Wie können automatische Dateneingabeprozesse Ihre Arbeitsabläufe optimieren?

Daten sind im modernen digitalen Zeitalter zu einem grundlegenden Bestandteil der Entscheidungsfindung geworden und haben Entscheidungen in allen Bereichen verändert, von der Einstellung des besten Kandidaten für eine Position bis hin zur Befüllung der Regale mit Produkten. Bei der Dateneingabe werden wichtige Informationen extrahiert und in ein digitales System eingegeben. Daten sind nur gültig, wenn sie korrekt sind.

Die Dateneingabe war in der Vergangenheit ein manueller Prozess. Früher gaben die Mitarbeiter die Daten ganz alleine ein und das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern es besteht auch eine höhere Fehlerwahrscheinlichkeit. Dies wird zu kostspieligen Konsequenzen führen.

Es gibt eine Möglichkeit, diese Schwierigkeiten zu vermeiden und es einfacher zu machen, und das ist die Automatisierung der Dateneingabe, bei der Software verwendet wird, um Ihren Dateneingabeprozess zu vereinfachen und ihn schneller und genauer zu machen.

Was ist Dateneingabeautomatisierung?

Die Automatisierung der Dateneingabe ist der Prozess der Eingabe von Daten in ein System mithilfe von Technologie. Dadurch werden die Fehler reduziert, die Menschen bei der manuellen Dateneingabe machen können. Die Automatisierung der Dateneingabe erleichtert das Extrahieren von Daten aus Bildern, PDFs und Dokumenten.

Es gibt viele verschiedene Anwendungen für die Automatisierung der Dateneingabe, darunter Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Buchhaltung/Rechnungsstellung. Automatische Datenextraktion Damit können auch Quittungen für Treuepunkte oder Ausweispapiere zur Überprüfung ausgestellt werden.

Zwei Arten der Automatisierung der Dateneingabe:

Automatisierung der Dateneingabe durch maschinelles Lernen

Die Automatisierung der Dateneingabe durch maschinelles Lernen bezieht sich auf die Verwendung von Algorithmen und Techniken für maschinelles Lernen zur Verarbeitung der automatisierten Dateneingabe in digitale Systeme. Anstatt sich auf manuelle Prozesse zu verlassen, können diese Algorithmen Datenmuster analysieren und verschiedene Datenformate erlernen und anpassen. Diese automatisierte Dateneingabe kann für eine Vielzahl von Dokumenten verwendet werden, einschließlich unstrukturierter Dokumente wie Bilder und PDFs.

Regelbasierte Automatisierung der Dateneingabe

Diese Automatisierung der Dateneingabe funktioniert nicht mit halbstrukturierten und unstrukturierten Dokumenten. Für diese automatisierte Dateneingabe haben die Programmierer einige vordefinierte Regeln festgelegt, nach denen die Daten in die digitalen Systeme eingegeben werden. In diesem Prozess ist es nicht erforderlich, aus Datenmustern zu lernen. Der Prozess wird auf der Grundlage der spezifischen Regeln durchgeführt, die zuvor festgelegt wurden, und wird auf der Grundlage der Bedürfnisse und Anforderungen der Daten durchgeführt.

Wie funktioniert die Automatisierung der Dateneingabe?

• Dateneingabe

Der erste Schritt besteht darin, unstrukturierte Rohdaten mit den erforderlichen Informationen zu erhalten. Diese Informationen stammen aus einer Vielzahl von Quellen, darunter E-Mails, PDFs, gescannte Dokumente, Fotos und mehr. Sie werden dann zur weiteren Verarbeitung in die Automatisierungssoftware für die Dateneingabe geladen.

• Vorverarbeitung

Um die Qualität der Daten zu maximieren, werden vor der Extraktion Vorverarbeitungsverfahren verwendet. Mit diesen Verfahren werden Probleme wie Rauschreduzierung, Bildverzerrung und Verbesserung der Bildqualität behoben. Verschiedene Methoden wie Rauschreduzierung, Bildverbesserung und Verzerrungskorrektur werden verwendet, um die bestmögliche Lesbarkeit und Genauigkeit der Daten zu gewährleisten.

• Erkennung von Daten

Nach der Vorverarbeitung werden relevante Daten erkannt und mithilfe ausgeklügelter Techniken extrahiert, wie OCR (optische Zeichenerkennung), ML (maschinelles Lernen) und NLP (Verarbeitung natürlicher Sprache). Der Algorithmus findet wichtige Details, indem er die Struktur und den Inhalt des Dokuments untersucht.

• Datenvalidierung

Um die Genauigkeit sicherzustellen, werden die extrahierten Daten validiert. Um Unterschiede zu finden, können Algorithmen für maschinelles Lernen die Daten im Rahmen dieses Validierungsprozesses mit einer Reihe von Referenzen vergleichen, oder menschliche Bediener müssen die Informationen möglicherweise manuell validieren.

• Integration von Daten

Die extrahierten Daten werden in der letzten Phase des Automatisierungsprozesses der Dateneingabe an den vorgesehenen Ort gesendet. Es kann für zusätzliche nachgelagerte Operationen problemlos in die ERP-Software integriert werden, wenn es in einem strukturierten Ausgabeformat wie CSV, XML, JSON oder Excel dargestellt wird.

Vorteile der Dateneingabeautomatisierung

• Kostenreduzierung:

Durch die Reduzierung des Bedarfs an manueller Arbeit kann die Automatisierung der Dateneingabe zu Kosteneinsparungen führen. Es reduziert auch die Arbeitskosten, die mit Dateneingabeaufgaben verbunden sind, und verringert den Bedarf an Nacharbeiten, die durch Fehler verursacht werden.

• Zeitersparnis:

‍ Dateneingabeaufgaben nehmen viel weniger Zeit in Anspruch, wenn sie automatisiert sind. Die Produktivität der Mitarbeiter wird steigen, wenn manuelle Eingaben entfallen und strategischere und wertschöpfendere Aufgaben erledigt werden.

• Verbessern Sie den Kundensupport:

‍Unternehmen können bei der Eingabe von Daten in ihre Systeme Zeit sparen, indem sie die Dateneingabe automatisieren. Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Kunden unter Umständen einen schnelleren und effektiveren Support anbieten können. Kunden müssen ihre Daten beim Kunden-Onboarding nicht jedes Feld nach dem anderen eingeben, da die Dateneingabe beispielsweise durch OCR und maschinelles Lernen automatisiert wird und Daten aus verschiedenen Ausweisen extrahiert werden können. Das hat zur Folge, dass die Bearbeitungszeiten für Kundenbewerbungen oder Onboarding-Prozesse erheblich verkürzt werden.

• Skalierbarkeit:

‍Ohne dass eine große Erhöhung der Ressourcen erforderlich ist, kann die Automatisierung problemlos skaliert werden, um den wachsenden Unternehmensanforderungen und Datenmengen gerecht zu werden. Unternehmen können sich an wechselnde Bedürfnisse anpassen und ihre betriebliche Effizienz aufrechterhalten.

• Höhere Präzision:

‍Automatisierte Dateneingabesoftware verwendet KI und ML, um die Nachbearbeitung zu minimieren und Daten zuverlässig zu extrahieren. Diese Methoden sind in der Lage, typische Datenbeschränkungen zu bewältigen und Fehler zu beseitigen.

Hauptmerkmale der Dateneingabeautomatisierung

• Fähigkeit, verschiedene Datentypen zu erkennen und zu klassifizieren und benutzerdefinierte Datenvalidierungskriterien zu erstellen, um Benutzer zu benachrichtigen, wenn Daten einer menschlichen Überprüfung bedürfen
• Eine Schnittstelle zur Validierung von Daten für manuelle Eingriffe
• Hinweise in Echtzeit zur Automatisierung und Synchronisation von Prozessen
• Eine Low-Code- oder No-Code-Einstellung, die durch KI/ML-Funktionen erweitert wird und die automatische Dateneingabesoftware im Laufe der Zeit verbessert
• Analysieren Sie jede Art von Datei, einschließlich Excel, CSV, PDFs und Bilder.
• Workflows für die Datentransformation, die das Bereinigen, Zuordnen und Kombinieren von Daten beinhalten

Automatisierung anwenden — Wie automatisiert man die Dateneingabe?

Vielleicht fragen Sie sich, wie Sie die Dateneingabeautomatisierung in Ihrem Unternehmen einsetzen können, nachdem Sie die Vorteile kennen. Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um die Dinge in Gang zu bringen:

Wählen Sie die entsprechenden Datenfelder und die Datenquellen aus

Der erste Schritt besteht darin, die Quelle Ihrer Daten und das Format, in dem sie präsentiert werden, herauszufinden. Nehmen wir zum Beispiel Kundenbestellungen, Rechnungen, Finanzdaten oder KYC-Papiere, bei denen eine Datenextraktion erforderlich sein kann. Anschließend müssen Sie feststellen, welche Daten sie benötigen.

Kunden können beispielsweise bei einigen Antragsverfahren aufgefordert werden, ihre Kontoauszüge als Adressnachweis einzureichen. In diesem Szenario müssen die Banken den Namen, den Standort und das Ausstellungsdatum der Bank erhalten.

Wählen Sie die Dateneingabesoftware

Der nächste Schritt besteht darin, die Dateneingabesoftware auszuwählen, die Sie verwenden werden, nachdem Sie Ihre Verfahren festgelegt und Ihre Datenquellen gefunden haben. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Entscheidung die folgenden Faktoren:

• Funktionen der Software:

Beispielsweise muss ein Unternehmen, das die Eingabe von Daten aus Kundenbelegen automatisieren möchte, Lösungen finden, mit denen die Belege gescannt, die Daten extrahiert und strukturierte Daten bereitgestellt werden können, damit Kunden Treuepunkte sammeln können.

• Einfache Bedienung:

‍Berücksichtigen Sie, wie benutzerfreundlich Dateneingabesoftware ist. Sie sollten eine Software mit benutzerfreundlicher Navigation wählen. Die Automatisierung der Dateneingabe sollte einfach und schnell sein..

• Kalkulation:

‍Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Dateneingabesoftware Ihrem Budget entspricht, da die Preise stark variieren können. Die meisten Lösungen haben viele Preisstufen, sodass Sie diejenige auswählen können, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

• Integration:

‍Wählen Sie eine Software, die sich problemlos mit den Geschäftsanwendungen verbinden lässt, die Sie bereits verwenden, sodass Sie Dateneingabeaufgaben automatisieren und Informationen an andere Software übertragen können.

• Installieren Sie die Dateneingabesoftware:

Nachdem Sie sich für eine Dateneingabesoftware entschieden haben, müssen Sie diese konfigurieren. Wenn es sich um ein lokales Produkt handelt, müssen Sie es in der Regel installieren oder so konfigurieren, dass es mit Ihren Datenquellen funktioniert. Die besten Lösungen bieten leicht zu befolgende Richtlinien, die es einfach machen, mit der Automatisierung der Dateneingabe zu beginnen. Dennoch bieten die meisten Anbieter von Dateneingabesoftware rund um die Uhr Kundenhilfe, wenn Sie diese benötigen.

• Schulen Sie die Mitarbeiter:

Nachdem Sie die Dateneingabesoftware eingerichtet haben, müssen Sie die Mitarbeiter in deren Verwendung einweisen. Zu den besten Dateneingabelösungen gehören Schulungsressourcen, die Ihren Mitarbeitern helfen können, schnell und einfach kompetente Benutzer von Dateneingabesoftware zu werden. Diese Materialien können Benutzerhandbücher und Videolektionen enthalten.

• Behalten Sie die Dateneingabeverfahren im Auge:

Um sicherzustellen, dass Ihre Dateneingabeverfahren effizient funktionieren, müssen Sie sie im Auge behalten. Die wichtigsten Dateneingabesysteme enthalten direkt integrierte Berichtsfunktionen, mit denen Sie Ihre Dateneingabeverfahren einfach überwachen und Probleme erkennen können.

• Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor:

Möglicherweise müssen Sie Ihre Dateneingabeverfahren ändern, während Sie mit Dateneingabesoftware arbeiten. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise die Einstellungen der Dateneingabesoftware anpassen, Datenquellen hinzufügen oder löschen oder Ihre Dateneingabeverfahren ändern. Die einfachsten Dateneingabelösungen ermöglichen es Ihnen, die Effizienz Ihrer Dateneingabeverfahren aufrechtzuerhalten, indem Sie Änderungen einfach vornehmen.

Infrrd: Die beste Software zur Automatisierung der Dateneingabe zur Lösung Ihrer Probleme

Die Verwendung von Infrrd für die Automatisierung der Dateneingabe bietet Unternehmen eine revolutionäre Möglichkeit, zeitaufwändige Dateneingabeaufgaben zu automatisieren. Durch den Einsatz modernster Technologien für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen ermöglicht die Plattform von Infrrd Unternehmen, automatisch Daten aus einer Vielzahl von Quellen wie E-Mails, Dokumenten, Formularen und Rechnungen zu extrahieren. Infrrd reduziert Fehler und spart Zeit und Geld, indem es Daten aus unstrukturierten Dokumenten zuverlässig erfasst und verarbeitet. Dadurch entfällt auch die Eingabe menschlicher Daten.

Die unübertroffene Präzision und Effektivität der Automatisierung der Infrarotdateneingabe ist einer ihrer Hauptvorteile. Mit bemerkenswerter Genauigkeit können die KI-gestützten Algorithmen von Infrrd Informationen aus komplizierten Texten verstehen und extrahieren. Dieser Grad an Präzision garantiert die konsistente Erfassung wichtiger Informationen, was zu einer verbesserten betrieblichen Effizienz und Entscheidungsfindung führt. Selbst bei riesigen Datenmengen sorgen die automatisierten Funktionen von Infrrd für konsistente und zuverlässige Ergebnisse bei der Arbeit mit Dokumenten, PDFs oder gescannten Bildern.

Das Automatisierungssystem für die Dateneingabe von Infrrd ist äußerst flexibel und kann auf die spezifischen Anforderungen jeder Art von Unternehmen zugeschnitten werden. Aufgrund der benutzerfreundlichen Oberfläche und der verschiedenen Bereitstellungsoptionen können Unternehmen Infrrd schnell an ihre individuellen Dateneingabe-Workflows und Anforderungen anpassen. Ob vor Ort oder in der Cloud installiert, Infrrd bietet eine reibungslose Verbindung zu aktuellen Apps und Systemen und ermöglicht so automatisierte Arbeitsabläufe und einen beschleunigten Datenaustausch. Aufgrund seiner Flexibilität können Unternehmen mit Infrrd das Beste aus der Automatisierung der Dateneingabe herausholen, um Innovationen anzuregen und ihre Wettbewerbsfähigkeit im aktuellen digitalen Umfeld zu steigern.