Was ist Rechnungsverarbeitung? Definition, Schritte und Workflow-Diagramm

Ein wichtiger Aspekt der Budgetierung für viele Geschäftsaktivitäten ist der Umgang mit Rechnungen. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen wäre eine Bigband und jede Rechnung wäre eine Notiz, die in perfekter Harmonie erstellt werden muss. Aber es wird einige Herausforderungen geben. Eine Rechnung durchläuft vom Eingang bis zur Zahlung eine komplexe Reihe von Prozessen, die allesamt Genauigkeit, Präzision und Genauigkeit erfordern. Indem wir ihre Definition, Verfahren, Schwierigkeiten, bewährte Verfahren und das revolutionäre Potenzial automatisierter Systeme wie Infrrd untersuchen, können wir die Geheimnisse der Rechnungsverarbeitung lüften.

Was ist Rechnungsverarbeitung?

Die Bearbeitung von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Kreditorenbuchhaltung (AP) in Unternehmen, die die Grundlage für den Finanzaustausch zwischen Lieferanten und Kunden bilden. Dazu gehört die Einrichtung mehrerer Geschäftsverfahren, um Lieferantenrechnungen vom Eingang bis zur Zahlung abzuwickeln.

Wichtige Schritte bei der Rechnungsverarbeitung

Empfangen von Rechnungen: Rechnungen werden per E-Mail, Post oder elektronischen Rechnungssystemen an das Unternehmen gesendet. Die Bearbeitung der Rechnungen beginnt an diesem Punkt. Trotz der Herausforderungen erleichtert die elektronische Rechnungsstellung die Übertragung von Rechnungen in das Buchhaltungssystem eines Unternehmens.

Rechnungsprüfung: Alle Rechnungen werden auf Richtigkeit und Einhaltung der Vertragsbedingungen überprüft, sobald sie eingegangen sind. Wenn Sie die Angaben auf der Rechnung mit Bestellungen, Verträgen und Lieferbelegen abgleichen, wird der Überprüfungsprozess effizienter.

Genehmigungsworkflow: Nach der Genehmigung durchlaufen Rechnungen einen Genehmigungsworkflow, der interne Prozesse und Autorisierungsregeln festlegt. Möglicherweise ist eine Genehmigung durch Mitarbeiter aus einer oder mehreren Abteilungen erforderlich, bevor mit dem nächsten Schritt der Implementierung fortgefahren wird. Je nach den organisatorischen Regeln und Verfahren bleibt dieser Erhebungsprozess häufig an den vorgeschriebenen Standards hängen, einschließlich der Budgetzuweisungen der einzelnen Abteilungen oder Erstattungsbeschränkungen.

Dateneingabe: Zu Überwachungs- und Aufzeichnungszwecken werden eingegangene Rechnungen in die Buchhaltungssysteme des Unternehmens eingegeben. Bei der Dateneingabe ist eine genaue Dateneingabe erforderlich, um sicherzustellen, dass die Finanzdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferanteninformationen, Beschreibung des Einzelartikels, Menge, Stückpreis und Währung eingehalten werden

Mit Bestellungen (PO) und Quittung abgleichen: Rechnungen werden mit den entsprechenden Bestellbelegen abgeglichen, um zu bestätigen, dass die Zahlungsinformationen korrekt und vollständig sind. Das Unternehmen kann sicherstellen, dass Anfragen bezahlt und geliefert werden, Waren oder Dienstleistungen ein Rechnungsbetrag für diese Montage nur in Rechnung gestellt werden. Bevor der Prozess fortgesetzt wird, werden alle bei diesem Abgleich festgestellten Unstimmigkeiten überprüft und behoben.

Autorisierung der Zahlung: Rechnungen werden geprüft, genehmigt und hinsichtlich ihrer Zahlungsfähigkeit abgeglichen. In der Regel besteht dieses Verfahren darin, Vorauszahlungen von bestimmten Personen oder Abteilungen innerhalb des Unternehmens als Nachweis dafür zu erhalten, dass die Waren oder Dienstleistungen annehmbar entgegengenommen wurden und dass die Zahlung gemäß den Vertragsbedingungen fällig ist.

Zahlungsabwicklung: Nach der Autorisierung wird die Zahlung über die vom Unternehmen gewählte Zahlungsmethode abgewickelt, zu der Schecks, digitale Zahlungsmethoden oder elektronische Überweisung (EFT).

Abstimmung und Berichterstattung: Um die Richtigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten, vergleicht das Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlungen nach der letzten Zahlung mit den Verkäuferabrechnungen. Eine ausführliche Berichterstattung hilft dem Unternehmen dabei, Investitionsentscheidungen zu treffen, indem Kosten verfolgt, Cashflows überwacht und Ausgabenmuster analysiert werden.

Workflow-Diagramm für die Rechnungsverarbeitung

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Herausforderungen bei der Rechnungsverarbeitung

Menschlicher Fehler: Tippfehler, ungenaue Dateneingaben und Fehlinterpretationen von Rechnungsinformationen sind häufige Ursachen für menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe und -verarbeitung. Diese Fehler können neben anderen weitreichenden Auswirkungen zu ungenauen Finanzberichten, Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung und sogar zu Konflikten mit Anbietern führen.

Verzögerungen bei Genehmigungen: Zu den Herausforderungen im Genehmigungsprozess gehören komplexe, unvorhersehbare oder nicht genehmigte Genehmigungen. Verzögerungen, komplexe Lieferantenbeziehungen und Vergütungen — alle Verzögerungen sind potenzielle Folgen einer späteren Genehmigung.

Ausgleich von Unstimmigkeiten: Es kann schwierig sein, Rechnungen mit ihren Bestellungen (POs) und den zugehörigen Belegen abzugleichen, insbesondere wenn die Diskrepanzen auf Mengen- oder Preisänderungen zurückzuführen sind. Dieser arbeitsintensive manuelle Prozess kann zu Verzögerungen bei der Implementierung führen

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen stehen vor enormen Herausforderungen, wenn es darum geht, komplexe regulatorische Rahmenbedingungen und regulatorische Änderungen zu bewältigen, aber die Unternehmen müssen die Einhaltung der Finanzvorschriften, Steuervorschriften und Prüfungsanforderungen sicherstellen, um Bußgelder, Strafen und einen guten Ruf zu vermeiden.

Bewährte Methoden der Rechnungsverarbeitung

• Die automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert den Bedarf an menschlichem Eingreifen und beschleunigt die Genehmigung und vereinfacht die Herstellungsprozesse.
• Wenn Technologie zur Erfassung, Validierung und Aufbereitung von Daten eingesetzt wird, steigen Genauigkeit und Effizienz.
• Gut definierte Genehmigungsprozesse reduzieren Fehler und Verzögerungen im Genehmigungsprozess, indem Rechenschaftspflicht und Transparenz gewährleistet werden.
• Kontinuierliche Buchhaltungsprozesse gewährleisten die kontinuierliche Effizienz automatisierter Rechnungsverarbeitungsaktivitäten, indem sie dazu beitragen, Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
• Automatisierte Rechnungsverarbeitungsvorgänge, um Zeit und Geld zu sparen. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung können Rechnungen elektronisch erfasst, Bestellungen verglichen, Genehmigungen eingeholt, Zahlungen geplant und Zahlungen nachverfolgt werden
• Bevor Sie eine Rechnung genehmigen oder bezahlen, stellen Sie sicher, dass sie die richtigen Informationen enthält, wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Produktinformationen, Lieferanteninformationen, Steuerinformationen, Preisinformationen und Zahlungsinformationen

Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Kosteneinsparungen: Der Bedarf an manuellen Eingriffen wie Dateneingabe, Überprüfung und Genehmigung wird durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert und entfällt. Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung reduziert auch die Fehler und verringert die Wahrscheinlichkeit von Nacharbeiten oder verspäteten Zahlungsstrafen. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung wird auch dazu beitragen, die Gesamtkosten für die Unternehmen zu senken.

Verbesserte Genauigkeit: Die manuelle Rechnungsstellung erhöht die Anzahl der Fehler und führt zu unterschiedlichen Schwierigkeiten. Die Fehler, die bei der Bearbeitung von Rechnungen verursacht werden, führen zu falschen Finanzunterlagen und verspäteten Zahlungen. Das automatisierte Rechnungsverarbeitungssystem verwendet Technologien wie Optische Zeichenerkennung (OCR) und Algorithmen zur Datenüberprüfung zur zuverlässigen Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten, wodurch manuelle Arbeit vermieden und menschliche Fehler reduziert werden.

Schnelle Genehmigungen: Der Hauptvorteil der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist die schnellste Genehmigung. Die automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware beschleunigt den Prozess und liefert die Rechnungen an die richtigen Genehmigungsberechtigten. Bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung können vordefinierte Regeln erstellt werden, um sicherzustellen, dass die Rechnungen rechtzeitig genehmigt werden. Schnelle Genehmigungen verbessern die Beziehung zum Lieferanten und die Zahlungen werden pünktlich geleistet.

Verbessern Sie die Sichtbarkeit: Vom Eingang bis zur Zahlung bietet das Rechnungsverwaltungssystem einen Überblick in Echtzeit während des gesamten Rechnungsprozesses. Durch die Verfolgung der Kosten, die gezielte Ausrichtung der Ausgaben und das Treffen fundierter Entscheidungen können Unternehmen Einblicke in die Rechnungsstellung, ausstehende Genehmigungen und die Umsetzung der Zahlungsbedingungen gewinnen. Wenn Unternehmen Berichte und Analysen in Echtzeit nutzen können, können sie Ausgaben analysieren, Trends erkennen, die Effizienz steigern und Kosten senken. Sie werden ihre Zahlungsprozesse einfach rationalisieren und weiterentwickeln. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzen besser zu verwalten und Risiken zu reduzieren, indem sie Einblicke und Einblicke in die Zahlungsabwicklungsaktivitäten bietet.

Infrrd — Die beste automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware

Die Technologie der künstlichen Intelligenz (KI) von Infrrd verändert die Dimension der Rechnungsverarbeitung, indem sie die manuellen Aufgaben automatisiert. Infrrd kann Daten aus jedem Dokument extrahieren mit 100% ige Genauigkeit unter Verwendung der Algorithmen für maschinelles Lernen. Infrrd hilft Ihnen dabei, die Informationen, die Sie aus einer Rechnung benötigen, wie Artikel, Mengen, Preise und Lieferantendetails, zu erfassen und zu analysieren. Dies reduziert das Fehlerrisiko und macht die Eingabe menschlicher Daten überflüssig.

Infrrd hat eine einzigartige Qualität, die große Datenmengen analysiert, indem Algorithmen für maschinelles Lernen verwendet werden, um Muster und Trends zu finden. Auf diese Weise können Sie innerhalb von Sekunden ein Urteil fällen und Korrekturen vornehmen. Infrrd hat eine Flexibilität, die den Benutzern eine reibungslose und einfache Erfahrung ermöglicht. Unternehmen können Infrrd aufgrund seines benutzerfreundlichen Designs und seiner unkomplizierten Oberfläche einfach integrieren und einsetzen, was einen optimalen ROI und eine schnelle Genehmigung ermöglicht.

Unternehmen können wichtige Einblicke in ihre Rechnungsstellungsverfahren erhalten, indem sie die umfassenden Berichts- und Analysedienste von Infrrd nutzen. Mithilfe anpassbarer Berichte und Echtzeit-Dashboards können Unternehmen Leistungsindikatoren ins Visier nehmen, wichtige KPIs überwachen und Entwicklungsschwerpunkte aufzeigen. Unternehmen können die betriebliche Effektivität steigern und Kosten senken, indem sie die robusten Analysefunktionen von InfraRed nutzen. Um die Automatisierung Ihres Rechnungsstellungsprozesses zu gestalten und zu verbessern. Infrarot bietet die beste automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware auf dem Markt, die es Unternehmen ermöglicht, Produktion und Genauigkeit zu steigern und gleichzeitig Budgets zu optimieren und ein bisher unerreichtes Effizienzniveau zu erreichen.