert werden können, sodass die Mitarbeiter ihre Zeit mit Dingen verbringen können, die wirklich wichtig sind, und Dinge tun können, die nur Menschen gut können. Moderne Lösungen können auch die Effizienz und Qualität steigern, indem sie automatisch in Echtzeit Policen überprüfen, doppelte und betrügerische Rechnungen erkennen und vieles mehr.

Bei der Automatisierung der Extraktion von Belegdaten geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen, sondern auch darum, die Datenqualität zu verbessern und Fehler zu reduzieren. „- Tony Mauro, Marketingleiter bei CloudFactory.

Und die Lösung ist... Automatisierung. Aber Moment, nicht alle Datenextraktionslösungen sind gleich. Stellen Sie sich zum Beispiel vor OCR. Es ist ein altes, aber zuverlässiges Pferd im Rennen der Automatisierung, und viele Unternehmen verwenden heute OCR, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren. OCR hat jedoch seine Grenzen — vor allem, wenn es darum geht, komplexe Dokumente zu bewältigen, die Tabellen, Stempel, Logos, Diagramme oder andere Komplikationen enthalten, die das Erkennen von Zeichen für eine Maschine schwieriger machen, als es auf den ersten Blick aussieht.

Automatisierung mit der Geschwindigkeit des WandelsInfrrd sah die Gelegenheit, mithilfe von KI bestehende Datenextraktionsprozesse zu verbessern, und entwickelte unsere fortschrittliche Intelligent Data Capture (IDC) -Technologie. IDC kombiniert fünf KI-Technologien, um eine Automatisierung bereitzustellen, die große Mengen an Informationen erfassen und synthetisieren kann, die für die Automatisierung ganzer Prozesse oder Arbeitsabläufe erforderlich sind.

Die IDC-Plattform erleichtert nicht nur die Datenextraktion, sondern bewältigt auch Herausforderungen in Bezug auf Genauigkeit, Zeitmanagement und Leistung. Die Plattform verwendet Funktionen für maschinelles Lernen, um wichtige Felder und Einzelposten wie Datum, Lieferantenname, Zahlungsart, Stadt, Bundesland, Steuern und Gesamtbetrag zu identifizieren und zu extrahieren, unabhängig von Vorlagen mit hoher Präzision. Maschinelles Lernen ermöglicht es der Plattform auch, zu lernen, sich anzupassen und zu verbessern, wenn Sie mehr Daten erfassen und Änderungen in der Dokumentenstruktur feststellen.

Was ist neu..

Infrrd bietet auch eine einfach zu integrierende mobile Funktionalität, die mit KI-Funktionen wie maschinellem Lernen und Verarbeitung natürlicher Sprache um Belegdaten auch auf Mobilgeräten zu extrahieren, ohne Kompromisse bei Qualität und Genauigkeit einzugehen. Die Anwendung ist einfach: Der Benutzer klickt mit der Telefonkamera auf ein Foto einer Quittung, die abgerechnet werden soll, und lädt sie zur Bearbeitung hoch. Dadurch werden die Daten von Belegen, die von einem Smartphone aufgenommen wurden, automatisch erkannt, erfasst und interpretiert.

Die verbesserte Bildvorverarbeitung ermöglicht eine deutliche Erhöhung der Erkennungsgenauigkeit und überwindet die üblichen Probleme, die die Extraktionsfunktionen beeinträchtigen, z. B. leicht zerknittertes Papier, unleserlicher Text, verschwommene und abgewinkelte Fotos. Selbst lange Belege stellen mit dem kein Problem dar Zusammenfügen von Bildern Funktion, die mehrere, sich überlappende Bilder zu einem kombiniert.

Das System ist ausgereift und in der Lage, eine große Menge an Belegen zu verarbeiten und mithilfe der IDC-Engine regelbasierte Extraktionen durchzuführen, um Felder wie Datum, Uhrzeit, Gesamtbetrag, Lieferantenname, Steuern sowie Einzelposten zu erfassen.

Um ein tieferes Verständnis von Intelligent Data Capture und seinen Funktionen zu erhalten, chatten Sie mit uns unter www.infrrd.ai.

Häufig gestellte Fragen zur Datenextraktion

Was ist Belegdatenextraktion und warum ist sie wichtig?

Die Extraktion von Belegdaten ist der automatisierte Prozess zur Erfassung wichtiger Informationen wie Datum, Uhrzeit, Lieferant und Betrag von einer Quittung oder Rechnung mithilfe von KI- und OCR-Technologien. Das spart Zeit, senkt die Kosten und verbessert die Genauigkeit im Vergleich zur manuellen Dateneingabe. Unternehmen profitieren von erhöhter Produktivität, effizientem Ausgabenmanagement, Datenanalyse, Compliance und Audits. Es optimiert Arbeitsabläufe, liefert wertvolle Einblicke und sorgt für transparente Finanztransaktionen.

Wie verbessert die automatische Extraktion von Belegdaten die Datengenauigkeit und reduziert Fehler?

Die automatische Extraktion von Belegdaten verbessert die Datengenauigkeit und reduziert Fehler, indem fortschrittliche KI- und OCR-Technologien genutzt werden. Diese Technologien können wichtige Informationen wie Datum, Händlername, Transaktionsbetrag und Artikeldetails präzise und mit hoher Präzision aus Belegen extrahieren. Im Gegensatz zur manuellen Dateneingabe, die anfällig für menschliche Fehler und Inkonsistenzen ist, gewährleistet die automatische Extraktion eine konsistente und zuverlässige Datenerfassung. Dadurch wird das Risiko von Tippfehlern, Fehlinterpretationen von handgeschriebenem Text und Übertragungsfehlern ausgeschlossen. Durch die Automatisierung des Prozesses können Unternehmen eine höhere Datengenauigkeit erreichen, Fehler minimieren und die allgemeine Zuverlässigkeit ihrer Finanzaufzeichnungen und Analysen verbessern.

Kann die Automatisierung alle Arten von Informationen aus einer Quittung oder Rechnung extrahieren?

Die Automatisierung kann die meisten wichtigen Informationen aus einer Quittung oder Rechnung extrahieren, z. B. den Namen des Anbieters, das Datum und den Gesamtbetrag. Es kann jedoch einige Informationen wie Einzellisten oder handschriftliche Notizen geben, für die möglicherweise ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.

Was sind die Herausforderungen bei der Automatisierung der Extraktion von Belegdaten?

Zu den Herausforderungen bei der Automatisierung der Extraktion von Belegdaten gehören Variationen in den Belegformaten, eine schlechte Bildqualität und die Notwendigkeit, mehrere Sprachen und Währungen zu verarbeiten.