Das Potenzial des Rechnungsabgleichs voll ausschöpfen

Haben Sie jemals die Schwierigkeit erlebt, großvolumige Rechnungen manuell zu bearbeiten? Denken Sie, dass die Dokumente, die wichtige Informationen enthalten, eine genaue Zahlungsabwicklung erfordern sollten?

Als der Handel begann, war die Bearbeitung von Rechnungen physisch anstrengend. Es war arbeitsintensiv, vom Erledigen riesiger Papierkram bis hin zur manuellen Eingabe von Daten in Buchhaltungssysteme. Jetzt, mit dem Aufkommen der Technologie, ist eine ganz neue Ära der Rechnungsverarbeitung angebrochen. Es verändert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Finanzgeschäfte abwickeln. Intelligent Document Processing ist eine revolutionäre Technologie, die Zahlungsverfahren und die Kreditorenbuchhaltung revolutionieren wird und es einfacher denn je machen wird, wichtige Informationen aus Rechnungen zu extrahieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand, da immer mehr Unternehmen sie nutzen IDP-Lösungen wie Infrrd. Um wichtige Informationen schneller aus den Rechnungen zu extrahieren, verwendet IDP maschinelles Lernen und KI-Tools. In der Vergangenheit war die Eingabe menschlicher Daten zeitaufwändig und schwierig. Aber jetzt sammelt IDP wichtige Daten mit außergewöhnlicher Geschwindigkeit und Genauigkeit. Von Einzelposten, Codes, Mengen und Rechnungsbeträgen erfasst IDP alles. Die Automatisierung reduziert das Risiko menschlicher Verarbeitungsfehler und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit und spart Zeit und Geld.

Was ist Rechnungsabgleich?

Der Rechnungsabgleich ist ein integraler Bestandteil der Kreditorenbuchhaltung. Es ist eine Methode, um die Informationen auf der Rechnung mit Ihren Einkäufen oder Quittungen zu vergleichen. Ziel des Rechnungsabgleichs ist es, zu überprüfen, ob Rechnungen korrekt und aktuell sind, bevor Zahlungen getätigt werden. Ein entscheidender Schritt in der Kreditorenbuchhaltung, der die Präzision und Verständlichkeit von Finanztransaktionen gewährleistet, ist der Rechnungsabgleich. Dazu gehört die Überprüfung der Richtigkeit der Rechnungsdaten und der Vergleich von Bestellungen (POs) und entsprechenden Forderungen. Ein automatisierter Rechnungsabgleich bestätigt, dass die Artikel auf der Rechnung mit den Informationen in der Bestellung und dem tatsächlichen Wareneingang übereinstimmen, wenn ein Unternehmen Rechnungen für Waren oder Dienstleistungen erhält, die von einem Lieferantenabgleich geliefert wurden. Mit dieser Methode können Unternehmen Lieferantenrechnungen im Falle einer Überzahlung oder Doppelzahlung überprüfen und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen einhalten. Unternehmen können sicherstellen, dass ihre Zahlungen korrekt und pünktlich abgewickelt werden, indem sie Rechnungen mit Belegen vergleichen, um das Fehlerrisiko zu verringern.

Verschiedene Arten des Rechnungsabgleichs

Es gibt verschiedene Arten des Rechnungsabgleichs, die für die Organisationen von Vorteil sind.

Die 3 Hauptarten des Rechnungsabgleichs sind:

2-Wege-Rechnungsabgleich,

3-Wege-Rechnungsabgleich und

4-Wege-Rechnungsabgleich.

Sehen wir uns die einzelnen Methoden genauer an:

2-Wege-Rechnungsabgleich

Rechnungen mit bidirektionalem Abgleich verlangen, dass eine eingereichte Lieferantenrechnung mit einer Bestellung abgeglichen wird, die bereits akzeptiert wurde. Beim Bestellabgleich, manchmal auch als bidirektionaler Abgleich bezeichnet, wird eine Rechnung anhand einer Bestellung unter Verwendung exakter Zahlen verifiziert. Die meisten Unternehmen verwenden diese Standardstrategie für den Rechnungsabgleich. Nach der Extraktion werden die Rechnungsdaten automatisch mit vordefinierten Bestelldaten verglichen und validiert. Dadurch wird sichergestellt, dass der Verkäufer vor der Zahlung den zulässigen Betrag in Rechnung gestellt hat.

3-Wege-Rechnungsabgleich

Ein zusätzlicher Schritt, der als 3-Wege-Rechnungsabgleich bezeichnet wird, wird verwendet, um die Lieferantenrechnung abzugleichen, die mit der Bestellung und dem Auftragsbeleg eingereicht wurde. Ein Verfahren zur dreifachen Rechnungsgenehmigung beginnt mit einem Vergleich der Bestelldaten und der Rechnungsinformationen. Durch den 3-Wege-Abgleich wird garantiert, dass die Daten auf der Rechnung, der Bestellung und dem Beleg miteinander übereinstimmen.

Die Rechnung wird weiter mit den Informationen zum Auftragseingang verglichen, um festzustellen, ob die auf der Rechnung in Rechnung gestellte Menge mit dem gelieferten Betrag übereinstimmt, vorausgesetzt, sie besteht diese Bestellüberprüfung. Aufgrund der erhöhten Sicherheit vor betrügerischen oder irrtümlichen Zahlungen an den Verkäufer wird der dreiseitige Rechnungsabgleich schnell zur Norm.

4-Wege-Rechnungsabgleich

Einige Unternehmen nutzen möglicherweise den Vier-Wege-Matching, um Rechnungszahlungen weiter zu schützen. Der Vergleich der Rechnung mit den relevanten Bestell-, Eingangs-, Auftragseingangs- und Prüfdaten bietet eine zusätzliche Ebene der Rechnungsprüfung.

Die Daten auf der Rechnung und dem Annahme- oder Prüfdokument müssen im Rahmen des Kaufvorgangs übereinstimmen. Nach einer internen Prüfung der angebotenen Produkte oder Dienstleistungen wird ein Bericht eingereicht. Um die genaue Lieferung zu überprüfen, vergleichen die AP-Abteilungen dann die Rechnung und den Beleg des Verkäufers mit dem Inspektionsbericht.

Was ist eine Abweichung?

Wenn die Informationen auf der Rechnung von denen auf den Belegen wie der Bestellung oder dem Waren-/Produktbeleg abweichen, spricht man von einer Abweichung, auch Rechnungsausnahme genannt. Einige Faktoren, wie Fehler bei der Dateneingabe, schlechte Kommunikation mit den Abteilungen oder Mengen- oder Preisunterschiede, können zu diesen Abweichungen führen.

Es gibt zwei Kategorien von Abweichungen: Menge und Preis.

• Mengenabweichung: Die Differenz zwischen der Menge oder Anzahl der Waren auf der Bestellung und der Rechnung.

• Preisabweichung: Eine Diskrepanz zwischen den in der Bestellung angegebenen Kosten und dem in der Rechnung angegebenen Wert.

Herausforderungen der manuellen Rechnungsstellung

• Führt zu menschlichen Fehlern:

‍Die manuelle Eingabe von Daten erhöht das Risiko menschlicher Fehler. Durch menschliche Fehler werden die Rechnungen unvollständig und die Zahlung verzögert, was auch zu Problemen mit den Lieferanten führt.

• Benötigt mehr Zeit und Energie:

Die manuelle Bearbeitung der Rechnungen erfordert viel Zeit und Energie. Bei der Eingabe von Daten, der Erstellung von Rechnungen und deren Zustellung an Kunden oder Kunden kann es zu Verzögerungen und Ineffizienzen kommen.

• Unsichtbarkeit:

‍ Die manuelle Bearbeitung der Rechnungen ergibt nicht den richtigen Status der Rechnungen. Dieser manuelle Prozess wird es dem Unternehmen erschweren, Rechnungen zu überwachen, die Schwierigkeiten zu identifizieren und die Aufgaben effizient zu bearbeiten.

• Risiko der Nichteinhaltung:

‍Bei manueller Rechnungsstellung besteht die Gefahr, dass Sie vertragliche Verpflichtungen, Steuerfristen und Zahlungstermine vergessen. Verstöße gegen Compliance-Vorschriften können zu Bußgeldern, rechtlichen Problemen und Reputationsschäden führen.

• Unfähigkeit zur Skalierung:

Wenn ein Unternehmen wächst, nimmt die Anzahl der Stimmen zu, und die manuelle Bearbeitung von Rechnungen führt zu mehr Verzögerungen, Fehlern und ist weniger skalierbar. Um den manuellen Prozess aufrechtzuerhalten, benötigen die Unternehmen mehr Ressourcen.

• Kosten und Ineffizienz:

‍Verwaltete Fakturierungsprozesse erfordern arbeitsintensive Arbeit, die automatisiert werden kann. Manuelle Prozesse sind naturgemäß kostspielig und ineffizient. Die Ausgaben von Unternehmen für Papier, Druck, Versand und Personal können sich auf ihre Rentabilität auswirken.

Rechnungsabgleich erforderlich

• Genauigkeit: Beim Rechnungsabgleich werden Bestellungen, Quittungen und andere zugehörige Dokumente mit den Informationen auf einer Rechnung wie Mengen, Preisen und Waren verglichen. Der Prozess trägt dazu bei, dass Zahlungen korrekt abgeschlossen werden, indem auf Inkonsistenzen und Fehler hingewiesen wird.

• Betrugsprävention: Unternehmen können betrügerische Zahlungen minimieren, indem sie Rechnungen vergleichen und unehrliche Praktiken wie überhöhte Gebühren, das Senden doppelter Rechnungen und die Erhebung von Gebühren für Waren oder Dienstleistungen identifizieren, die sie nicht erbracht haben. Sie können auch betrügerische Zahlungen verhindern, indem sie überprüfen, ob jeder Rechnung Belege beigefügt sind.

• Kostenüberwachung: Unternehmen können sicherstellen, dass sie für genehmigte und erhaltene Produkte und Dienstleistungen bezahlen, indem sie Rechnungen mit Bestellungen vergleichen. Dieses Ausgabenmanagement trägt dazu bei, finanzielle Verluste zu reduzieren, zu hohe Ausgaben zu verhindern und den Cashflow zu verbessern.

• Einhaltung: Die Zahlungsabwicklung, insbesondere die Rechnungsverarbeitung, ist in einer Vielzahl von Branchen reguliert. Für Unternehmen ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie die internen und externen Compliance-Anforderungen erfüllen, indem sie Rechnungen den Belegen genau zuordnen.

• Gute Lieferantenbeziehungen: Es ist für eine effektive Zahlungsabwicklung unerlässlich. Wenn Rechnungen mit fristgerechten Zahlungen abgeglichen werden, entsteht Vertrauen in Ihre Lieferanten, was wiederum langfristige Beziehungen aufbaut

Automatisierter Rechnungsabgleich

Durch den Einsatz modernster Tools und Technologien zur Digitalisierung und Rationalisierung des Abgleichprozesses transformiert der automatische Rechnungsabgleich die Verfahren der Kreditorenbuchhaltung. Mithilfe von KI-gesteuerten Automatisierungstechnologien wie Robotische Prozessautomatisierung (RPA) und Optische Zeichenerkennung (OCR), Rechnungen werden automatisch bearbeitet, ohne dass eine menschliche Beteiligung erforderlich ist.

Automatisierter Rechnungsabgleich mit künstlicher Intelligenz

Maschinelles Lernen (ML) Techniken und künstliche Intelligenz (KI) werden eingesetzt, um den automatisierten Rechnungsabgleich zu verbessern.

Datenextraktion: Genaue Daten können aus Bestellungen, Quittungen und Rechnungen extrahiert werden.

Dokumentenvergleich: Extrahierte Daten aus vielen Dokumenten werden verglichen, um Unterschiede oder Inkonsistenzen zu verstehen.

Mustererkennung: Indem Sie aus früheren Rechnungsabgleichen und Rückmeldungen lernen, können Genauigkeit und Effizienz des Abgleichs im Laufe der Zeit verbessert werden.

Vorteile des automatischen Rechnungsabgleichs

Verbesserte Effizienz: Eine automatisierte Rechnungsabgleichsoftware reduziert die Zeit für die Bearbeitung der Rechnungen und hilft Unternehmen auch dabei, eine größere Anzahl von Rechnungsvolumen mit weniger Mitgliedern abzuwickeln.

Verbesserte Genauigkeit: Um Fehler und Inkonsistenzen zu reduzieren, werden zuverlässige und konsistente Techniken zum Rechnungsabgleich verwendet.

Kosteneinsparungen: Die Rechnungsabgleichsoftware optimiert Finanzprozesse und verbessert den Cashflow, indem sie das Risiko von Überzahlungen, Doppelzahlungen und Strafen für verspätete Zahlungen senkt.

Verbesserte Konformität: Reduziert Compliance-Risiken und Auditergebnisse, indem die Einhaltung von Vertragsbedingungen, Beschaffungsrichtlinien und regulatorischen Standards überwacht wird.

Ordnen Sie Rechnungen intelligent mit Infrrd zu

Infrrd for Invoice ist ein intelligentes Dokumentenverarbeitungssystem (IDP) mit ML- und KI-Funktionen und kann Rechnungen intelligent abgleichen. Eine Rechnung wird automatisch verarbeitet und mithilfe einer automatisierten Rechnungsabgleichsoftware zur Genehmigung zurückgeschickt. Vorkonfigurierte Geschäftsregeln für den Rechnungsabgleich sind in Infrrd for Invoice enthalten.

Infrrd for Invoice nimmt präzise die relevanten Informationen aus Ihren Rechnungen heraus, die abgeglichen werden müssen, einschließlich Einzelposten, Codes, Mengen, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. Die meisten AP-Abteilungen haben begonnen, den 2-Wege-, 3-Wege- und 4-Wege-Abgleich als Routineverfahren zu verwenden, und eine unbegrenzte Rechnungsabgleichsoftware für Rechnungen kann leicht eingerichtet werden, um diese Szenarien zu verwalten.

Rechnungen müssen möglicherweise mit einer Vielzahl verschiedener interner oder externer Dokumente verglichen werden, wenn sich Unternehmen verändern und wachsen, um zur Zahlung zugelassen zu werden. Ähnlich wie beim zwei-, drei- und vierseitigen Abgleich kann Infrrd for Invoice einfach so eingestellt werden, dass Informationen aus einer unendlichen Anzahl von Dokumenten abgeglichen werden und der Grad der Übereinstimmung für jedes Dokument anhand seiner eigenen Geschäftsregeln angegeben wird.

Der automatische Rechnungsabgleich hilft auch dabei, Rechnungen zu identifizieren, die nicht perfekt übereinstimmen, aber sehr ähnlich sind, und dies hilft dabei, doppelte und betrügerische Rechnungen zu finden. Gleichzeitig wird es auch dazu beitragen, Überzahlungen und Doppelzahlungen zu reduzieren

Infrrd for Invoices bietet mehr als nur den Abgleich von Rechnungen. Mit seinen leistungsstarken Algorithmen für maschinelles Lernen Infrarot kann kleinste Unterschiede oder Anomalien in den Rechnungsdaten erkennen und potenzielle Probleme wie doppelte Rechnungen oder Abweichungen von normalen Trends kennzeichnen. Mit der robusten Rechnungsabgleichsoftware und den Fehlererkennungsfunktionen von Infrrd können Unternehmen Geld sparen und ihre Kreditorenbuchhaltung rationalisieren, während sie gleichzeitig strenge Compliance-Standards einhalten.

Automatisierter Rechnungsabgleich zur Verbesserung der Kreditorenbuchhaltung: Nutzen Sie die erweiterten Funktionen von Infrrd

Um die Kosten, Genauigkeit und Konformität des AP-Prozesses aufrechtzuerhalten, ist eine automatisierte Rechnungsabgleichsoftware sehr wichtig. Durch die Einführung des automatisierten Rechnungsabgleichs, einer integrierten Lösung, die Infrrd bei der Bearbeitung von Rechnungen bereitstellt, können Unternehmen ein höheres Maß an Genauigkeit und Effizienz erreichen. Unternehmen können sich für den langfristigen Erfolg in der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftslandschaft positionieren, indem sie ihre Rechnungsabgleichsoftware optimieren, Risiken reduzieren und mithilfe der fortschrittlichen Funktionen von Infrrd die betriebliche Exzellenz fördern.

• Hochgenaue Daten zur Sicherstellung pünktlicher Rechnungszahlungen
• Erkennen Sie betrügerische Rechnungen, ohne sie manuell prüfen zu müssen
• Integrierte Prozesse wie der Rechnungsabgleich automatisieren die Rechnungsvalidierung und -genehmigung
• Infrrd for Invoice extrahiert und liefert Rechnungsdaten, die von KI validiert wurden, sodass sie nicht von Menschen überprüft werden müssen

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