Wenn Unternehmen wachsen, steigt auch die Anzahl der Rechnungen, die sie erhalten. Und mit jeder neuen Rechnung geht eine neue Chance für Effizienz oder Fehler einher.
Das ist wo Erfassung von Rechnungsdaten kommt rein.
Es geht nicht mehr nur darum, papierlos zu werden. Es geht darum, Finanzteams zu befähigen, schneller, intelligenter und mit weniger Fehlern zu arbeiten. Die herkömmliche Rechnungsverarbeitung beinhaltet langsame, manuelle Arbeitsabläufe. Aber heute ist die intelligente Automatisierung wegweisend, und Unternehmen, die hinterherhinken, riskieren, sowohl an Geschwindigkeit als auch an Einsparungen zu verlieren.
Dieser Artikel befasst sich eingehend mit dem Erfassung von Rechnungsdaten heißt, wie Scannen und Erfassen von Rechnungen funktionieren und warum sie für die Zukunft der Finanzgeschäfte von entscheidender Bedeutung sind. Bleiben Sie dran — am Ende stellen wir die skalierbare KI-Lösung vor, der führende Unternehmen vertrauen, um die Probleme bei der Rechnungsverarbeitung ein für alle Mal zu beseitigen.
Was ist Rechnungsdatenerfassung?
Erfassung von Rechnungsdaten ist der Prozess, bei dem strukturierte Informationen wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten, Einzelposten, Steuerbeträge und Summen aus Rechnungen extrahiert und diese Daten in ERP- oder Kreditorenbuchhaltungssystemen nutzbar gemacht werden.
Traditionell mussten Teams diese Daten manuell lesen und eingeben. Es war langsam, mühsam und fehleranfällig.
60% von AP-Fachleuten Trotz der Verfügbarkeit von Automatisierungstools geben Sie Rechnungen immer noch manuell in ihre Buchhaltungssoftware ein.
Dann kam Scannen und Erfassen von Rechnungen Werkzeuge, die OCR (Optical Character Recognition) verwenden. Diese Tools halfen beim Scannen physischer Rechnungen und beim Abrufen von Daten. OCR allein war jedoch nicht in der Lage, unstrukturierte Formate oder handgeschriebenen Text zu verarbeiten.
Die besten Systeme von heute gehen über OCR hinaus und nutzen KI und ML-basiertes IDP, um Muster intelligent zu erkennen, sich an neue Formate anzupassen und sich mit jeder verarbeiteten Rechnung zu verbessern. Der globale Markt für Rechnungsverarbeitungssoftware wird voraussichtlich von 25,3 Milliarden US-Dollar im Jahr 2024 auf 98,4 Milliarden US-Dollar bis 2032, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 18,5% entspricht.
Erstklassige Kreditorenabteilungen nutzen Automatisierung, um Rechnungen zu verarbeiten 81% schneller als diejenigen, die sich auf manuelle Methoden verlassen.
Warum die Erfassung von Rechnungsdaten heute wichtiger denn je ist
Angesichts des wachsenden Rechnungsvolumens und der Tatsache, dass Anbieter immer vielfältigere Formate verwenden, benötigen Finanzteams Tools, die Schritt halten können. Die Vorteile von Erfassung von Rechnungsdaten gehen weit über die Automatisierung hinaus.
Verbesserte Geschwindigkeit und Genauigkeit
Manuelle Prozesse sind langsam und fehleranfällig. Im Gegensatz dazu extrahieren und validieren automatisierte Systeme Daten in Sekunden. Erstklassige AP-Abteilungen, die Automatisierung nutzen, verarbeiten Rechnungen 81% schneller als diejenigen, die sich auf manuelle Methoden verlassen.
Bessere Kostenkontrolle
Die Automatisierung reduziert die Kosten pro Rechnung, indem der manuelle Aufwand minimiert, Fehler reduziert und Genehmigungen beschleunigt werden. Dadurch können sich die AP-Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
Finanzielle Transparenz in Echtzeit
Durch die sofortige Erfassung der Daten erhalten Finanzteams Einblick in den Cashflow, ausstehende Verbindlichkeiten und die Lieferantenleistung.
Bessere Audit-Trails
Jede gescannte Rechnung, alle erfassten Daten und jeder Genehmigungsschritt werden digital dokumentiert, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Prüfungen zu vereinfachen.
Manuelle oder automatische Rechnungsdatenerfassung
Lassen Sie uns das aufschlüsseln:
Es ist klar: Egal, ob Sie 500 oder 50.000 Rechnungen pro Monat verarbeiten, Automatisierung ist der intelligentere Weg.
So funktioniert die Erfassung von Rechnungsdaten
Gehen wir durch die Moderne Scannen und Erfassen von Rechnungen prozess:
1. Aufnahme von Dokumenten
Rechnungen kommen per E-Mail, PDF, gescannten Kopien oder sogar handschriftlichen Formularen ein.
2. Intelligente Datenextraktion
KI identifiziert wichtige Rechnungsfelder — wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Einzelposten, Steuersummen — und extrahiert sie präzise, auch wenn das Layout variiert.
3. Validierung der Daten
Extrahierte Daten werden mit Bestellungen abgeglichen, Gesamtsummen werden überprüft und Inkonsistenzen werden zur Überprüfung gekennzeichnet.
4. Weiterleitung der Genehmigung
Validierte Rechnungen werden zur Genehmigung an die entsprechenden Stakeholder weitergeleitet und mit ERP- oder Buchhaltungssystemen synchronisiert.
Die wichtigsten Vorteile des Scannens und der Datenerfassung von Rechnungen
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist langsam, fehleranfällig und in großem Maßstab nicht nachhaltig. Durch das Scannen von Rechnungen und die automatische Erfassung von Daten können Unternehmen ihre Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung transformieren. Moderne KI-gestützte Tools extrahieren Rechnungsinformationen sofort und vermeiden so mühsame Dateneingabe- und Verarbeitungsengpässe. Dies führt zu schnelleren Bearbeitungszeiten und deutlich weniger Fehlern. Im Folgenden sind die wichtigsten Vorteile des Scannens und der Datenerfassung von Rechnungen aufgeführt, die alle zu einem effizienteren und strategischeren AP-Betrieb beitragen.
Geschwindigkeit im großen Maßstab
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ist erheblich schneller als die manuelle Eingabe. Darüber hinaus skaliert das System mühelos und kann Tausende von Rechnungen pro Monat verarbeiten, ohne dass zusätzliches Personal erforderlich ist. Wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Sie nicht mehr AP-Mitarbeiter einstellen — die Software nimmt das zusätzliche Volumen einfach auf. Das Ergebnis? Schnellere Lieferantenzahlungen, weniger verspätete Gebühren und ein Finanzgeschäft, das wächst, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen.
KI-gestützte Genauigkeit
Intelligent Document Processing (IDP) nutzt maschinelles Lernen und KI, um jede Rechnung mit zunehmender Präzision zu lesen. Von Anfang an lernt das System und passt sich an Ihre Dokumentenformate an, wodurch die Genauigkeit bei jeder verarbeiteten Rechnung verbessert wird.
Im Gegensatz zu herkömmlichen OCR-Vorlagen verbessert sich die KI von Infrrd kontinuierlich. Sie erkennt automatisch verschiedene Layouts, Begriffe und Sprachen und minimiert Tippfehler, fehlende Felder und Lesefehler. Kurz gesagt, je mehr Rechnungen das System verarbeitet, desto intelligenter wird es — und desto zuverlässiger werden Ihre Finanzdaten.
Kohärenz
Die Automatisierung stellt sicher, dass jede Rechnung dieselben Regeln und Validierungsschritte durchläuft. Unabhängig von Anbieter, Format oder Sprache wird jede Rechnung einheitlich behandelt. Sobald die Daten erfasst sind, fließen sie direkt in Ihre ERP- und Finanzunterlagen, ohne dass eine erneute manuelle Eingabe erforderlich ist. Dadurch werden Diskrepanzen zwischen Ihrem AP-System und dem Hauptbuch vermieden.
Die integrierte KI passt sich an verschiedene Formate und Sprachen an, sodass die Software globale Rechnungen zuverlässig verarbeiten kann. Die systemübergreifende Konsistenz macht die Berichterstattung, den Abgleich und die Einhaltung von Vorschriften einfacher und genauer.
Bessere Konformität
Jeder Schritt in einem automatisierten Arbeitsablauf wird protokolliert, was Audits und die Einhaltung von Vorschriften erleichtert. Automatisierte AP-Systeme führen detaillierte Audit-Trails und ermöglichen eine Überwachung in Echtzeit. Sie erhalten eine klare Aufzeichnung darüber, wer was wann getan hat — eine manuelle Nachverfolgung ist nicht erforderlich.
Die Software kennzeichnet auch doppelte Rechnungen oder ungewöhnliche Gebühren, indem sie sie mit historischen Daten vergleicht. Genehmigungsrichtlinien und Zugriffskontrollen werden durchgesetzt, um sicherzustellen, dass Rechnungen dem richtigen Arbeitsablauf entsprechen. Prüfer können mit einem einzigen Klick auf die Rechnungshistorie zugreifen, und Finanzteams können bei Bedarf Berichte erstellen. Infolgedessen sinken Fehler, Betrugsrisiken und Compliance-Verstöße dramatisch.
Stärkung des Finanzteams
Wenn Sie die manuelle Dateneingabe eliminieren, haben Sie Ihrem AP-Team mehr Zeit, um wertvollere Aufgaben zu erledigen. Anstatt Stunden damit zu verbringen, Daten einzugeben, können sich die Teams darauf konzentrieren, Trends zu analysieren, Ausnahmen zu lösen, die Lieferantenbedingungen zu verbessern und den Cashflow zu verwalten.
Unternehmen, die Automatisierung implementieren, berichten häufig, dass ihre Teams von grundlegenden administrativen Rollen zu strategischen Mitarbeitern übergehen. Im Durchschnitt verbringen die Finanzteams einen Großteil ihrer Zeit mit der Dateneingabe, um Fachexperten für den gesamten Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung zu werden.
Zusammengenommen machen diese Vorteile das Scannen und Erfassen von Daten von Rechnungen zu einem Wendepunkt für die Unternehmensfinanzierung. Eine schnellere, genauere und konsistentere Rechnungsverarbeitung in Kombination mit integrierten Prüfprotokollen macht aus einer einst mühsamen Aufgabe einen strategischen Vorteil. Das Ergebnis sind weniger Fehler, reibungslosere Prüfungen, engere Lieferantenbeziehungen und ein Finanzteam, das sich auf Erkenntnisse statt auf Dateneingabe konzentriert.
Wichtige Funktionen, auf die Sie in einem Tool zur Erfassung von Rechnungsdaten achten sollten
- KI + Maschinelles Lernen: Geht mit kontextbezogenem Verständnis über OCR hinaus
- Unterstützung mehrerer Formate: Funktioniert mit gescannten Dokumenten, PDFs, E-Mails — sogar mit handschriftlichen Notizen
- Validierung und Ausnahmebehandlung: Kennzeichnet Unstimmigkeiten, doppelte Rechnungen oder fehlende Daten
- ERP-Integration: Nahtlose Synchronisation mit SAP, Oracle, QuickBooks usw.
- Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: SOC2, GDPR und rollenbasierter Zugriff integriert
- Analytik: Aufschlussreiche Dashboards für Bearbeitungszeiten, Engpässe und Einsparungen
Herausforderungen bei der Umsetzung — und wie man sie löst
Integration mit älteren Systemen
Suchen Sie nach einem Anbieter (wie Infrrd), der API-basierte Integration und vorgefertigte Konnektoren unterstützt.
Variabilität des Dokuments
Vermeiden Sie vorlagenbasierte Systeme. Wählen Sie stattdessen Tools mit KI-gestützter Intelligenz Scannen und Erfassen von Rechnungen die sich an verschiedene Layouts anpassen.
Widerstand gegen Veränderungen
Schulen Sie Benutzer frühzeitig, zeigen Sie schnelle Erfolge und positionieren Sie die Automatisierung als Möglichkeit, Teams zu unterstützen — nicht zu ersetzen.
So wechseln Sie reibungslos zur automatisierten Rechnungsdatenerfassung
- Aktuelle Prozesse abbilden: Identifizieren Sie Lücken, Engpässe und Fehlerpunkte
- Führen Sie ein Pilotprojekt durch: Fangen Sie klein an — mit einem Lieferanten oder einem Rechnungstyp.
- Arbeiten Sie mit Stakeholdern zusammen: Inklusive Finanzen, Beschaffung und IT
- Wählen Sie den richtigen Anbieter: Priorisieren Sie KI-, Integrations- und Compliance-Funktionen
- Trainiere und kommuniziere: Zeige das „Warum“, nicht nur das „Wie“
Warum Infrrd die intelligentere Wahl für die Erfassung von Rechnungsdaten ist
Infrarot ist ein anerkannter Marktführer in Erfassung von Rechnungsdaten und Scannen und Erfassen von Rechnungen. Die Plattform von Infrrd basiert auf fortschrittlicher IDP-Technologie und ermöglicht es Unternehmen, dokumentenintensive Arbeitsabläufe mit überragender Genauigkeit zu digitalisieren, zu verstehen und zu automatisieren.
Was zeichnet Infrrd aus?
- Dokumentenextraktion ohne Vorlage
Machen Sie sich keine Gedanken mehr über Rechnungsformate. Infrrd verwendet maschinelles Lernen, um Daten aus jedem Layout zu extrahieren — es sind keine Vorlagen erforderlich. - Unabhängig vom Dokument
PDF, Scan, E-Mail-Anhang oder Foto — Infrrd verarbeitet alles mit Leichtigkeit. - Benutzerdefinierte Geschäftsregeln
Konfigurieren Sie Regeln, die auf Ihre individuellen Validierungsanforderungen zugeschnitten sind — Doppelprüfungen, Feldabgleiche, Ausnahmen und mehr. - ERP-fähig
Lässt sich problemlos in führende ERP-Plattformen und Finanzsysteme integrieren. - Durchgängige Audit-Trails
Infrrd protokolliert jede Aktion und bietet Ihnen so vollständige Transparenz und Rückverfolgbarkeit für Audits. - Integrierte Analytik
Messen Sie die Bearbeitungszeiten, identifizieren Sie Engpässe und optimieren Sie die Genehmigungszyklen von Rechnungen.
Infrarot Kunden haben gemeldet, dass die Bearbeitungszeiten von Rechnungen von Tagen auf Minuten gesunken sind, und das mit einer Genauigkeit von über 95% vom ersten Tag an.
Auf den Punkt gebracht
Die Erfassung von Rechnungsdaten ist kein „nettes Extra“ mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit für moderne Finanzabläufe. Von Kosteneinsparungen über Compliance bis hin zu Transparenz — die Vorteile sprechen für sich.
Und da der globale Markt für Rechnungsverarbeitungssoftware voraussichtlich einbrechen wird 98,4 Milliarden US-Dollar bis 2032, Unternehmen, die heute investieren, werden morgen führend sein. Egal, ob Sie gerade erst anfangen oder Ihre Automatisierungsstrategie aktualisieren möchten, Infrrd bietet eine leistungsstarke, bewährte Plattform, um die Arbeitsweise Ihres AP-Teams zu modernisieren. Sind Sie bereit, Ihren Arbeitsablauf zu rationalisieren und das Rechnungschaos zu beseitigen?
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Priyanka Joy ist Produktautorin bei Infrrd und nähert sich Automatisierungstechnik wie eine neugierige Detektivin. Mit ihrer Liebe zur Recherche und zum Geschichtenerzählen verwandelt sie technische Tiefe in Klarheit. Wenn sie nicht schreibt, vertieft sie sich in Tanz, Theater oder schreibt an ihrer nächsten Erzählung.
Häufig gestellte Fragen
Software zur Überprüfung und Prüfung von Hypotheken ist ein Sammelbegriff für Tools zur Automatisierung und Rationalisierung des Prozesses der Kreditbewertung. Es hilft Finanzinstituten dabei, die Qualität, die Einhaltung der Vorschriften und das Risiko von Krediten zu beurteilen, indem sie Kreditdaten, Dokumente und Kreditnehmerinformationen analysiert. Diese Software stellt sicher, dass Kredite den regulatorischen Standards entsprechen, reduziert das Fehlerrisiko und beschleunigt den Überprüfungsprozess, wodurch er effizienter und genauer wird.
IDP verarbeitet effizient sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten, sodass Unternehmen relevante Informationen aus verschiedenen Dokumenttypen nahtlos extrahieren können.
KI verwendet Mustererkennung und Natural Language Processing (NLP), um Dokumente genauer zu klassifizieren, selbst bei unstrukturierten oder halbstrukturierten Daten.
IDP nutzt KI-gestützte Validierungstechniken, um sicherzustellen, dass die extrahierten Daten korrekt sind, wodurch menschliche Fehler reduziert und die allgemeine Datenqualität verbessert wird.
IDP (Intelligent Document Processing) verbessert die Audit-QC, indem es automatisch Daten aus Kreditakten und Dokumenten extrahiert und analysiert und so Genauigkeit, Konformität und Qualität gewährleistet. Es optimiert den Überprüfungsprozess, reduziert Fehler und stellt sicher, dass die gesamte Dokumentation den behördlichen Standards und Unternehmensrichtlinien entspricht, wodurch Audits effizienter und zuverlässiger werden.
Wählen Sie eine Software, die fortschrittliche Automatisierungstechnologie für effiziente Audits, leistungsstarke Compliance-Funktionen, anpassbare Audit-Trails und Berichte in Echtzeit bietet. Stellen Sie sicher, dass sie sich gut in Ihre vorhandenen Systeme integrieren lässt und Skalierbarkeit, zuverlässigen Kundensupport und positive Nutzerbewertungen bietet.
