Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) für die Transport- und Logistikautomatisierung

Ein reibungsloser Arbeitsablauf ist heute in jeder Branche von größter Bedeutung für den Erfolg. Wir sehen automatisierte Workflows in Hypotheken-, Versicherungs-, Finanz- und fast allen anderen Branchen.

Die Logistik ist jedoch einer der vielen Sektoren, in denen die Automatisierung am meisten profitieren kann. Es ist der größte Sektor der Welt, in dem Waren durch Transport, Lagerung, Bestandsverwaltung, Verpackung und Vertrieb effizient zwischen Städten und Ländern transportiert werden. Sie koordinieren die Transportmodi, planen Routen, verwalten Lagerhäuser, verfolgen den Bestand und sorgen für eine pünktliche Lieferung an die Kunden. Sie spielen eine entscheidende Rolle in der Lieferkette und stellen sicher, dass Waren pünktlich und kostengünstig ihren Bestimmungsort erreichen.

Der Logistik- und Transportsektor läuft weiter große Datenmengen von zahlreichen Aktivitäten, wie Fakturierung, Versand, Routing, Zollanmeldungen, Transportmanagementusw. Die benötigten Daten sind auf Proforma-Rechnungen, Zollformulare, Frachtbriefe, Etiketten, Packlisten und andere strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumenttypen verteilt. Alle Daten werden in Dateien und Ordnern gespeichert, die Papierdokumente, E-Mails, Excel-Dateien, Word-Dateien, PDFs und manchmal sogar gescannte Bilder enthalten.

Der ELEFANT im ZIMMER

Das entscheidende Problem ist, dass Logistik- und Transportunternehmen stark darauf angewiesen sind manuelle Dokumentenverwaltungs- und Dateneingabeaufgaben, die zeitaufwändig, fehleranfällig und arbeitsintensiv sind. Dies führt zu Ineffizienzen, Verzögerungen und erhöhten Betriebskosten.

Gemäß der 1-10-100-Regel der Dateneingabe

• $1 pro Datensatz — Die Kosten für die Überprüfung eines Datensatzes bei der Eingabe
• 10$ pro Datensatz — Die Kosten für die Behebung von Fehlern, nachdem sie erstellt wurden
• 100$ pro Datensatz pro Jahr — Die Kosten der Untätigkeit

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Jede Minute, die mit der manuellen Dokumentenverarbeitung verschwendet wird, führt zu hohen Betriebskosten und potenziellen Rückschlägen.

Intelligent Document Processing (IDP) ist ein Wendepunkt für die Logistik- und Transportbranche

Mit fortschrittlichen ML- und KI-Funktionen kann ein automatisiertes Logistikmanagementsystem einen umfassenden Logistikbetrieb automatisieren. Es ist ein wertvolles Tool, das eine genaue und optimierte Datenextraktion aus strukturierten, halbstrukturierten und unstrukturierten Logistikdokumenten bietet. Die KI-gestützte Automatisierung ist in der Lage, zu lernen und sich an Dokumenttypen, Layouts und unterschiedliche Datenstrukturen anzupassen, wodurch die Genauigkeit bei jedem Schritt erhöht wird.

Dokumentenverarbeitung in der Logistik

Die Logistikbranche hat täglich mit vielen Dokumenten zu tun, von Frachtbriefen bis hin zu Zollformularen. Die manuelle Bearbeitung dieser Dokumente kann jedoch entmutigend und anfällig für Fehler und Verzögerungen sein. IDP for Logistics bietet eine revolutionäre Lösung, die die Dokumentenverarbeitung automatisiert, Zeit spart, Fehler reduziert und die Effizienz verbessert.

Hier sind zehn wichtige Logistikdokumente, die mit Intelligent Document Processing (IDP) effizient automatisiert werden können:

• Frachtbrief (BoL)
• Air Cargo Manifeste
• Zolldokumente
• Nachweis der Lieferung
• Packlisten
• Versicherungsbescheinigungen
• Versandlisten
• Bestellungen
• Frachtrechnungen
• Gefahrgutdeklaration

Die manuellen Herausforderungen in den Bereichen Logistik und Transport verstehen

• Verzögerungen und Fehler

Die Mitarbeiter verbringen viel Zeit damit, Daten aus jedem Dokument einzeln zu sortieren und zu organisieren, was zu Dateneingabefehlern in Versanddetails, Adressen und Kundeninformationen, langsameren Bearbeitungszeiten und erhöhten Arbeitskosten führt.

• Hohe Betriebskosten

Die manuelle Dokumentenverarbeitung führt zu erhöhten Arbeitskosten, Ineffizienzen bei der Ressourcenzuweisung und verpassten Möglichkeiten für Kosteneinsparungsmaßnahmen.

• Schlechter Einblick in die Lieferkette

Da dies manuell erfolgt, gibt es keine Echtzeiteinblicke in den Lagerbestand, den Versandstatus und die Routenoptimierung, was die Entscheidungsfindung und die Reaktion auf Kundenanforderungen behindert.

• Eingeschränkte Zugänglichkeit — riesige Mengen

Schwierigkeiten beim Auffinden wichtiger Dokumente wie Frachtbriefe, Zollformulare und Liefernachweise, was zu Verzögerungen bei der Lösung von Kundenanfragen und -streitigkeiten führt. Außerdem behindert der Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung von Informationen, die in Papierdokumenten in verschiedenen Städten gespeichert sind, die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung.

• Vielfalt und Komplexität der Dokumente

Die unterschiedlichen Layouts und Formate von Logistikdokumenten wie Frachtbriefen (BoL), Rechnungen und Bestellungen verschiedener Anbieter führen zu Inkonsistenzen bei der manuellen Datenextraktion.

• Mangelnde Skalierbarkeit

Unflexible Systeme und Prozesse führten zu Engpässen. Es ist schwierig, den Betrieb zu skalieren, um der wachsenden Nachfrage gerecht zu werden, ohne in zusätzliche Ressourcen zu investieren, da man auf manuelle Prozesse angewiesen ist, die zeitaufwändig und fehleranfällig sind.

• Sicherheits- und Compliance-Risiko

Das papiergestützte Dokumentenmanagement birgt Risiken. Ohne automatisierte Systeme zur Nachverfolgung und Verwaltung von Dokumenten ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Schutz vertraulicher Informationen ein Problem.

Die Logistik- und Transportbranche steht vor zahlreichen Herausforderungen, die Wachstum und Rentabilität behindern. Hinzu kommt, dass traditionelle und veraltete Lösungen nicht die Effizienz und Agilität bieten, die im heutigen Wettbewerbsumfeld erforderlich sind.

5 veraltete Ansätze, die für die Logistikbranche nicht ausreichen

• Herkömmliche Routenplanungssoftware: Herkömmliche Routenplanungssoftware wurde zwar zur Optimierung von Transportrouten entwickelt, es fehlten ihr jedoch häufig die Funktionen zur Datenintegration in Echtzeit und prädiktive Analysefunktionen, was zu suboptimalen Routenentscheidungen und ineffizienter Ressourcenzuweisung führte.
• Ältere Flottenmanagementsysteme: Herkömmliche Flottenmanagementsysteme bieten zwar grundlegende Funktionen für die Verfolgung von Fahrzeugen und die Überwachung der Fahreraktivitäten, bieten jedoch keine umfassenden Einblicke in die Kraftstoffeffizienz, die Fahrzeugwartungsplanung und die Fahrerleistung, was die Bemühungen zur Steigerung der Betriebseffizienz behindert.
• Herkömmliche Versandmethoden: Herkömmliche Versandmethoden, die auf manuellen Kommunikationskanälen wie Telefonanrufen und E-Mails basieren, sind anfällig für Verzögerungen, Missverständnisse und Fehler, was die rechtzeitige Zuweisung von Aufgaben und die Koordination der Logistikabläufe behindert.
• Tabellenkalkulationsbasierte Bestandsverwaltung: Obwohl Tabellenkalkulationssysteme ein Standardtool für die Bestandsverwaltung sind, fehlen ihnen Automatisierungsfunktionen und eine Echtzeitsynchronisierung mit dem Lagerbetrieb, was zu Inventarungenauigkeiten, Fehlbeständen und ineffizienten Auftragsabwicklungsprozessen führt.
• Papiergestützte Dokumentationsprozesse: Wenn Sie sich auf papiergestützte Dokumentationsprozesse verlassen, wie z. B. handschriftliche Lieferbelege und manuelle Unterlagen für die Zollabfertigung, führt dies zu zeitaufwändigen Dateneingabeaufgaben, Verzögerungen bei der Informationsverarbeitung und einem erhöhten Risiko von Fehlern und Compliance-Problemen.

Herkömmliche Lösungen für die Dokumentenverarbeitung reichen nicht mehr aus, um den Anforderungen der modernen Logistikbranche gerecht zu werden. Diese veralteten Technologien sind ineffizient, fehleranfällig und können mit der Dynamik der Logistikabläufe nicht Schritt halten.

Logistik- und Transportabläufe, die IDP revolutionieren kann

Automatisierte Logistiklösungen bieten eine revolutionäre Lösung für die Herausforderungen der Logistik- und Transportbranche. Von der Auftragsabwicklung bis zur Bestandsverwaltung kann IDP den Logistikbetrieb effizient gestalten.

1. Verwaltung von Dokumenten: IDP optimiert die Bearbeitung und Verarbeitung verschiedener Dokumente im Zusammenhang mit Logistikvorgängen, darunter Frachtbriefe, Rechnungen, Zollformulare, Manifeste und Liefernachweise. Durch die automatische Erfassung, Kategorisierung und Extraktion von Daten aus diesen Dokumenten reduziert IDP den manuellen Dateneingabeaufwand, minimiert Fehler und verbessert die Organisation und den Abruf von Dokumenten.

2. Bearbeitung der Bestellung: IDP automatisiert die Bearbeitung von Kundenbestellungen vom Auftragseingang bis zur Erfüllung. Durch das Extrahieren von Bestelldetails aus eingehenden Dokumenten wie Bestellungen und Kaufverträgen beschleunigt IDP die Auftragserfassung, reduziert die Bearbeitungszeiten und gewährleistet die Genauigkeit bei der Auftragserfüllung, was zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und Kundenbindung führt.

3. Sendungsverfolgung und Überwachung: IDP verbessert den Überblick über Sendungsstatus und -orte in Echtzeit, indem es automatisch Sendungsverfolgungsinformationen aus Spediteurdokumenten, Versandetiketten und Lieferbestätigungen erfasst und aktualisiert. Auf diese Weise können Logistikunternehmen Sendungen proaktiv überwachen, potenzielle Verzögerungen oder Probleme erkennen und Kunden zeitnah auf dem Laufenden halten, wodurch Transparenz und Serviceverlässlichkeit verbessert werden.

4. Bestandsverwaltung: IDP optimiert die Bestandsverwaltungsprozesse, indem es die Erfassung und Analyse von Wareneingängen, Packlisten und Inventarberichten automatisiert. Es hilft, Fehlbestände zu minimieren, die Kosten für die Lagerung von überschüssigem Inventar zu reduzieren und die Umschlagsraten zu verbessern, indem Lagerbestände, Standorte und Bewegungen in Echtzeit genau verfolgt werden.

5. Lieferantenmanagement und Compliance: IDP erleichtert das Lieferantenmanagement und die Einhaltung von Vorschriften durch die Automatisierung der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen, Verträgen und Compliance-Dokumenten. Durch die automatische Überprüfung von Lieferanteninformationen, den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und das Erkennen von Unstimmigkeiten oder Nichteinhaltung von Vorschriften optimiert IDP die Arbeitsabläufe bei der Lieferantenaufnahme und Rechnungsgenehmigung und stellt die Einhaltung der vertraglichen und behördlichen Anforderungen sicher.

6. Einhaltung von Zoll- und behördlichen Vorschriften: IDP hilft dabei, die Einhaltung von Zollbestimmungen, Handelsgesetzen und Industriestandards sicherzustellen, indem es die Bearbeitung von Zollanmeldungen, Import-/Exportdokumenten und behördlichen Unterlagen automatisiert. IDP hilft dabei, Compliance-Risiken zu minimieren, Verzögerungen beim Zoll zu minimieren und Strafen oder Bußgelder zu vermeiden, indem die Compliance-relevanten Informationen aus diesen Dokumenten korrekt interpretiert und validiert werden.

7. Finanzmanagement und Abrechnung: IDP kann Finanzmanagement- und Abrechnungsprozesse optimieren, indem es die Extraktion und Validierung von Rechnungsinformationen aus Rechnungen, Versanddokumenten und Zahlungsbelegen automatisiert. Durch die Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung, die Verbesserung der Rechnungsgenauigkeit und die Erleichterung eines schnelleren Zahlungsabgleichs verbessert IDP das Cashflow-Management, reduziert Abrechnungsfehler und stärkt die Finanzkontrollen.

Das automatisierte Logistikmanagementsystem ermöglicht es Unternehmen, Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken, die Genauigkeit zu verbessern und die Effizienz zu steigern, indem wichtige Geschäftsprozesse automatisiert werden.

Wie Covantis von der Logistikautomatisierungslösung von Infrrd profitierte

Ein Beispiel aus der Praxis für die Implementierung von Infrrd IDP in der Logistikbranche ist Covantis, eine globale Plattform für den Handel mit landwirtschaftlichen Rohstoffen. Durch die Nutzung des Logistikautomatisierungssystems von Infrrd war Covantis in der Lage, die Dokumentenverarbeitung zu automatisieren, die Effizienz zu verbessern und die Transparenz in der Lieferkette zu erhöhen. Schauen Sie sich an, wie sie ihre Herausforderungen mit Infrrd IDP bewältigt haben.

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Vorteile automatisierter Logistik- und Transportabläufe mit Infrarot

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Die IDP-Lösungen von Infrrd bieten zahlreiche Vorteile für Logistik- und Transportunternehmen. Von verbesserter Genauigkeit und Effizienz bis hin zu verbesserter Compliance und Sicherheit ermöglichen die IDP-Lösungen von Infrrd Unternehmen, ihre Geschäftstätigkeit auf die nächste Stufe zu heben.

100% ige Genauigkeitsgarantie: Die fortschrittlichen ML-Algorithmen und Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache von Infrrd gewährleisten eine hundertprozentig genaue Datenextraktion aus strukturierten, unstrukturierten und halbstrukturierten Dokumenten, einschließlich handgeschriebener und schlecht gescannter Dokumente.

Verarbeitung ohne Berührung: Die erste NTP-Lösung der Branche. Die vollautomatische Dokumentenverarbeitung macht menschliches Eingreifen überflüssig. Mit Infrrd gibt es keine manuelle Dateneingabe oder Extraktion mehr.

Maßgeschneiderte Anpassung: Verfeinern und passen Sie unseren Algorithmus an jeden Geschäftsfall an. Erzielen Sie eine 100-prozentige Extraktionsgenauigkeit für jedes Papier, unabhängig von Format, Dokumenttyp oder Komplexität. Wir stellen eine intelligente Lösung mit benutzerdefinierten Dokumentvorlagen und branchenspezifischen Algorithmen zusammen, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Zuverlässige Skalierbarkeit für Dokumentenvolumen: Infrrd automatisiert durchgängige Prozesse, ohne dass Ressourcen eingestellt werden müssen. Sie können mühelos schwankende Dokumentenmengen bewältigen und so einen reibungslosen Betrieb auch bei Spitzenbelastungen sicherstellen.

Nahtlose Integration: Mit der API-Integrationsfähigkeit von Infrrd integrieren wir uns nahtlos in alle vorhandenen Systeme und verbessern Ihre betriebliche Agilität.

Wirtschaftlichkeit: Infrrd IDP bietet langfristige Kosteneinsparungen und ROI-Potenzial im Vergleich zu manuellen Prozessen oder alternativen Lösungen. Es reduziert Arbeitskosten, Fehlerquoten und betriebliche Ineffizienzen und verbessert so die Rentabilität und den Wettbewerbsvorteil.

Technischer Support und Wartung: Die umfassenden Support- und Wartungspakete von Infrrd gewährleisten zeitnahe Unterstützung bei technischen Problemen, Updates oder Anpassungsanforderungen. Unser engagiertes Support-Team mit Fachkenntnissen in der IDP-Technologie beantwortet Kundenanfragen effektiv.

Datensicherheit und Compliance: Unsere Verschlüsselungsprotokolle gewährleisten Vertraulichkeit und schützen sensible Daten, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen. Infrrd IDP gewährleistet die Konsistenz der Vorschriften, indem es Daten automatisch anhand von Vorschriften validiert und so das Risiko von Verstößen und rechtlichen Komplikationen reduziert.

Die Implementierung von IDP-Lösungen kann eine Herausforderung sein, aber der proaktive Ansatz von Infrrd hilft Unternehmen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Durch die Berücksichtigung von Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz sowie die Bereitstellung umfassender Schulungen und Unterstützung gewährleistet Infrrd einen nahtlosen Integrationsprozess für seine IDP-Lösungen.

Die perfekte Lösung: Infrarot für die Logistikautomatisierung

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist ein Wendepunkt für die Logistik- und Transportbranche. Die Logistikautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, Abläufe zu rationalisieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, indem sie die Dokumentenverarbeitung automatisieren und Einblicke in den Geschäftsbetrieb in Echtzeit gewähren. Mit den automatisierten Logistiklösungen von Infrrd können Logistik- und Transportunternehmen ihr volles Potenzial entfalten und in der heutigen schnelllebigen Welt der Konkurrenz immer einen Schritt voraus sein.