Die 7 besten Softwarelösungen für die Rechnungsautomatisierung des Jahres 2025

Stell dir das vor - es ist Monatsende. Ihr Finanzteam ist unter einem Berg von Rechnungen begraben, die manuell Einzelposten eingeben, Summen abgleichen, Genehmigungen einholen und wieder einmal zu spät kommen. Das ist keine Ausnahme. Für die meisten Unternehmen ist dies die Norm.

Wenn Sie also versuchen, aus diesem ineffizienten Muster auszubrechen oder nach der richtigen Rechnungsautomatisierungssoftware suchen, sind Sie bei uns genau richtig. In diesem Blog werden wir die im Jahr 2025 auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen für die Rechnungsautomatisierung untersuchen, was sie sind, warum sie wichtig sind und wie Sie die beste Rechnungsautomatisierungssoftware für Ihr Unternehmen auswählen können. In diesem Blog werden Sie lesen -

• Was ist Rechnungsautomatisierungssoftware
  
• Warum es für moderne Finanzteams von entscheidender Bedeutung ist
  
• So funktioniert's
  
• Allgemeine Einwände und Mythen
  
• Echte Geschäftsergebnisse
  
• Warum Infrrd als eine der besten Softwareplattformen für die Rechnungsautomatisierung auf dem Markt gilt
  
• So sieht die Zukunft der Rechnungsverarbeitung aus
  
  Lass uns eintauchen.

Was ist Rechnungsautomatisierungssoftware?

Die Rechnungsautomatisierungssoftware ist eine Lösung, die Rechnungsdaten automatisch erfasst, extrahiert, verifiziert und weiterleitet, sodass keine manuelle Dateneingabe oder Genehmigung erforderlich ist. Mithilfe von IDP oder ML OCR kann sie:

• Lesen Sie jedes Rechnungsformat (PDF, gescanntes Bild, E-Mail-Anhang)
  
• Extrahieren Sie strukturierte und unstrukturierte Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferantenname, Einzelposten und Steuern.
  
• Validieren Sie die Daten anhand Ihrer Geschäftsregeln.
  
• Rechnungen mit Bestellungen oder Quittungen abgleichen (2-Wege-, 3-Wege- oder sogar 4-Wege-Abgleich)
  
• Rechnungen an Genehmigungsberechtigte weiterleiten
  
• Verbuchen Sie Einträge in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem

Stellen Sie sich das so vor, als ob Sie Ihren AP-Prozess auf Autopilot schalten — mit integrierten Steuerungen und Intelligenz.

Warum bewegt sich die Welt weg von der manuellen Rechnungsverarbeitung

Die manuelle Verarbeitung ist veraltet, kostspielig und riskant. Dennoch verlassen sich viele Unternehmen immer noch darauf.

Lassen Sie uns entpacken, warum das so ein Problem ist:

• Hohe Arbeitskosten: Es kostet durchschnittlich 13,11$ pro Rechnung zur manuellen Bearbeitung
  
• Langsame Bearbeitungszeit: Rechnungen dauern im Durchschnitt 14 Tage ohne Automatisierung zu verarbeiten.
  
• Fehleranfällig: Studien zeigen, dass die manuelle Rechnungsverarbeitung eine Fehlerrate von bis zu 8 bis 12%.
  
• Schlechte Sichtbarkeit: Papier- und PDF-Rechnungen gehen in Posteingängen und Schreibtischschubladen verloren. Es gibt keinen Prüfpfad.
  
• Schlechte Erfahrung mit dem Anbieter: Verzögerungen und Fehler führen zu verpassten Zahlungen und beschädigten Beziehungen.

Und das sind nur die betrieblichen Auswirkungen. Der wahre Verlust ist strategischer Art — AP-Teams, die bei der Dateneingabe feststecken, können bei Cashflow-Prognosen, Lieferantenverhandlungen oder Frühzahlungsrabatten nicht helfen.

So funktioniert die Rechnungsautomatisierungssoftware

So sieht moderne Rechnungsautomatisierungssoftware unter der Haube aus:

1. Intelligente Erfassung

KI liest Rechnungen aus jedem Format — PDFs, Bilder, Scans, EDI-Feeds. Sie scannt nicht nur, sie versteht auch Layout, Kontext und Variationen.

2. Datenextraktion

Mithilfe von maschinellem Lernen werden alle relevanten Datenfelder abgerufen: Rechnungsnummer, Bestellnummer, Datum, Summe, Steuer, Währung und Einzelposten.

3. Geschäftsregeln und Validierung

Jedes Feld wird anhand voreingestellter Regeln überprüft. Stimmt die Bestellnummer überein? Ist der Steuersatz für diese Region gültig? Summieren sich die Summen?

4. Matching und Ausnahmen

Das System ordnet die Rechnung der richtigen Bestellung oder Quittung zu. Jede Nichtübereinstimmung oder jeder ungewöhnliche Fall wird als Ausnahme gekennzeichnet, die von einem menschlichen Mitarbeiter überprüft werden muss.

5. Weiterleitung der Arbeitsabläufe

Genehmigte Rechnungen werden automatisch an die richtigen Genehmigungsberechtigten weitergeleitet, basierend auf Hierarchie-, Abteilungs- oder Betragsgrenzwerten.

6. Verbuchung ins ERP

Nach der Genehmigung wird die Rechnung in Ihr Finanzsystem übertragen — SAP, Oracle, QuickBooks, NetSuite, was auch immer.

Vorteile der erweiterten Rechnungsverarbeitung

Zusätzlich zu den Standardfunktionen der Rechnungsautomatisierung bietet die Automatisierung auf fortgeschrittenem Niveau zusätzliche Vorteile, mit denen Unternehmen schneller skalieren können, wie zum Beispiel:

AP-Einblicke in Echtzeit

Dashboards zeigen Live-Cashflow, Rechnungsstau und Rabattmöglichkeiten und helfen Finanzverantwortlichen, schnellere Entscheidungen zu treffen.

Abfragen in natürlicher Sprache

„Zeige mir alle unbezahlten Rechnungen über 10.000$ aus dem letzten Quartal.“ Es sind keine Berichte erforderlich, fragen Sie einfach das System.

Proaktive Warnmeldungen

AI-Agenten benachrichtigen AP, wenn ein Anbieter die Bankdaten geändert hat, eine Bestellung abläuft oder ein Betrugsverdacht besteht.

Prädiktive Liquiditätsplanung

KI prognostiziert, wann große Abflüsse bevorstehen, und hilft den Treasury-Teams dabei, genauer zu planen.

Universelles E-Invoicing

Angesichts der Tatsache, dass die Regierungen auf elektronische Rechnungsstellungsmandate drängen, wird die Automatisierung nicht optional sein. Sie wird erforderlich sein.

Unternehmen, die jetzt investieren, werden weit vorne liegen, wenn diese Veränderungen eintreten.

Wie unterscheidet sich OCR von Advanced Invoice Processing?

Kurze Antwort: nein.

OCR (Optical Character Recognition) ist nur ein winziger Teil des Puzzles. Es wandelt Bilder in Text um, hat aber keinen Kontext oder Logik.

• OCR erkennt möglicherweise den Text „3.258,00$“, kann aber nicht erkennen, ob es sich um eine Zwischensumme oder eine Summe handelt.
  
• Es kann nicht überprüft werden, ob die Steuer korrekt ist oder ob eine Bestellung erfüllt wurde.
  
• Es kann keine Duplikate kennzeichnen, Betrug erkennen oder Rechnungen dynamisch weiterleiten.
  

Software zur Rechnungsautomatisierung geht weit über OCR hinaus. Es ist eine KI, die an Millionen von Rechnungen trainiert wurde. Sie versteht Struktur, Geschäftsregeln, Abgleichslogik und Ausnahmen. Wenn OCR eine Lesebrille ist, ist eine Rechnungsautomatisierungssoftware ein voll ausgebildeter Buchhalter.

Was ist mit RPA? Kann das dasselbe tun?

RPA (Robotic Process Automation) kann helfen, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, aber es interpretiert unstrukturierte Daten nicht gut. Es eignet sich hervorragend zum Einloggen in Portale, zum Kopieren/Einfügen von Daten, aber nicht zum Lesen, Interpretieren und Validieren einer Vielzahl von Rechnungsformaten.

Die Kombination von RPA mit Rechnungsautomatisierungssoftware kann leistungsstark sein. Sie erfüllen jedoch sehr unterschiedliche Rollen. Bei der Rechnungsautomatisierung geht es darum, Dokumente zu verstehen und nicht nur darum, Klicks nachzuahmen.

Beste Softwarelösungen für die Rechnungsautomatisierung

Nachdem wir uns mit den Grundlagen der Rechnungsautomatisierung befasst haben, wollen wir uns eingehender mit den beste Tools zur Rechnungsautomatisierung auf dem Markt für 2025.

Bevor wir mit dem Vergleich beginnen, hier eine kurze Anmerkung: Jedes Tool hat seine eigenen Stärken. Was für ein Unternehmen gut funktioniert, passt möglicherweise nicht zu einem anderen. Die Effizienz von jedem Software zur Rechnungsautomatisierung hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. von der Größe Ihres Unternehmens, den Arten von Rechnungen, die Sie bearbeiten, und Ihrem spezifischen Anwendungsfall. Dennoch ist es immer ratsam, in ein Tool zu investieren, das sich an die individuellen Regeln Ihres Unternehmens anpassen kann und Flexibilität bei der Anpassung bietet. Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund jedes Tool einzeln untersuchen.

1. Infrrd — Entwickelt für Rechnungsinformationen auf Unternehmensebene

Infrarot preisgekrönt Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) Die Plattform wurde speziell für die realen Herausforderungen von Unternehmen entwickelt Bearbeitung von Rechnungen. Anstatt sich auf starre Vorlagen zu verlassen, die oft kaputt gehen, wenn sich Formate ändern, verwendet Infrrd vortrainierte Modelle für maschinelles Lernen, die das Layout von Dokumenten verstehen und sich automatisch anpassen. Dies macht es ideal für Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Rechnungsformaten verschiedener Anbieter zu tun haben.

Was macht Infrarot Herausragend ist die Fähigkeit, detaillierte Details wie Einzelposten, Steuern und Gesamtbeträge mit hoher Genauigkeit zu extrahieren, selbst aus komplexen oder inkonsistenten Rechnungsformaten. Es unterstützt auch den dreifachen und vierfachen Abgleich, sodass Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Quittungen und Verträgen abgeglichen werden können.

Wenn etwas nicht stimmt, verwendet die Plattform einen Human-in-the-Loop-Ansatz, um Ausnahmen zu überprüfen, ohne die Dinge zu verlangsamen. Sie lässt sich auch nahtlos in wichtige ERP-Systeme wie SAP, Oracle und NetSuite integrieren.

Mit Unterstützung für SLA-basierte Verarbeitung, integrierter Validierung, vollständigen Prüfprotokollen und erweiterter Ausnahmebehandlung hilft Infrrd Finanzteams dabei, Rechnungsabläufe zu rationalisieren, manuelle Fehler zu reduzieren und die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern — und das alles bei gleichzeitiger müheloser Skalierung bei steigendem Rechnungsvolumen.

Warum Infrrd hervorsticht:

• Keine Vorlagen erforderlich: Vortrainiert in Millionen von Rechnungsformaten
  
• Unterstützt mehrzeilige, mehrseitige Rechnungen mit hoher Genauigkeit
  
• Integrierte SLA-Verwaltung für zeitkritische Verarbeitung
  
• Unterstützt 2-, 3- und 4-Wege-Matching
  
• Ausnahmebehandlung mit Human-in-the-Loop
  
• Nahtlose ERP-Integrationen (SAP, Oracle, NetSuite, Dynamics usw.)
  

Was die Nutzer von Infrrd berichten:

• Datengenauigkeit von über 98%
  
• 8x schnellere Verarbeitung
  
• Kostensenkung um mehr als 90%
  
• Go-Live in Wochen, nicht Monaten
  

Für Unternehmen, die nach dem suchen beste Rechnungsautomatisierungssoftware Mit Flexibilität, Genauigkeit und Skalierbarkeit erfüllt Infrrd jedes Kästchen.

Häufig gestellte Fragen zur Invoice Automation Platform und zur Infrrd-Lösung

Die Rechnungsautomatisierungssoftware von Infrrd wurde sorgfältig unter Berücksichtigung der tatsächlichen Belange der Rechnungsbearbeitungsteams entwickelt und stellt sicher, dass sie zur Arbeitsweise der Teams passt und das liefert, was sie am dringendsten benötigen. Hier sind einige der häufigsten Fragen und Herausforderungen, die Infrrd mit Leichtigkeit lösen kann.

„Unsere Rechnungen sind zu komplex, als dass eine Software sie bearbeiten könnte.“

Die Lösung von Infrard: Genau dafür wurde Infrrd gebaut. Unsere KI ist darauf trainiert, hochkomplexe Rechnungsstrukturen zu verwalten, die mehrseitig, mehrzeilig, mehrsprachig und von Hunderten verschiedener Anbieter stammen. Und das Beste daran: Sie funktioniert ohne Vorlagen, sodass Sie die Regeln nicht jedes Mal neu erstellen müssen, wenn sich ein Format ändert.

„Wir befürchten, die Kontrolle über den Prozess zu verlieren.“

‍Die Lösung von Infrard: Mit Infrrd erhalten Sie tatsächlich mehr Kontrolle. Jede Rechnungsaktion wird verfolgt, jede Ausnahme wird gekennzeichnet und jeder Schritt wird aus Gründen der Überprüfbarkeit protokolliert. Unsere Human-in-the-Loop-Funktion stellt sicher, dass Sonderfälle geprüft werden, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen.

„Die Integration mit unseren bestehenden Systemen wird schwierig sein.“
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Die Lösung von Infrard: Ganz und gar nicht. Infrrd bietet Plug-and-Play-APIs und native Konnektoren für große ERPs wie SAP, Oracle und NetSuite. Sie müssen Ihr aktuelles Setup nicht überarbeiten — wir passen uns mit minimaler Unterbrechung an Ihre bestehenden Systeme an.

Wie hebt sich die Rechnungsverarbeitungsplattform von Infrrd von den anderen ab?

Infrrd bietet eine einzigartig leistungsstarke Kombination aus KI, Flexibilität und Unternehmensfähigkeit:

Vortrainierte KI

Die Engine von Infrrd wurde anhand von Millionen von Rechnungsmustern trainiert, sodass sie sofort einsatzbereit ist — es ist keine Erstellung von Vorlagen erforderlich.

Parsen von Einzelposten

Es liest nicht nur Header. Infrrd versteht Einzelposten, Steuern, Gebühren und Codes — selbst bei komplexen oder unregelmäßigen Rechnungsformaten.

Regelbasierte Verarbeitung

Definieren Sie Ihre eigenen Regeln — INFRRD setzt sie automatisch durch. Ob es darum geht, internationale Rechnungen zu kennzeichnen oder Frachtkosten zu trennen, Sie legen die Logik fest.

Behandlung von Ausnahmen

Infrrd markiert und priorisiert nur die Rechnungen, die menschliche Aufmerksamkeit benötigen, sodass sich Ihr AP-Team auf das konzentrieren kann, was wirklich wichtig ist.

SLA-Management in Echtzeit

Müssen Rechnungen über 50.000$ innerhalb von 24 Stunden genehmigt werden? Infrarot-Weiterleitungen und Eskalationen basieren auf Ihren SLA-Richtlinien.

Mehrwege-Matching

Unterstützt 2-Wege-, 3-Wege- und sogar 4-Wege-Abgleich mit PoS, GRNs und Vertragsbedingungen.

Nahtlose ERP-Integration

Infrrd lässt sich in SAP, Oracle, NetSuite, Microsoft Dynamics und maßgeschneiderte Systeme integrieren — kein aufwändiger Arbeitsaufwand erforderlich.

Die Kunden von Infrrd werden in der Regel innerhalb von Wochen, nicht Monaten, live geschaltet und sehen vom ersten Tag an einen Mehrwert.

Quantifizierung des ROI von Rechnungsautomatisierungssoftware

Wägen Sie immer noch die Kosten ab? Schauen wir uns den potenziellen ROI an.

2. Tipalti — Automatisierung mit Fokus auf globale Verbindlichkeiten

Tipalti bietet starke Automatisierungsfunktionen, insbesondere für globale Massenzahlungen. Es ist Software zur Rechnungsautomatisierung optimiert das Onboarding, die Einhaltung von Steuervorschriften und Auszahlungen in mehreren Währungen.

Wo es zu kurz kommt:

• Konzentriert sich stark auf die Zahlungsabwicklung und nicht auf die Rechnungsextraktion
  
• Weniger flexibel für Rechnungen ohne Bestellung oder komplexe Einzelpostenstrukturen
  
• Eingeschränkte KI-Anpassung für unternehmensspezifische Regeln
  

Tipalti ist eine gute Wahl, wenn globale Zahlungen für Sie oberste Priorität haben, aber für Unternehmen, die robuste Rechnungsinformationen, möglicherweise fehlt es an der Tiefe, die Tools wie Infrrd bieten.

3. Airbase (von Paylocity) — Ausgabenmanagement mit AP Automation

Airbase ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die AP-Automatisierung als Teil eines umfassenderen Finanz-Toolsets umfasst.

Vorteile:

• Spesenmanagement und Rechnungserfassung auf einer Plattform
  
• Nützlich für KMUs mit <500 Mitarbeitern
  

Nachteile:

• Nicht ideal für große Unternehmen oder Strukturen mit mehreren Entitäten
  
• Die Rechnungsverarbeitung ist regionsbeschränkt
  
• Steile Lernkurve und eingeschränkter Onboarding-Support
  
• Mangelt es an Flexibilität für hochvolumige, komplexe Rechnungsworkflows
  
  

Airbase bietet zwar eine übersichtliche Benutzeroberfläche und solide Funktionen zur Ausgabenkontrolle, aber Software zur Rechnungsautomatisierung Es fehlt an der Leistung und Präzision, die von hochkarätigen AP-Teams benötigt werden.

4. Coupa — Stark in der Beschaffung, eingeschränkt in der Benutzerfreundlichkeit

Coupa ist bekannt für seinen Ansatz, bei dem die Beschaffung an erster Stelle steht, und für seine von der Community betriebene KI. Das Unternehmen bietet elektronische Rechnungsstellung und AP-Automatisierung als Teil seiner umfassenderen Ausgabenmanagement-Suite an.

Vorteile:

• KI-Assistent (Coupa Navi) zur Unterstützung
  
• Funktionen von der Beschaffung bis zur Bezahlung
  

Nachteile:

• Nicht benutzerfreundlich—häufige Beschwerden über das Interface-Design
  
• Eingeschränkte Unterstützung für Dateitypen für Rechnungen
  
• Die Anpassungsmöglichkeiten sind minimal.
  
• Der Kundensupport wird als unterdurchschnittlich bewertet in Nutzerrezensionen.
  
  

Für Unternehmen, die Coupa bereits für die Beschaffung verwenden, kann das Fakturierungs-Add-on ein logischer Schritt sein. Aber als eigenständiges Software zur Rechnungsautomatisierung, es bietet möglicherweise nicht die Benutzerfreundlichkeit oder den Funktionsumfang, den andere bieten.

5. Rho — Leichte AP-Automatisierung mit Bankintegration

Rho ist ein neuer Marktteilnehmer, der Finanzautomatisierung mit Business Banking kombiniert.

Vorteile:

• Keine Abonnementgebühren
  
• Schnelles Scannen und Abgleichen von Rechnungen
  

Einschränkungen:

• Kein dreiseitiger Abgleich
  
• Fehlende Unterstützung für Entitäts- und multiregionale Verarbeitung
  
• Bietet keine robusten Funktionen für komplexe Rechnungslayouts oder Ausnahmen
  
  

Die Einfachheit von Rho ist für Startups oder schlanke Teams attraktiv. Es entspricht jedoch nicht den Bedürfnissen von Unternehmen, die das suchen beste Rechnungsautomatisierungssoftware mit anpassbarer KI und tiefgreifender regelbasierter Automatisierung.

6. Tungsten Automation (ehemals Kofax) — InvoiceAgility für dokumentenzentrierte Workflows

Wolframs Agilität der Rechnungsstellung bietet Dokumentenautomatisierung mit KI-Unterstützung über seine Tungsten Copilot-Funktion.

Vorteile:

• ERP-Integrationen mit SAP, Oracle und Dynamics
  
• KI-gestützte Trendanalyse
  

Herausforderungen:

• Teure Lizenzstufen
  
• Nicht intuitive Oberfläche
• Erfordert Programmierkenntnisse zu optimieren
  
• Lange Lernkurve, insbesondere für nicht-technische Teams
  
  

Tungsten eignet sich für Unternehmen mit großen IT-Teams und Zeit für eine tiefgreifende Implementierung. Wenn Sie jedoch eine schnelle Bereitstellung, einfache Bedienung und hohe Genauigkeit suchen, ist dies möglicherweise nicht die am leichtesten zugängliche Lösung.

7. Docsumo — Starke OCR, begrenzter Fokus auf Rechnungen

Docsumo begann als KI-Plattform für Dokumente und erweiterte sich später auf die Rechnungsverarbeitung.

Stärken:

• Vortrainierte OCR für Dokumenttypen
  
• API-basierte Integration mit CRMs, ERPs
  

Schwächen:

• Rechnungs-KI erfordert Schulung und funktioniert von Haus aus nicht gut.
  
• Probleme mit der hohen Variabilität der Rechnungslayouts
  
• Ungenaue Extraktionen, wenn die KI nicht fein abgestimmt ist
  
• Am besten geeignet für einfache, strukturierte Rechnungsformate
  

Docsumo ist effektiv für kleine Unternehmen, die grundlegende OCR benötigen. Für die Rechnungsautomatisierung auf Unternehmensebene fehlen jedoch erweiterte Abgleich-, Anpassungs- und durchgängige AP-Funktionen.

Lobende Erwähnung: Sage Intacct — Vollwertige Buchhaltung mit etwas Automatisierung

Sage Intacct ist eine zentrale Buchhaltungssuite mit integrierter KI-gestützter Rechnungsverarbeitung.

Was es gut macht:

• Automatischer Abgleich und Entwurfserstellung für AP-Einträge
  
• Unterstützt Ausgabenlimits und Audit-Trails
  
  

Was ist zu beachten:

• Teuer und funktionsreich
  
• Steile Lernkurve
  
• Änderungen nach der Implementierung sind komplex und erfordern oft die Beteiligung des Anbieters.
  

Wenn Ihr Unternehmen Sage Intacct bereits für die Buchhaltung verwendet, bieten die Automatisierungsfunktionen einen Mehrwert. Aber als eigenständiges Software zur Rechnungsautomatisierung, es kann mehr sein, als Sie benötigen, oder es ist zu langsam, um es für schnell wechselnde Teams zu konfigurieren.

Letzte Gedanken: Verarbeiten Sie Rechnungen nicht einfach, überlisten Sie sie

Bei der Rechnungsautomatisierungssoftware geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, sie zu entlasten. Um strategischer vorzugehen. Genauer. Proaktiver. Die alte Art der Rechnungsbearbeitung? Es kostet Ihr Unternehmen mehr als Sie denken. Wenn Sie ernsthaft daran interessiert sind, das Finanzwesen zu transformieren — und einen Partner zu finden, der mit Ihnen skaliert —, dann ist es an der Zeit, sich die beste Rechnungsautomatisierungssoftware auf dem Markt anzusehen. Infrrd kann Ihnen dabei helfen. Unsere Plattform wurde für Unternehmen entwickelt, die Flexibilität, Intelligenz und Geschwindigkeit benötigen, ohne dass dies komplex ist.
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