Die versteckten Kosten der manuellen Dateneingabe (und warum Sie dieses Dokument nicht anfassen sollten)

Der wahre Grund, warum du dich nicht schneller bewegst

Es gibt einen Grund, warum Ihr Team das Gefühl hat, ständig zu arbeiten, aber nie wirklich weiterzukommen.
Es ist kein Mangel an Anstrengung. Es ist keine schlechte Planung. Und es sind definitiv nicht deine Leute.

Das ist das Gewicht der manuellen Dateneingabe — langsam, repetitiv und im Hintergrund teuer.

Jeder Vertrag, der neu eingegeben werden muss, jedes Formular, das noch einmal überprüft werden muss, jedes PDF, das geöffnet wird, nur um ein paar Zahlen abzurufen — diese Momente scheinen klein zu sein. Aber sie summieren sich. Im Laufe der Zeit verbrauchen sie Energie, verlangsamen Entscheidungen und bremsen den Fortschritt auf eine Weise, die die meisten Unternehmen nicht einmal bemerken. Und das Schlimmste? Sie haben es wahrscheinlich normalisiert.

Lassen Sie uns den Vorhang öffnen und uns eingehend mit den versteckten Kosten der manuellen Dateneingabe befassen und herausfinden, was Sie tun können, um sie endgültig zu vermeiden.

Was ist manuelle Dateneingabe?

Manuelle Dateneingabe bezieht sich auf den Prozess der manuellen Eingabe von Informationen aus einem System, Dokument oder Format in ein anderes, was in der Regel sich wiederholende Aufgaben wie das Eingeben von Werten aus PDFs, E-Mails, Tabellen oder gescannten Formularen in interne Softwaresysteme beinhaltet.
Obwohl es harmlos erscheinen mag, ist diese Routinetätigkeit einer der größten versteckten Produktivitätseinbußen in modernen Unternehmen.

Passiert das in deinem Team?

• Öffnen Sie immer noch PDFs, nur um ein paar Felder abzurufen?
• Rechnungsposten in Excel kopieren und einfügen?
• Du behebst jede Woche die gleichen Formatierungsfehler?
• Schulung neuer Mitarbeiter in der Datenbereinigung statt in der Prozesslogik?

Falls ja — du bist nicht allein. Und du musst es nicht weiter tun.

Was Sie jedes Mal verlieren, wenn Sie Daten manuell eingeben

Die manuelle Dateneingabe ist zu einem dieser unausgesprochenen „Business-as-usual“ -Probleme geworden. Es war schon immer da und kann daher leicht übersehen werden. Aber in der heutigen schnelllebigen Umgebung, in der Agilität und Geschwindigkeit alles sind, nimmt Ihnen diese eine stille Ineffizienz leise den Schwung.

Und es ist häufiger als Sie denken. Fast 48% der produzierenden Unternehmen verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen oder andere Dokumente zur manuellen Dateneingabe.

Forbes Berichte, die Unternehmen verlieren bis zu 30% ihres Umsatzes jedes Jahr aufgrund ineffizienter Prozesse. Es ist nicht nur verlorene Zeit — es ist eine verpasste Gelegenheit.

Der Schaden geht tiefer als ein paar vergeudete Stunden.

Wenn jemand Daten von Hand eingibt, sind Fehler vorprogrammiert. Und diese Fehler haben Dominoeffekte — verpasste Zahlungen, Verstöße gegen die Vorschriften und frustrierte Kunden. Laut Qualitätsmagazin, die typische Fehlerrate bei manueller Dateneingabe liegt bei etwa 1%. Das klingt vielleicht nicht nach viel — bis Sie jede Woche Tausende von Dokumenten bearbeiten.

Hinzu kommen Müdigkeit, Langeweile und Burnout, die mit sich wiederholender, geringwertiger Arbeit einhergehen, und Sie verlangsamen nicht nur Ihre Arbeitsabläufe. Sie zehren an Ihrem Talent.

Laut dem Bericht über Verbindlichkeiten von Level Research 2021, die durchschnittlichen Kosten für die manuelle Bearbeitung einer einzelnen Rechnung betragen 15,97$, sobald Sie Arbeits-, Arbeitsplan- und Korrekturverzögerungen berücksichtigt haben.

1.000 Rechnungen/Monat = 15.970 USD an Bearbeitungskosten
12.000 Rechnungen/Jahr = 191.640$, die bei manueller Eingabe verbrannt wurden

Im Gesundheits- und Versicherungswesen ist es nicht besser. Das 2023 CAQH Index Berichte:

• EIN manuelle Abfrage des Antragsstatus kostet zwischen 12$ und 16$ pro Transaktion
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben im Gesundheitswesen wie Eignungsprüfungen oder vorherige Genehmigungen sind durchschnittlich 3—6 $ pro Stück wenn manuell gemacht

Sogar grundlegende Dateneingabe-Rollen, laut der Amt für Arbeitsstatistik der Vereinigten Staaten, zahle herum 17,07 $/Stunde und die meiste Zeit wird damit verbracht, Informationen zu kopieren, einzufügen oder zu validieren, die KI sofort verarbeiten könnte.

Multiplizieren Sie das mit Teams, Prozessen und Regionen, und die manuelle Dateneingabe wird zu einem sechsstelliger Luftwiderstand über Wachstum.

Die versteckten Kosten der manuellen Dateneingabe

Die manuelle Dokumenteneingabe schreit nicht nach Aufmerksamkeit. Sie erscheint nicht in Budgetlinien oder Team-Dashboards. Aber es ist da, es senkt die Produktivität, erhöht das Risiko und erschöpft Talente.
So summieren sich die versteckten Kosten:

1. Zeit, die vor aller Augen verschwindet

Was wie ein paar harmlose Aufgaben aussieht — ein PDF öffnen, Zahlen kopieren, ein Feld überprüfen — wiederholen sich bei Dutzenden von Mitarbeitern und Tausenden von Dokumenten.

Es kann 10 Minuten dauern, bis eine einzelne Rechnung überprüft und erneut eingegeben wird. Multiplizieren Sie das mit Teams, Anbietern und Tagesvolumen? Sie verbrennen Stunden, Tage, sogar Wochen mit Arbeit, für die von vornherein kein menschliches Eingreifen erforderlich gewesen wäre.

Die manuelle Dokumentenverarbeitung ist nicht nur langsam, sie lässt sich auch schlecht skalieren.

2. Fehler, die Sie sich nicht leisten können

Die manuelle Dateneingabe ist nicht nur mühsam. Es ist riskant.
Laut Qualitätsmagazin, Die typische Fehlerrate bei manueller Eingabe ist 1%. Das klingt vielleicht nicht nach viel — bis Sie jede Woche Tausende von Dokumenten bearbeiten.

In Branchen wie Hypotheken, Versicherungen und Finanzen kann dieser Fehler zu einem verpassten Abschlusstermin, einer Verletzung der Vorschriften oder einer kostspieligen Auszahlung führen.

Handarbeit führt zu Fehlern. Und Fehler ziehen Konsequenzen nach sich.

3. Burnout unter der Oberfläche

Niemand nimmt einen Job in den Bereichen Operations, Finanzen oder Underwriting an, weil sie gerne kopieren und einfügen.

Wenn Teams ihren Tag damit verbringen, zwischen Dokumenten und Systemen hin und her zu springen, sinkt die Moral. Das Engagement sinkt. Der Umsatz steigt. Und deine besten Leute machen am Ende ihre schlechteste Arbeit.

Wiederholung tötet die Motivation. Handarbeit verschwendet Talent.

4. Entscheidungen, die immer warten

Jede Führungsentscheidung ist nur so gut wie die Daten, die dahinter stehen.

Wenn diese Daten jedoch in Dokumenten gesperrt sind und Ihr Team sie immer noch manuell überprüft, verzögern sich Entscheidungen. Gelegenheiten werden verpasst. Und was Minuten dauern sollte, dauert Tage.

Langsamer Arbeitsablauf = langsames Geschäft.

5. Compliance-Lücken, die darauf warten, entstehen zu können

Manuelle Prozesse hinterlassen keine Prüfspuren. Das bedeutet, dass fehlende Dokumente unbemerkt bleiben. Inkonsistente Einträge rutschen durch. Und Compliance-Flaggen werden erst gehisst, wenn es zu spät ist.

Egal, ob Sie in einer regulierten Branche tätig sind oder einfach nur Ihren Ruf schützen möchten, manuelle Arbeit birgt Risiken, die Sie sich nicht leisten können.

Was nicht verfolgbar ist, ist nicht verteidigbar.

6. Verpasste Gelegenheiten, die Sie nie sehen werden

Hier ist die wahre Tragödie: Während Ihr Team in geschäftiger Arbeit versinkt, überholen Sie Ihre Konkurrenten in Sachen Automatisierung.

Manuelles Arbeiten an Dokumenten verlangsamt nicht nur das, was Sie gerade tun, sondern hält Sie auch davon ab, das zu tun, was als Nächstes kommt. Von Innovationen. Von der Skalierung. Vom Gewinnen.

Du verlierst nicht nur Zeit. Du verlierst den Vorteil.

7. Keine Sicht, keine Kontrolle

Wenn Dokumente von Hand bearbeitet werden, verlieren Sie an Klarheit. Es gibt keinen sofortigen Überblick darüber, was abgeschlossen ist, was fehlt oder wo die Dinge stehen.

Dieser Mangel an Transparenz führt zu schlechter Planung, inkonsistenter Berichterstattung und Entscheidungen, die auf Vermutungen und nicht auf Fakten beruhen.

Du kannst nicht verwalten, was du nicht siehst.

Die versteckten Kosten manueller Dokumentenarbeit sind mehr als betriebliche Reibungsverluste. Es ist eine stille Belastung Ihrer Zeit, Ihres Talents und Ihrer Fähigkeit, sich weiterzuentwickeln. Und so läuft alles darauf hinaus...

Manuelle Dateneingabe ist jedoch kein Problem für Menschen

Es ist verlockend zu glauben, dass Ihr Team einfach härter arbeiten kann. Dass Sie mit ein paar zusätzlichen Stunden oder einem neuen Mitarbeiter mithalten können.

Aber selbst Ihre besten Leute können kaputten Systemen nicht entkommen.

Durch manuelles Arbeiten stecken sie im Brandbekämpfungsmodus fest, suchen nach Dateien, korrigieren Fehler und verlieren aus den Augen, was wirklich wichtig ist. Und je länger sie in dieser Schleife bleiben, desto weniger engagieren sie sich.

Manuelle Dateneingabe im Vergleich zu automatisierter Datenarbeit

Vom manuellen Chaos zur Automatisierung: 3 Schritte zum Einstieg

1. Identifizieren Sie häufig auftretende Schmerzpunkte
Führen Sie zunächst Dokumente auf, die die meiste Teamzeit in Anspruch nehmen — wie Rechnungen, Offenlegungen oder Reklamationen.

2. Führen Sie einen Test mit echten Dokumenten durch
Laden Sie einige Ihrer schwierigsten Dateien auf Infrrd hoch. Erfahren Sie, wie unsere IDP-Plattform Daten extrahiert und validiert — ganz ohne Einrichtung.

3. Go-Live, ein Workflow nach dem anderen
Integrieren Sie in Ihr ERP, LOS oder CRM. Automatisieren Sie einen Prozess, belegen Sie den ROI und skalieren Sie ihn dann teamübergreifend.

Die intelligente Umstellung auf berührungslose Arbeitsabläufe

Die Einführung von Automatisierung ist kein Zukunftskonzept mehr, sondern ein Wettbewerbsvorteil.

Die Intelligent Document Processing (IDP) -Plattform von Infrrd wurde entwickelt, um den Aufwand manueller Dokumentenarbeit vollständig zu beseitigen. Sie extrahiert nicht nur Daten — sie versteht Ihre Dokumente, validiert kritische Felder, markiert Inkonsistenzen und verschiebt die bereinigten Daten genau dorthin, wo sie benötigt werden.

Durch die Beseitigung manuelle Dateneingabe, Infrrd gibt Ihrem Team die Möglichkeit, sich auf das zu konzentrieren, was tatsächlich zu Ergebnissen führt, und nicht nur auf das Herummischen von Zahlen

Infrrd: Fass das nicht an, wir haben es.

Folgendes bekommst du, wenn du automatisiert mit Infrarot:

Intelligente Vorverarbeitung
Selbst wenn Ihre Dokumente unübersichtlich, unstrukturiert oder in mehreren Formaten gescannt sind, bereitet Infrrd sie für eine saubere und genaue Verarbeitung vor.

Extraktion besser als menschlich
Die KI von Infrrd versteht Ihre Dokumente wie ein ausgebildeter Experte. Sie passt sich an Layoutänderungen an, verarbeitet handgeschriebenen Text und extrahiert selbst schwer zugängliche Informationen wie Tabellendaten oder Signaturen.

Integrierte Validierung und Fehlerbehandlung
Kein Nachdenken mehr. Infrrd markiert Unstimmigkeiten in Echtzeit und stellt sicher, dass nur verifizierte, verwendbare Daten in Ihre Systeme gelangen.

Plug-and-Play-Integrationen
Infrrd stellt ohne zusätzliche Entwicklung eine Verbindung zu Ihrer ERP-, CRM-, LOS- oder Schadenplattform her. Ihre Arbeitsabläufe müssen sich nicht ändern — werden Sie einfach besser.

Auditfähige Transparenz
Infrrd protokolliert jeden Schritt für eine vollständige Rückverfolgbarkeit und hilft Ihnen, den Compliance- und Auditanforderungen immer einen Schritt voraus zu sein.

Und ja, es ist alles erledigt ohne dass Sie ein einziges Dokument anfassen müssen.

Wie Infrrd die manuelle Dateneingabe in allen Branchen überflüssig macht

Die KI-gesteuerte Automatisierung von Infrrd ist nicht nur für einen Dokumenttyp konzipiert. Es ist branchenübergreifend geschult und kennt die Eigenheiten branchenspezifischer Formalitäten.

So nutzen verschiedene Branchen Infrarot:

Schau zu, wie es passiert: Wird es gelesen?

Möchten Sie sehen, ob Infrrd Ihre schwierigsten Dokumente lesen kann?
Schauen Sie sich dieses Video von unserem Wird es gelesen? Serie, wo wir die KI von Infrrd mit Dokumenten aus der realen Welt konfrontieren, um zu sehen, wie sie damit umgeht, und das alles in Echtzeit.

Willst du es mit deinen Dokumenten ausprobieren? Einen Anruf buchen.

Eventanalysten sind sich einig: Die versteckten Kosten der manuellen Dateneingabe sind zu hoch, um sie zu ignorieren

Branchenanalysten beginnen, auf Plattformen aufmerksam zu werden, die mehr als nur automatisieren — sie verändern grundlegend die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird.

Infrrd wurde kürzlich benannt als Anführer und Starkünstler in der 2025 PEAK Matrix® for Intelligent Document Processing der Everest Group, einer Anerkennung, die Plattformen vorbehalten ist, die eine starke Marktwirkung und konsistente Innovation bieten.

Es wurde auch hervorgehoben von Tiefgehende Analyse als Top-Innovator in der Dokumentenautomatisierung, insbesondere für Anwendungsfälle, mit denen die meisten Lösungen zu kämpfen haben.

Diese Anerkennungen bestätigen, woran zukunftsorientierte Teams bereits glauben: das Ende von manuelle Dateneingabe ist der Beginn eines echten Fortschritts.

Lassen Sie sich nicht von manueller Dateneingabe aufhalten

Ihre klügsten Leute sollten nicht damit beschäftigt sein, Daten zu kopieren und einzufügen. Ihre wichtigsten Entscheidungen sollten nicht verzögert werden, weil ein Feld nicht ausgefüllt wurde. Und Ihre Workflows sollten nicht auf PDFs basieren.

Die manuelle Dateneingabe ist nicht nur mühsam. Es ist eine Steuer auf Ihr Unternehmen und eine Gefahr für Ihre Dynamik. Die Lösung? Lass los.

Ihre Dokumente bitten darum, in Ruhe gelassen zu werden.

Fass das nicht an. Wir haben es.