Beste OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung

Rechnungen sind das Lebenselixier jedes Unternehmens, aber sie manuell zu bearbeiten, kann sich wie eine nie endende Aufgabe anfühlen. Zwischen Stapeln von PDF-Dateien, per E-Mail versendeten Anhängen und gescannten Papierrechnungen verbringen die Teams der Kreditorenbuchhaltung (AP) Stunden damit, Daten zu finden, einzugeben und zu überprüfen. Es ist langsam, fehleranfällig und teuer.

Dort ist der am besten OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung tritt ein. Die OCR-Technologie kann Daten aus Rechnungen automatisch lesen und extrahieren und unübersichtliche Dokumente in saubere, strukturierte Informationen verwandeln, die für Ihr Buchhaltungssystem bereit sind. Aber nicht alle OCR-Tools sind gleich aufgebaut. Einige konzentrieren sich auf Geschwindigkeit, andere auf Genauigkeit, und einige gehen über die Texterkennung hinaus und bieten echte Automatisierung.

Wenn Sie Ihre Rechnungsabläufe optimieren möchten, kann die Wahl der richtigen OCR-Software den Unterschied zwischen ständiger Brandbekämpfung und reibungslosen, freihändigen Abläufen ausmachen Rechnungsverarbeitung.

Was ist Invoice OCR

OCR der Rechnung (Optische Zeichenerkennung für Rechnungen) ist eine Technologie, die automatisch wichtige Daten wie Lieferantennamen, Rechnungsnummern, Daten und Summen von gescannten oder digitalen Rechnungen erfasst. Anstatt diese Daten manuell erneut in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem einzugeben, „liest“ OCR den Text und wandelt ihn in eine maschinenlesbare Form um.

Was ist ML/AI OCR?

ML/AI OCR (Maschinelles Lernen oder optische Zeichenerkennung mit künstlicher Intelligenz) ist eine fortgeschrittene Form von OCR, die nicht nur Text aus Dokumenten liest, sondern auch versteht Muster, Layouts und Kontext.

Im Gegensatz zu herkömmlichem OCR, das einfach Text aus Bildern in bearbeitbare Daten umwandelt, ML/AI OCR lernt aus Beispielen—Es verbessert die Genauigkeit im Laufe der Zeit, indem es verschiedene Rechnungsformate, Schriftarten, Handschriftstile und sogar Dokumentstrukturen erkennt. Dadurch ist es weitaus besser für den Umgang mit realen Dokumenten geeignet, bei denen die Layouts variieren und die Daten nicht immer sauber aufeinander abgestimmt sind.

So funktioniert OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung

Bei einem typischen Kreditorenbuchhaltungsprozess (AP) kommen Rechnungen in verschiedenen Formaten an — als PDF, gescannte Bilder oder sogar Fotos. Traditionell öffneten AP-Sachbearbeiter jede einzelne, extrahierten die Details von Hand und gaben sie in das Buchhaltungssystem ein. OCR automatisiert diesen Schritt.

So passt es rein:

1. Rechnungserfassung: Das OCR-Tool importiert Dokumente aus E-Mails, Ordnern oder ERP-Systemen.
2. Datenextraktion: Es identifiziert und extrahiert Felder wie Rechnungsnummer, Bestellnummer, Lieferantenname, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
3. Validierung: Die extrahierten Daten werden mit vorhandenen Bestellungen oder Lieferantendatensätzen abgeglichen.
4. Genehmigung und Veröffentlichung: Nach der Überprüfung wird die Rechnung automatisch zur Genehmigung und Verbuchung weitergeleitet, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
   
   

Durch die Integration von OCR in Buchhaltungsplattformen wie SAP, NetSuite oder QuickBooks können Teams Hunderte von Rechnungen in der Zeit verarbeiten, die früher für die manuelle Bearbeitung einiger Rechnungen benötigt wurde.

Die Vorteile der besten OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung

Die beste OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung hilft Unternehmen, Zeit zu sparen, manuelle Fehler zu reduzieren und die Genauigkeit von Finanzvorgängen zu verbessern. Durch das automatische Lesen und Extrahieren wichtiger Details wie Lieferantennamen, Beträge und Daten werden Arbeitsabläufe optimiert und eine schnellere und zuverlässigere Rechnungsabwicklung gewährleistet.

Zeit-, Kosten- und Genauigkeitsvorteile

In der heutigen Zeit ist Effizienz nicht nur ein Ziel, sondern eine Anforderung. Unternehmen bearbeiten mehr Rechnungen als je zuvor, und Anbieter erwarten schnelle Bearbeitungszeiten. Mit OCR können Unternehmen die Bearbeitungszeit von Rechnungen um Folgendes verkürzen bis zu 80%, reduzieren die Kosten für die manuelle Dateneingabe und minimieren Fehler, die häufig zu verspäteten Zahlungen oder doppelten Eingaben führen.

OCR-Systeme tragen auch dazu bei, die Genauigkeit bei großen Rechnungsvolumen aufrechtzuerhalten. Modelle für maschinelles Lernen lernen aus jeder Korrektur und verbessern so im Laufe der Zeit die Präzision. Das Ergebnis sind konsistente, zuverlässige Daten, die dafür sorgen, dass die Bücher sauber sind und Audits einfach sind.

Einhaltung von Vorschriften und Auditbereitschaft

Finanzvorschriften und Prüfungsstandards sind strenger geworden, insbesondere für Unternehmen, die globale Anbieter verwalten. OCR-Tools spielen eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften, da sie klare, rückverfolgbare Aufzeichnungen über jede bearbeitete Rechnung führen.

Jede per OCR verarbeitete Rechnung generiert einen digitalen Prüfpfad, der Zeitstempel, Genehmigungsprotokolle und extrahierte Datenpunkte erfasst. Dies erleichtert es den Finanzteams, Eingaben zu überprüfen, die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen und bei Prüfungen schnell zu reagieren. Kurz gesagt, OCR macht AP nicht nur schneller, sondern auch sicherer und transparenter.

Die 5 besten OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung

1. Infrrd — Entwickelt für Dokumentenintelligenz auf Unternehmensebene

Infrarot ML/AI OCR für Rechnungen verwendet fortschrittliche Modelle für maschinelles Lernen, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren, ohne sich auf Vorlagen verlassen zu müssen. Das System versteht Layout, Struktur und Kontext und ermöglicht so die Bearbeitung von Rechnungen in jedem Format — gescannt, digital oder handschriftlich.

Es erfasst alle wichtigen Rechnungsfelder wie Lieferantenname, Rechnungsnummer, Daten, Summen, Steuern und Einzelposten mit hoher Genauigkeit. Die Plattform umfasst integrierte Workflows für SLA-Tracking, Validierung und Audit-Trails. Eine Funktion, bei der ein Mensch auf dem Laufenden bleibt, kennzeichnet nur Ausnahmen zur Überprüfung.

Infrrd lässt sich in ERP- und Buchhaltungssysteme wie SAP, Oracle, NetSuite und Microsoft Dynamics integrieren. Es unterstützt die umfangreiche Rechnungsverarbeitung, gewährleistet eine konsistente Datengenauigkeit und kann schnell in Unternehmensumgebungen eingesetzt werden.

‍Hauptvorteile der ML/AI-OCR von Infrrd für Rechnungen:

• Flexibilität ohne Vorlagen: Extrahiert Daten aus jedem Rechnungsformat — gescannt, handschriftlich oder digital — ohne dass Vorlagen oder vordefinierte Regeln erforderlich sind.
• Umfassendes Rechnungsverständnis: Erkennt Tabellen, Einzelposten, Steuern und Summen in mehrseitigen Rechnungen mit unübertroffener Präzision.
• Adaptives Lernen: Lernt aus Korrekturen und verbessert die Genauigkeit im Laufe der Zeit kontinuierlich.
• Intelligente Ausnahmebehandlung: Kennzeichnet nur Felder mit geringem Vertrauensgrad oder fehlenden Feldern, wodurch die manuelle Überprüfung um über 70% reduziert wird.
• Integrierte SLA-Erkennung: Priorisiert automatisch zeitkritische Rechnungen, um Bearbeitungsfristen einzuhalten.
• Benutzerdefinierte Geschäftslogik: Passt sich an spezifische AP-Workflows an — von der Frachtkostenisolierung bis hin zur Unterstützung mehrerer Währungen.
• Nahtlose Integrationen: Funktioniert mühelos mit gängigen ERP- und AP-Systemen wie SAP, Oracle und NetSuite.
• Schneller Einsatz: Gehen Sie innerhalb von Wochen — nicht Monaten — live und sehen Sie fast sofort Ergebnisse.
• Skalierbar und zuverlässig: Verarbeitet Millionen von Rechnungen pro Monat und sorgt gleichzeitig für höchste Genauigkeit und Geschwindigkeit.
  

Überlegungen:

• Fokus auf Unternehmensebene: Am besten geeignet für mittlere bis große Unternehmen mit hohem Dokumentenvolumen und strukturierten internen Arbeitsabläufen.
  

Preisgestaltung:

1. Standard-IDP: Standarddokumentverarbeitung für strukturierte und halbstrukturierte Dokumente.
2. Verarbeitung ohne Berührung (NTP) Vollautomatische No-Touch-Verarbeitung mit minimalem manuellem Eingriff.
3. AGP (Genauigkeitsgarantie-Richtlinie): Kombiniert No-Touch-Verarbeitung und Human-in-the-Loop-Lösungen, sodass der Endbenutzer zu 100% genaue Daten erhält.
4. Maßgeschneiderte Unternehmenslösungen mit Agentic AI: Maßgeschneiderte Pakete für umfangreiche oder spezielle Anwendungsfälle mit erweiterten KI-Funktionen und Integrationen von Agentic.
   
   Die Preise variieren je nach Umfang, Komplexität der Dokumente, Anpassungsanforderungen und dem Grad der beteiligten agentischen KI, was es Unternehmen leicht macht, die Automatisierung nach ihren Wünschen zu skalieren.
   

2. Microsoft Power Automate (mit AI Builder)

Microsoft Power Automate ist ein Low-Code-Automatisierungstool innerhalb des Microsoft-Ökosystems. In Kombination mit AI Builder und Azure Form Recognizer ermöglicht es Benutzern, grundlegende Workflows zur Rechnungsverarbeitung zu erstellen. Benutzer können Flows erstellen, die Daten wie Rechnungsnummern, Daten, Lieferanten und Summen automatisch extrahieren und sie dann zur weiteren Verarbeitung an Systeme wie Dynamics 365, SharePoint oder Excel weiterleiten.

Vorteile:

• Native Integration mit Office 365, SharePoint und Dynamics
• Low-Code-Schnittstelle, geeignet für Benutzer ohne technische Kenntnisse
• Funktioniert gut für Standarddokumenttypen wie Rechnungen, Ausweise und Quittungen
  

Achten Sie auf:

• Das Training mit kundenspezifischen Modellen ist in Bezug auf Flexibilität und Umfang begrenzt
• Am besten geeignet für Microsoft-Teams; kann für groß angelegte Unternehmensautomatisierung unzureichend sein
  

Preisgestaltung:

• Premium (Tarif pro Benutzer): ~15 $ pro Benutzer und Monat (jährliche Abrechnung). Beinhaltet unbegrenzte Cloud-Flows, Attended-Desktop-Automatisierung (RPA), Premium-Konnektoren, 5.000 AI Builder-Servicegutschriften, Process Mining (50 MB Speicher) und Microsoft Dataverse-Berechtigungen (250 MB Datenbank, 2 GB Dateispeicher).
  
• Prozess (Pro-Bot-Plan): 150 USD pro Bot und Monat (jährliche Abrechnung). Konzipiert für unbeaufsichtigte Automatisierung; beinhaltet Cloud- und Desktop-Flows, AI Builder-Credits und Dataverse-Speicher (50 MB Datenbank, 200 MB Dateispeicher).
  
• Gehosteter Prozess: 215$ pro Bot und Monat. Fügt dem Prozessplan eine von Microsoft gehostete Infrastruktur für virtuelle Maschinen hinzu, um eine skalierbare unbeaufsichtigte Automatisierung zu ermöglichen.

3. Iron Mountain — Insight Intelligente Dokumentenverarbeitung

Iron Mountain bietet über seine InSight Digital Experience Platform (DXP) eine Intelligent Document Processing (IDP) -Lösung für Rechnungen an. Die Plattform automatisiert die Rechnungsbearbeitung, indem sie Rechnungsdaten mithilfe von KI- und Workflow-Automatisierungstools erfasst, extrahiert, validiert und weiterleitet. Sie wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Umstellung von der manuellen Kreditorenbuchhaltung (AP) auf digitale, prüfungsfähige Workflows mit zentralem Zugriff und Integration in ERP-Systeme zu unterstützen.

Was es gut macht:

• KI-gestützte Datenextraktion: Nutzt maschinelles Lernen, um wichtige Rechnungsfelder wie Summen, Daten, Lieferanten und Bestellnummern zu extrahieren.
• Workflow-Automatisierung: Automatisiert Weiterleitungs-, Validierungs- und Genehmigungsschritte zur Optimierung der AP-Zyklen.
• ERP-Integration: Verbindet sich mit bestehenden Unternehmenssystemen für einen nahtlosen Datenfluss.
• Zentralisierter Zugriff: Bietet eine einheitliche Ansicht aller Rechnungsdokumente und Statusverfolgung über die InSight DXP-Plattform.
• Skalierbar und cloudbasiert: Basiert auf einer sicheren, Cloud-nativen Infrastruktur, die Unternehmensskalierbarkeit und Fernzugriff unterstützt.

Zu berücksichtigende Punkte:

• Für die Integration ist möglicherweise IT-Hilfe erforderlich: APIs sind zwar verfügbar, aber die Verknüpfung älterer Systeme kann technischen Support und Konfigurationszeit erfordern.
• Lernkurve: Für die funktionsreiche Plattform sind möglicherweise Onboarding und Benutzerschulungen erforderlich, insbesondere für Teams ohne technische Kenntnisse.
• Kein durchgängiges AP-Tool: Die Lösung automatisiert die Erfassung und Weiterleitung von Dokumenten, kümmert sich jedoch nicht um Zahlungen oder Abstimmungen; diese sind weiterhin ERP-abhängig.
• Die Erfahrung mit dem Support kann variieren: Das Feedback anderer Iron Mountain-Dienste deutet auf eine gemischte Supportqualität hin. Daher wird empfohlen, die SLAs und die Unterstützung beim Onboarding zu evaluieren.
• Reine Cloud-Bereitstellung: Es fehlt eine klare On-Premise-Option, die möglicherweise nicht für Unternehmen mit strengen Datenspeicherorts- oder Compliance-Anforderungen geeignet ist.

Preisgestaltung:

Die Preise von Iron Mountain variieren je nach breiterem Portfolio an Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement und digitale Transformation:

• Aufbewahrung von Dokumenten:
  
  
  • Offsite-Speicher: Gestaffelte Preise, die auf dem Dokumentenvolumen und der Vertragsdauer (1, 3 oder 5 Jahre) basieren.
  • Mindestanforderungen an Speicherplatz: Kann monatliche Mindest- oder Volumenschwellen beinhalten.
  • Handhabung und Transport: Für den Abruf, die Lieferung und die Bearbeitung fallen zusätzliche Gebühren an.
  • Spezialisierter Speicher: Maßgeschneiderte Preisgestaltung für die Aufbewahrung sensibler oder hochwertiger Gegenstände im Tresor.
    
• Sicheres Schreddern:
  
  
  • Zerkleinern vor Ort: Mobiles Zerkleinern an Kundenstandorten.
  • Zerkleinern außerhalb des Standorts: In sicheren Einrichtungen von Iron Mountain durchgeführt.
  • Wiederkehrende Pläne: Abrechnung pro Behälter oder Abholfrequenz.
  • Einmalige Projekte: Preis pro Packung oder nach Gewicht für große Spülvorgänge.
    
• Digitale Lösungen:
  
  
  • Scannen von Dokumenten: Der Preis richtet sich nach der Anzahl der gescannten Seiten oder dem Gesamtvolumen.
  • Cloud-Speicher: Wird pro GB mit möglichen Zugriffs- oder Übertragungsgebühren berechnet.
  • Digitale Management-Tools: Abonnementbasierte Preise für Aufzeichnungen, Aufbewahrung und Richtlinienverwaltung.

4. DOCSUMO

Docsumo bietet als Teil seiner Dokumentenautomatisierungssuite eine KI-gestützte Rechnungsverarbeitungslösung an. Ihre Plattform automatisiert die Datenextraktion aus Rechnungen und verarbeitet unterschiedliche Layouts, Tabellen und unregelmäßige Formate mit integrierter Validierung und menschlicher Überprüfung. Das Ziel: den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Genauigkeit zu verbessern und die AP-Zyklen zu beschleunigen.

Was es gut macht:

• Hohe Genauigkeit auf verschiedenen Layouts: Selbst bei unterschiedlichen Rechnungsvorlagen und unstandardisierten Formaten wird eine Genauigkeit von über 95% behauptet.
• Vortrainierte und benutzerdefinierte Modelle: Bietet über 30 Plug-and-Play-Modelle für gängige Rechnungsformate sowie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Modelle anhand von Musterrechnungen zu trainieren.
• Extraktion von Tabellen und Einzelposten: Erfasst zuverlässig tabellarische Daten (Mengen, Beschreibungen, Stückpreise), auch über mehrere Zeilen hinweg. 
• Integrationen und Exportoptionen: Kann eine Verbindung zu ERPs, CRMs und Buchhaltungssystemen herstellen und Daten in verschiedenen Formaten exportieren.
  

Zu berücksichtigende Punkte:

• Musteranforderung für ein Modelltraining: Für individuelle Schulungen sind Musterrechnungen erforderlich (Docsumo stellt fest: „Trainiere dein KI-Modell mit 20 deiner Proben“), was die sofortige Abdeckung einschränken kann. 
• Unklare Behauptungen auf Unternehmensebene: Es wird zwar als „berührungslose Verarbeitung“ vermarktet, das Ausmaß der Handhabung großer Mengen und die Durchsatzgarantien werden jedoch nicht hervorgehoben.
• Vertrauen Sie auf saubere Eingaben: Rechnungen mit starkem Rauschen, Flecken oder gescannten Rechnungen mit niedriger Auflösung können die Leistung beeinträchtigen, wie bei vielen OCR-Systemen.
• Gemeinkosten für die Validierung: Einige Fälle werden immer noch einer menschlichen Überprüfung unterzogen, wenn das Vertrauen gering ist — in diesen Szenarien ist eine manuelle Validierung erforderlich.
• Support- und SLA-Details sind weniger auffällig: In der öffentlichen Dokumentation werden keine strengen SLA-Garantien oder Unterstützungsstufen speziell für die Rechnungsverarbeitung hervorgehoben.
  

Preisgestaltung:

• Wachstumsplan: Kann 3.000 Seiten pro Monat verarbeiten. Die ersten 14 Tage kostenlos. 
• Pro- und Enterprise-Pläne: Individuelle Preisgestaltung je nach Volumen und Anwendungsfall; höhere Volumen führen zu niedrigeren Kosten pro Seite. 
• Basisplan (über die SoftwareAdvice-Liste): Beginnt bei 25 USD/Monat (nutzungsabhängig). 
• Optionen pro Flow /pro Benutzer: Die Dokumentenautomatisierungslinie von Docsumo umfasst einen Tarif pro Benutzer für 15 USD/Benutzer/Monat und einen Tarif pro Flow-Plan für 100 USD pro Flow/Monat für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. 
• Preis pro Seitenmodell: In Vergleichen wird Docsumo in bestimmten Wettbewerbsvergleichen auch mit 0,15$ pro 1.000 Seiten angegeben.

5. Nanonetze

Was es gut macht:

• Flexible und anpassungsfähige Modelle: Benutzer können die OCR an benutzerdefinierten Rechnungslayouts trainieren. 
• Extraktion von Einzelposten und Tabellen: Unterstützt die strukturierte Extraktion aus komplexen Rechnungen mit mehreren Zeilen. 
• Workflow- und Regelautomatisierung: Kann Abgleich, Genehmigungen, Validierungen und Weiterleitungen auf der Grundlage des Dokumenteninhalts automatisieren. 
• ERP- und Systemintegrationen: Bietet Konnektoren oder APIs zum Synchronisieren extrahierter Daten mit ERPs, CRMs oder Buchhaltungssystemen. 
• Skalierbare Plattform: Konzipiert für Unternehmensvolumen mit Unterstützung für große Dokumentenmengen.
  

Zu berücksichtigende Punkte:

• Die Qualität der Eingabe ist wichtig: Schlechte Scans, starkes Rauschen oder verzerrte Dokumente stellen selbst die besten OCR-Systeme immer noch vor Herausforderungen.
• Aufbau und Schulungsaufwand: Die Konfiguration benutzerdefinierter Modelle, Regeln oder Ausnahme-Workflows kann einen gewissen Aufwand erfordern, insbesondere bei komplexen Rechnungstypen.
• Throughput-Angaben sind weniger transparent: Aus der öffentlichen Dokumentation geht nicht eindeutig hervor, dass eine Leistung in großem Maßstab garantiert wird.
• Unterstützung//SLA-Klarheit: Der Grad der Unterstützung oder der Verpflichtungen zum Serviceniveau wird in öffentlichen Materialien nicht betont.
• Preise für höhere Volumina: Wenn das Volumen steigt, können die Kosten pro Seite erheblich werden. Es ist ratsam, die Preisstufen vor der Skalierung zu verstehen.
  

Preisgestaltung:

• Nanonets bietet ein Pay-as-you-go-Modell mit einer kostenlosen Test-/Bargutschrift für die erste Nutzung. 
• Die Startkosten betragen im Basisnutzungsplan etwa 0,30 USD pro Seite. 
• Für erweiterte Tarife (Pro/Enterprise) ist die Preisgestaltung individuell und basiert auf Volumen, Funktionen und Integrationsanforderungen. 
• Auf ihrer Preisseite steht „kostenlos mit 200$ an Credits beginnen“ und dann nutzungsabhängig zahlen. 
• Einige Quellen weisen darauf hin, dass der Pro-Plan für ein höheres Volumen und erweiterte Funktionen bei etwa 499 USD/Monat beginnt.

Kurz gesagt: Auswahl der besten OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung

Nicht jedes OCR-Tool für die Rechnungsverarbeitung ist gleich aufgebaut. Einige sind hervorragend darin, den Arbeitsablauf von der Rechnungserfassung bis zur Genehmigung zu automatisieren, während andere darin glänzen, komplexe Daten mit KI-Präzision zu extrahieren. Die richtige Wahl hängt wirklich von Ihren Rechnungen, Ihren Systemen und davon ab, wie viel Zeit Ihr Team mit der Verwaltung von Ausnahmen verbringen kann.

Jede Plattform in dieser Liste bietet etwas anderes. Was für ein Kreditorenbuchhaltungsteam perfekt funktioniert, passt möglicherweise nicht am besten zu einem anderen. Aus diesem Grund lohnt es sich, Ihre Rechnungsformate, Integrationsanforderungen und langfristigen Automatisierungsziele genau unter die Lupe zu nehmen, bevor Sie sich entscheiden.

Letzten Endes ist die beste OCR-Software für die Rechnungsverarbeitung diejenige, die Ihnen heute die Arbeit erleichtert und nahtlos skaliert, wenn Ihr Unternehmen wächst.

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