Der Begriff „Digitale Transformation“ umfasst ein ganzes Spektrum von Aufgaben und Umwälzungen, die Unternehmen derzeit zur Sicherstellung der Geschäftskontinuität zu digitalisieren suchen.
Neben der Implementierung KI-gestützter Cloud-Ökosysteme und intelligenter ERPs beinhalten Initiativen zur digitalen Transformation auch eine Transformation der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente verwalten und speichern.
Ein entscheidender Schritt ist die Einführung intelligenter Dokumentenverarbeitung in der digitale Transformation und Innovation Initiativen. Diese Technologie kann dokumentenbezogene Arbeitsabläufe und Prozesse verbessern und so die Cybersicherheit, die betriebliche Effizienz und die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens für die Zukunft stärken.
In Zahlen ausgedrückt Marktberichte gehen wir davon aus, dass der Wert intelligenter Dokumentenverarbeitung im Jahr 2027 voraussichtlich 5,2 Milliarden US-Dollar erreichen wird, was einer blitzschnellen jährlichen Wachstumsrate von 37,5% entspricht (2022—2027). Die Zahlen spiegeln die Notwendigkeit wider, dass Unternehmen die Art und Weise, wie ihre strukturierten und unstrukturierten Dokumente verarbeitet werden, neu definieren müssen.
Wie genau beantwortet intelligente Datenverarbeitung die drei Hauptprioritäten der digitalen Transformation? Lass es uns herausfinden.
Stärkung der Cybersicherheit: Schutz digitaler Vermögenswerte
Laut Ciscos Index zur Vorbereitung auf Cybersicherheit 2023, nur etwa 15% der Unternehmen weltweit sind angemessen auf Cyberkatastrophen vorbereitet, um die Folgen zu bewältigen. Inzwischen haben rund 60% dieser Unternehmen in den letzten 12 Monaten Cybersicherheitsverletzungen erlebt. Die Zahlen sind nicht günstig.
Digitale Transformation und Cybersicherheit gehen Hand in Hand, wenn das volle Potenzial der neuen Technologien ausgeschöpft werden soll. Es gibt einige wichtige Herausforderungen und Bedrohungen, die die digitalen Ressourcen eines Unternehmens gefährden:
- Soziale Technik
- Schadsoftware
- Uneingeschränkter Zugriff
- Fehlende DAM-Systeme
- Rechte und Verbindlichkeiten
- Aufbewahrung
Dokumente bilden das Rückgrat einer Organisation — Verträge, Formulare, Vereinbarungen, Mietverträge usw. — und wenn sie digitalisiert werden, sind sie anfällig für Cyberbedrohungen. Die Risiken und Sicherheitslücken, die mit der physischen Natur von Dokumenten verbunden sind, sind jedoch noch stärker gefährdet.
Intelligente Dokumentenverarbeitungssysteme verfügen über ein hohes Maß an Datenverschlüsselungs- und Schutzprotokollen. Viele dieser Lösungen bieten eine Echtzeitüberwachung der Benutzer, die derzeit mit der Datenbank beschäftigt sind.
Um die digitalisierte Dokumentation noch besser zu schützen, bieten IDPs fortschrittliche Authentifizierungsverfahren und zahlreiche Zugriffskontrollen für einen optimierten Zugriff auf digitale Ressourcen. Die Plattformen wenden Multifaktor-Authentifizierung und automatische Richtlinieneinhaltung am Zugriffspunkt an, wodurch der nachgelagerte Prozess abgesichert wird.
Zunehmende Innovation: Förderung von Wachstum und Wettbewerbsvorsprung
Innovation ist der Kern der digitalen Transformation — das ständige Streben nach verbesserter Verarbeitung, Arbeitsabläufen, Zusammenarbeit und Datenmanagement.
Vor der Welle der digitalen Transformation verfügten traditionelle Methoden zur Dokumentation der Verarbeitung über engagierte Mitarbeiter, die sich mit dem Studium und der Interpretation von Unternehmensdokumenten beschäftigten. Innovative Methoden nutzen jedoch die heute verfügbaren Technologien, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Innovation bedeutet, neue und effizientere Methoden zur Verarbeitung von Dokumenten zu erkunden. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von IDP-Systemen können Unternehmen datengestützte Entscheidungen treffen. Beispielsweise kann eine KI-gestützte Vertragsanalyse Unternehmen dabei helfen, Chancen für eine kontinuierliche Geschäftstätigkeit oder potenzielle Fallstricke zu erkennen.
KI-fähige IDP-Systeme mit kontinuierlicher Integration und agilen Entwicklungstechniken ermöglichen es Unternehmen, den gesamten Dokumentenmanagementprozess zu beschleunigen und so eine zusätzliche Effizienz zu erzielen.
Beseitigung betrieblicher Ineffizienz: Rationalisierung von Prozessen
Was sind die Hauptprobleme von Organisationen in Bezug auf den Umgang mit Dokumenten?
Manuelle Eingabe und fragwürdige Datengenauigkeit.
Diese beiden Aspekte stellen eine eklatante Lücke zwischen der gewünschten Betriebseffizienz und Leistung bei der Verarbeitung digitaler oder physischer Dokumente dar. Der proportionale Anstieg des Datenvolumens mit der Digitalisierung und der erweiterten digitalen Präsenz hat die Datenteams eines Unternehmens vor neue Herausforderungen gestellt.
Laut einem VentureBeat-Bericht, 75% der Datenteams in Unternehmen glauben, dass ihre Unternehmen jährlich etwa 43,5 Millionen US-Dollar für schlechtes Datenmanagement und -wartung zahlen. Die Auswirkungen ineffizienter Dokumentationen in Unternehmen reichen tiefer ins Innere des Kaninchenlochs:
- Manuelle Eingriffe in die Dokumentenverarbeitung erhöhen den Ressourcenverbrauch für automatisierbare Aufgaben.
- Bei der manuellen Bearbeitung von Dokumenten besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit von Fehleingaben, Informationsverlusten, nicht standardisierten Eingaben und Zeitbeschränkungen.
- Es kommt zu einem erheblichen Produktivitätsverlust, wenn Mitarbeiter mit sich wiederholenden Aufgaben im Umgang mit Dokumenten beschäftigt werden.
Um die Vorteile der digitalen Transformation wirklich in vollem Umfang nutzen zu können, müssen intelligente Datenverarbeitungssysteme eingreifen. IDP-Systeme bieten nicht nur eine einfache Automatisierung für die Erfassung, Analyse und Prognose von Daten, sondern standardisieren auch die Eingabe der Dokumentdaten, sodass jedes Bit der extrahierten Informationen einer allgemein erkennbaren/standardisierten Datenstruktur untergeordnet wird. IDP macht menschliches Eingreifen durch intelligente Automatisierung überflüssig, reduziert den Ressourcenbedarf und steigert gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter bei anderen wichtigen Aufgaben.
Die Tools zur Prozessautomatisierung ermöglichen es Datenexperten, Prozesse und Workflows zu entwerfen, um die Ressourcennutzung zu optimieren. Darüber hinaus helfen die Analysefunktionen der IDP-Tools bei der Prognose und Mustererkennung, sodass ähnliche Dokumente schneller verarbeitet werden können.
Zusammenfassung: Transformation von Organisationen mit IDP
Cybersicherheit, betriebliche Effizienz und Innovation sind die drei Säulen der digitalen Transformation. Das ultimative Ziel der digitalen Transformation besteht darin, Geschäftsprozesse zu erreichen, die sicher, optimiert und agil genug sind, um sich bei Bedarf weiterzuentwickeln.
Die digitale Transformation hat den Dokumentationsprozessen von Organisationen einen Schritt hinterherhinkt. Intelligente Dokumentenverarbeitungssysteme haben das Potenzial, dies zu ändern, und zwar durch:
- Das spart Zeit und Ressourcen für Unternehmen.
- Erhöhen Sie die Kapazität zur Dokumentenverarbeitung drastisch.
- Verbessern Sie die Datengenauigkeit erheblich.
- Integrieren Sie kollaborative Umgebungen in digitalisierte Dokumente (wie Verträge).
- Bieten Sie umsetzbare Erkenntnisse (wie Ablauferinnerungen, Rechnungswarnungen usw.)
Bei der intelligenten Dokumentenverarbeitung geht es nicht nur darum, die Dokumente zu digitalisieren, sondern auch deren Geschäftswert zu steigern.
Häufig gestellte Fragen
Eine QC-Checkliste vor der Finanzierung besteht aus einer Reihe von Richtlinien und Kriterien, anhand derer die Richtigkeit, Einhaltung und Vollständigkeit eines Hypothekendarlehens überprüft und verifiziert werden, bevor Mittel ausgezahlt werden. Sie stellt sicher, dass das Darlehen den regulatorischen Anforderungen und internen Standards entspricht, wodurch das Risiko von Fehlern und Betrug verringert wird.
IDP verarbeitet effizient sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten, sodass Unternehmen relevante Informationen aus verschiedenen Dokumenttypen nahtlos extrahieren können.
Ja, IDP kann Dokumenten-Workflows vollständig automatisieren, vom Scannen über die Datenextraktion und Validierung bis hin zur Integration mit anderen Geschäftssystemen.
IDP nutzt KI-gestützte Validierungstechniken, um sicherzustellen, dass die extrahierten Daten korrekt sind, wodurch menschliche Fehler reduziert und die allgemeine Datenqualität verbessert wird.
Eine QC-Checkliste vor der Finanzierung ist hilfreich, da sie sicherstellt, dass ein Hypothekendarlehen vor der Finanzierung alle regulatorischen und internen Anforderungen erfüllt. Das frühzeitige Erkennen von Fehlern, Inkonsistenzen oder Compliance-Problemen reduziert das Risiko von Kreditmängeln, Betrug und potenziellen rechtlichen Problemen. Dieser proaktive Ansatz verbessert die Kreditqualität, minimiert kostspielige Verzögerungen und stärkt das Vertrauen der Anleger.
IDP (Intelligent Document Processing) verbessert die Audit-QC, indem es automatisch Daten aus Kreditakten und Dokumenten extrahiert und analysiert und so Genauigkeit, Konformität und Qualität gewährleistet. Es optimiert den Überprüfungsprozess, reduziert Fehler und stellt sicher, dass die gesamte Dokumentation den behördlichen Standards und Unternehmensrichtlinien entspricht, wodurch Audits effizienter und zuverlässiger werden.
